KURS I ØKONOMIOPPFØLGING

Kurs i budsjettering og økonomistyring Teorikurs Budsjett-ering Systemkurs ADI-budsjett-innlasting Teorikurs Økonomi-oppfølging Discoverer-rapporter viewer/ plus + Egne kurs i Prosjektadministrasjon/PA

Innhold Krav til rapportering ved UiB Oppfølgingsmetoder og forutsetninger for bruk Teori - økonomistyring en oversiktsmodell - styringsinformasjonen - verktøyene/hjelpemidlene - styringsbehovet Praksis - økonomioppfølging Lag en modell for rapportering Lag en mal for månedsrapport Bruk av rapportene

Krav til rapportering ved UiB Fremgår av ”Hovedregler for økonomiforvaltning ved UiB”, kap. 5.3 Internrapportering: Direktøren skal holde styret orientert om eksternregnskapets stilling gjennom minst tertialvise regnskapsrapporter. Vesentlige avvik skal omtales. Tilsvarende skal direktøren holde styret orientert som internregnskapets stilling gjennom året på hvert styremøte (med mindre første møte legges så tidlig at det ikke er hensiktsmessig). Fakultetene og grunnenhetene skal på samme måte holde sine styrer/ledelse orientert på samme måte.

Oppfølgingsmetoder – flere valg Formål: Sikre oversikt og kontroll gjennom budsjettåret Flere metoder kan brukes, disse bygger på ulike ideer: Avviksrapportering Prognose Andel brukt Rest Resultat/nøkkeltall Fokus på avvik fra plan Revurdert sluttresultat Antar lineært forbruk Ingen plan/dynamisk plan Hyppig resultatmåling

Oppfølgingsmetoder - forutsetninger Forutsetninger som må være oppfylt for meningsfull bruk av metodene: Må ha et periodisert budsjett/plan Bør ha en plan evt. erfaringstall Må ha en årsbudsjettramme Må ha gode målesystemer Avviksrapportering Prognose Andel brukt Rest Resultat/nøkkeltall

Oppfølgingsmetoder – hvordan velge? For å velge passende oppfølgingsmetode må en vurdere de forutsetninger som er tilstede både når det gjelder styringsbehov og tilgjengelige verktøy. Vi ser først på dette i teorien, og deretter i praksis…

Økonomistyring - en oversiktsmodell Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo:

Økonomistyring – en oversiktsmodell Styringsbehov Verktøy Styringsinfo

Økonomistyring – en oversiktsmodell Styringsbehov: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avviksanalyser 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

Økonomistyring Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avviksanalyse 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

Styringsinformasjon Styringsrapportene har to deler: 1. Beskrivelse - rapportdesign/layout 2. Anbefalinger - rapportbudskap/anbefalinger

Rapportdesign Rapport 1 Rapp 3 Rapport 2 Rapport 4 Hovedtalltall og delrapporter bør utfylle hverandre på en logisk måte.

Rapportdesign Ikke slik!! Rapport 1 Rapport 5 Rapp 3 Rapport 2

Rapportdesign Overskrift Sammendrag Innholdsfortegnelse Rapp 1 Rapp 2

REGNSKAPSRAPPORT 10/03 - AVDELING Rapportdesign REGNSKAPSRAPPORT 10/03 - AVDELING Sammendrag Det er overforbruk på fastlønn med 2% - dvs 160.000. Dette balanserer mot besparelse på avlyst seminar. Innhold: 1. Total GB 2. Analyse GA 3. Prosjekt GP 4. Prosjekt BOA Avd.total Artsregn. S11 GB Prosjekt- regnskap S13 GP Prosjektregn- skap S13 BOA Analyse- Regn. S14 GA .

Rapportdesign

Rapportdesign

Rapportbudskap Anbefaling skal støtte ett av følgende handlingsalternativer: Fortsett! Korriger! Stopp!

