Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) Vår 2009

BAKGRUNN FOR ENDRINGENE Vi ønsker å: Forbedre kvaliteten på regnskapsbilag Oppfylle krav fra myndighetene på bilagskvalitet Smidigere og raskere bilagsbehandling Redusere antall purringer

IVERKSATTE ENDRINGER Ny fakturaadresse for UiB Nye Skjema Oppdatering av Økonomiavdelingens nettsider Regnskapskontoret returnerer bilag som ikke oppfyller krav til bilag Eksternt - til leverandør/utsteder av salgsdokument Internt - til enhetene ved UiB

NY FAKTURAADRESSE for UIB Norsk adresse: Universitetet i Bergen Felles fakturamottak Postboks 7800 5020 BERGEN Engelsk adresse: The University of Bergen Central Accounts Payable P.O. Box 7800 N-5020 BERGEN NORWAY

NY FAKTURAADRESSE for UIB UNNTAK: For selvstendig næringsdrivende Arbeidsoppdrag (tjeneste) Faktura skal sendes til inst./avd./fak./enhet: Universitetet i Bergen Institutt NN Adresse inst./avd/enhet 5XXX BERGEN Slik at: ”næring - lønn?” – skjema skal legges ved dokumentasjon fra enhetsregister skal legges ved

NY FAKTURAADRESSE for UIB Varsel/brev sendt til leverandører: 15. april 2009 Ny fakturaadresse Merking av faktura Bestillingsnummer fra PM bestillingssystem Bestillerkode ved bestilling gjort utenom PM Bestillingsnummer: PMxxxxxx Bestillerkode: xxxxxx (6-siffer) Retur av ukorrekte fakturaer f.o.m 1. mai 2009

NY FAKTURAADRESSE for UIB NB! Fakturaer og purringer med adresse til inst./fak./avd - dvs. fakturaer med feil fakturaadresse…… ……………….SKAL sendes til Regnskapskontoret Vi sender faktura i retur til leverandør Vi tar kopi av alle bilag som blir returnert Vi tar oss av håndtering av purringer

NY FAKTURAADRESSE for UIB På UiBs intranett finner dere: Liste over alle leverandører som har fått varsel Varselbrev til UiBs leverandører Retur av faktura – brev til leverandør Finnes på følgende sti på intranettet: Administrasjon/økonomi/Arbeidsfelt/Regnskap/Bilagshåndtering/Inngående faktura

NYE SKJEMA Tre nye skjema: Refusjon av utlegg Refusjon av lønnsrelaterte utlegg Tilskudd Gamle skjema utgår: og 3. erstatter Personfaktura erstatter Oppgavepliktige ytelser (SKATTEPLIKTIG) og Refusjon - legitimerte telefonutgifter (SKATTEFRITT) Skjemaene finnes på følgende sti på intranett: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Skjema og maler - skjema 1. og 3. under Regnskap og skjema 3. under Lønn

NYE SKJEMA Bruk av skjemaene: Refusjon av utlegg Refusjon av lønnsrelaterte utlegg Skiller mellom oppgave- og skattepliktige utlegg og ”ikke-pliktige” utlegg Refusjon av lønnsrelaterte utlegg - til Lønnskontoret for behandling (PAGA): EK-tjenester ( fast-, mobiltelefon, bredbånd/hjemmekontor) Avisabonnement Kontingenter Refusjon av utlegg - til Regnskapskontoret for behandling (IP/BasWare): Alle andre utlegg enn nevnt over Korte reiser - ellers må Reiseregning leveres Reiseregning – til Lønnskontoret for behandling (PAGA) Tjenestereiser Oppgavepliktige ytelser: km - og kostgodtgjørelser MÅ på Reiseregning

NYE SKJEMA Bruk av skjemaene: Tilskudd Dokumentasjon på vedtaket om tildeling av tilskudd MÅ legges ved bilaget og evt. kvitteringer dersom vedtaket krever det. Tips: Lag skriftlige vedtak når vedtak fattes om tildelinger Sendes til Regnskapskontoret for behandling (IP/BasWare)

KRAV TIL SALGSDOKUMENT (faktura) Bokføringslovens forskrift § 5-1-1 stiller en del krav til salgsdokumenter: Riktig fakturaadresse (UiB, felles fakturamottak) Riktig merking (bestillingsnummer/bestillerkode) Fakturadato Fakturanummer Angivelse av hva fakturaen gjelder Spesifikasjon av mva Leverandørens adresse Organisasjonsnummer eller fødselsdato (6-siffer) Bankopplysninger Bankgiro godtas ikke som salgsdokument Håndskrevet utgave godtas – men den må være lesbar

OPPDATERING AV NETTSIDENE TIL ØKONOMIAVDELINGEN Personal- og økonomiavdelingen (PØA) er skilt: Personal- og organisasjonsavdelingen Økonomiavdelingen Ny struktur: Administrasjon Arbeidsfelt Lønn Regnskap Budsjett etc Ressurser Skjema og maler - vi rydder: avdelingsvis og alfabetisk Hvem gjør hva Nyheter? Kurs?

RETUR AV FAKTURA TIL LEVERANDØR Når: UiBs adresse er feil Ufullstendig merking - bestillingsnummer/bestillerkode mangler Formkrav til salgsdokument (faktura) ikke er oppfylt

RETUR AV FAKTURA TIL ENHETENE - fra Regnskapskontoret Når: Feil skjema er brukt Lønnsrelaterte utlegg (skal til Lønn på riktig skjema) Dokumentasjon mangler Originale kvitteringer mangler Faktura utstedt til ansatt/student ikke UIB Ufullstendig merking - bestillerkode mangler Formkrav til salgsdokument ikke innfridd Bankgiro godtas ikke som bilag/faktura Reiseutlegg - hvis forklaring mangler på hvorfor ikke reiseregning leveres Arbeidsoppdrag/honorar fra selvstendig næringsdrivende (skal til Lønn)