Styringsinformasjon, oppsummert Rapporten har to deler 1. Beskrivelse - rapportdesign/layout 2. Anbefalinger - rapportbudskap/anbefalinger

Økonomistyring Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avvik 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

Økonomimodell UiB Grunnbev. Bidrag/oppdrag (Omr=GB) (Omr=BOA) Annuum prosjekt 000000 Område =GA Eksterne prosjekter 100000 – 699999 Område=BOA Instituttannuum ekskl fastlønn mv. (Saldonivå=I) Øremerkede tiltak prosjekt 700000-799999 Område =GP

2. Kontoplaner Segment 1 Firma: UiB 01 Segment 2 Art: kjøp av datautstyr 6521 Segment 3 Prosjekt uspes/annuum 000000 Segment 4 Sted Engelsk 116100 Segment 5 Analyse uspes. 000000 Segment 6 Motpart ikke avskr. 00 Segment 7 Aktivitet uspes. 000000 => 01 6521 000000 116100 000000 00 000000 => 3625 18 36944...

3. Budsjett, 4. Regnskap, 5. Avvik Budsjett er en plan Uttrykt i kroner, konti og perioder Regnskap er status Avvik er forskjell mellom status og plan Avvik skal forklares Avvik skal eventuelt korrigeres

5. Avviksrapportering Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! 90943 868902 22 8989080da4205840952805824024358240938509485023848980980.. -100.000 !!

Altså: Vi legger en plan.. kroner plan des Jan.

... vi måler avvik underveis kroner rapport rapport plan status des Jan.

.. vi har god kontroll gjennom hele året kroner Rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport status plan des Jan.

5. Avviksrapportering Meningsfull avviksrapportering fordrer: riktig forståelse av kontoplan konsistens mellom budsjett og regnskap mht beløp konto periode

Konsistens i konti?

Konsistens i konti?

Konsistens i konti!

6. Prognoser Prognoser er anslag på fremtidig resultat presisere forutsetninger rullerende prognoser taktiske prognoseresultater? prognoser er et viktig styringsverktøy Progn Regn Jan-10 Des-10

6. Prognoser - mal

6. Prognoser - legg inn budsjettet i mal Legg inn årsbudsjettet fra B11 - pr mnd

6. Prognoser - oppdater med regnskap Legg inn månedsregnskap fra S11 Artsregnskap - pr. mnd Legg inn evt. fordelaktige og ufordelaktige korreksjoner! Vurder prognoseresultat kritisk! Bruk resultatet som del av grunnlaget for prognosen

7. Nøkkeltall Nøkkeltall er indikatorer f.eks. for ressurs/ måloppnåelse vekst fastlønn siste år - antall stud.poeng pr. vit. ansatt andel fastlønn - sykefravær antall adm pr. vit ansatt - antall pub. pr. vit ansatt budsjett pr. vit ansatt - antall kr. pr. kvm antall kvm pr. vit ansatt - endring netto dekningsbidrag Egnet som effektivitetsmål og for måloppnåelse Brukes sjelden som økonomistyringsverktøy alene

7. Nøkkeltall - eksempler Netto dekningsbidrag = 9011 (+9012) – 9152 Areal pr. åv = kvm i arealavtale / antall åv BOA pr vit åv = BOA-inntekter/ antall vit åv Antall rekrutteringsstillinger pr. vit åv = åv rekr.st / vit åv

Verktøy, oppsummert Økonomimodell, Kontoplaner, Budsjetter, Regnskap, Avviksanalyser, Prognoser, Nøkkeltall Det finnes en rekke hjelpemidler og verktøy Hvordan gir disse best beslutningsstøtte for din avdeling?

Økonomistyring Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avvik 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

Styringsbehov, eks. 1 Mål: Økt forskning innen fagfelt A Tiltak: Ny stilling til fagfelt A Finansiering: Innsparing på fagfelt B Styringsbehov: Styre endret fastlønnsbudsjett Verktøy: Flytte stilling i budsjettet Sjekke at det ikke blir avvik i rapportene på fastlønn

Styringsbehov, eks. 2 Mål: Mer gruppeundervisning Tiltak: flere timelærere Finansiering: Kutte en fast stiling som blir ledig Styringsbehov: Styre endret ressurssammensetning Verktøy: Flytte budsjettmidler fra 5001 til 5021 Sjekke at det ikke blir avvik i rapportene

Styringsbehov, eks. 3 Mål: Dekke inn rammekutt på 5% Tiltak: Ledigheter på fastlønn Finansiering: X kroner fra forutsatte ledigheter Styringsbehov: Styre innsparing fortløpende Verktøy: Planlegge innparing på 5001 i budsjettet (når) Følge opp evt. avvik Rullerende prognose Oversikt over alternative budsjettkutt

Styringsbehov, eks. 4 Mål: Økt forskningssamarbeid Tiltak: Fellesseminar Finansiering: 50.000 Styringsbehov: Seminar gjennomføres i tide innenfor budsjett Verktøy: Budsjettere på aktuelle arter Opprette analyseverdi Følge opp evt avvik

Styringsbehov Styringsbehov må konkretiseres i mål og planer Mål og planer må operasjonaliseres .... først da kan en gjøre fullgod bruk av verktøyene

Oppsummering Styringsbehov må konkretiseres i mål og planer Mål og planer må operasjonaliseres slik at verktøy kan brukes Verktøy må brukes planmessig og på en konsistent måte Rådata fra økonomisystemet blir da til verdifull styringsinformasjon

Økonomioppfølging - praksis

Økonomioppfølging - praksis Oppskrifter: A) Hvordan lage et opplegg for økonomistyring? B) Lage rapportmal C) Hvordan bruker økonomikonsulenten rapporten til egne formål

Trinn 1 – Lag en modell Lag en modell av økonomien: analyseverdier arter

Trinn 2 – Bestem rapportstrategi Ta utgangspunkt i rapportbehov Månedsrapporter eller ad-hoc? Saldorapporter eller detaljer? Anbefaler månedsrapporter på saldonivå sjekk detaljene hvis store avvik Sjekk hvilke rapporter som finnes Bestem hvilke rapporter som skal tas - og hvordan

Trinn 3 – Bestem detaljering Bestem detaljering i budsjett Eks. detaljert artsbudsjettering på fellesannum innen analyse 000000 budsjettering på bøker (6581) tilskuddsreiser (7151) og fritt annuum (6000) på hver forskergruppe, forsker på øvrige analysenummer

Trinn 4– Bestem periodisering hva er planen i år? hvordan pleier der å bli? dele på 12? bruke periodiseirngsmalene på intranett?

Trinn 5 –Legg inn Legg inn vha Oracle Financials ADI Budget wizard i Excel.

Trinn 6 – Start rapportering Start månedsrapportering (NB prosj.000000): S11 artsregn for hele instituttet (GB) S14 analyseregn. for hele instituttet (I/K evt sum artsklasse) (GA) S11 artsregn. analyse 000000 (Detalj art) (GA) S13 prosjektregn for øremerkede midler (GP) S13 prosjektregn. for hele inst. (BOA) Rapportene eksporteres til Word og klippes inn i et hoveddokument med egnet rapportmal

Trinn 6 Start rapportering Rapport 1 – S11 for hele instituttet Rapp 5 S13 for BOA Rapport 2 – S14 for annuum Rapport 3 – S11 for analyse 000000 Rapport 4 – S13 for øremerkede midler Hovedtalltall og delrapporter utfyller hverandre på en logisk måte.

B) Lag månedsrapport Eksporter Discovererrapport til HTML Kopiere videre til Word Skriv inn kommentarer Legg inn flere rapporter Lag innholdsliste og overskrifter Lag ”link” mellom innholdsliste og overskrifter Lag ”link” mellom ”Tilbake” og innholdsliste Lagre og send rapporten som vedlegg til mottaker

1. Eksporter Discovererrapport til HTML

2. Marker tabell, kopier og lim inn i Word.

3. Skriv inn kommentarer

4. Legg inn flere rapporter

5. Lag innholdsliste, overskrifter og ”link”

6. Lag link mellom overskrifter og innholdsliste 6. Lag link mellom overskrifter og innholdsliste. Steg 1: marker overskrift, velg Sett inn, bokmerke

Steg 2: marker innholdsliste, Sett inn Hyperkobling, velg riktig bokmerke

7. Lag ”link” mellom ”Tilbake” og innhold

8. Lagre og send rapporten til mottaker

C) Rapporter for økonomikonsulenten Hvordan holder økonomikonsulenten oversikten selv? egen lister? bruk av rapporter? Discoverer gir egnet informasjon ved å kombinere sideelementer i S-rapportene med detaljer fra D22-rapporten

Bruk S11 e.l til å avdekke avvik...

Bruk D22 til å forklare dem

Oppsummering Krav til rapportering ved UiB Oppfølgingsmetoder og forutsetninger for bruk Teori - økonomistyring en oversiktsmodell - styringsinformasjonen - verktøyene/hjelpemidlene - styringsbehovet Praksis - økonomioppfølging Lag en modell for rapportering Lag en mal for månedsrapport Bruk av rapportene