Informasjon er ikke gitt før den er mottatt Oslo kommune Sykehjemsetaten Informasjon er ikke gitt før den er mottatt Informasjonsarbeid ved omstilling Sofus Urke

Omstilling som kommunikasjonsutfordring Endringsprosesser er tidkrevende, og kvaliteten på informasjonshåndteringen internt er viktig for at organisasjonene skal nå sine mål. Stadig flere ledere blir oppmerksom på hvor viktig intern kommunikasjon er for å lykkes i omstillingsprosesser. Ledelsen må oppfatte informasjonsbehovene til de ansatte og presentere informasjonen på riktig måte og til rett tid. De fleste virksomhetene har ikke den informasjonen som de ansatte vil ha, før mot slutten av omstillingsprosessen.

Omstilling som kommunikasjonsutfordring Husk at ansatte søker alternative og uformelle kanaler dersom de ikke får dekket sitt informasjonsbehov i de formelle kanalene. Grunnleggende behov: Å bli sett og verdsatt Ledere må møte den ansattes reaksjon på sin situasjon. Ansatte reagerer ulikt på endring og personer går gjennom ulike faser på ulike tidspunkt. Vis respekt for mottakeren og mottakerens følelser

Informasjonsprinsipper for Oslo kommune Prinsipp 1: I Oslo kommune er informasjon et lederansvar. Informasjonsansvaret skal følge linjeprinsippet; den som har ansvaret for en tjeneste, har også ansvaret for å informere om denne tjenesten. Prinsipp 2: Ansatte på alle nivåer i Oslo kommune har ansvar for å holde seg informert og for å dele informasjon med andre. Informasjon mellom alle ansatte i Oslo kommune skal være åpen og preget av gjensidig respekt. Prinsipp 3: Oslo kommune skal aktivt informere om sin virksomhet og gjøre informasjon lett tilgjengelig. Kommunen skal gjøre informasjon tilgjengelig også for målgrupper og brukere som på grunn av funksjonshemminger eller av andre årsaker har behov for at informasjonen tilrettelegges for dem.

Informasjonsprinsipper for Oslo kommune Prinsipp 4: Oslo kommunes informasjon skal være målrettet, brukervennlig og relevant. Oslo kommune skal kjenne sine målgrupper og tilrettelegge informasjonen ut fra målgruppenes og brukernes behov. Prinsipp 5: Oslo kommunes informasjon skal være rask, åpen, samordnet og korrekt. Alle som henvender seg til Oslo kommune, skal få den nødvendige informasjon uten unødig opphold. Prinsipp 6: Oslo kommune skal i design og profil være helhetlig og profesjonell Bestemmelsene i Oslo kommunes designhåndbok skal følges. Kilde: Byrådssak 156/07 Informasjonspolitikk for Oslo kommune.

Informasjon og kommunikasjon Informasjon brukes her i betydningen ”opplysning og fakta” og beskriver den aktive handlingen å formidle et budskap fra en sender til en mottaker (enveis). Kommunikasjon beskriver en prosess der budskapet blir utvekslet mellom flere parter (toveis). Toveis kommunikasjon (snakker og lytter inkludert undersøkelser) Toveis uballansert kommunikasjon (påvirke holdninger og atferd) Toveis ballansert kommunikasjon (forståelse og dialog)

Spørreundersøkelse under Bydelsreform 2004 Informasjon og kommunikasjon var en integrert del av arbeidet. Ønsket tilbakemelding om informasjons- og kommunikasjonsarbeidet Spørreundersøkelse blant ansatte i bydelsadministrasjonene Ble gjennomført i forkant av personalomstillingen Spørreskjema ble sendt til 209 personer som utgjør 25 prosent av de ansatte Svarprosent 92,3

Resultater (1) 7 av 10 opplevde åpenhet om reformen 6 av 10 opplevde god kommunikasjon om reformen 7 av 10 opplevde at de hadde fått kunnskap om reformen Ledere, intranett og møter fungerte best som informasjonskanal.

Resultater (2) 4 av 10 ledere svarte nei på spørsmålet om de hadde fått tilstrekkelig informasjon om hvorfor bydelsreformen gjennomføres. Tre av fire medarbeidere svarte nei på det samme spørsmålet Husk at lederne har et spesielt informasjonsbehov under en slik omstilling, fordi de skal informere andre om grunnlaget for reformen og hvorfor den gjennomføres.

Resultater (3) Personalomstilling Tre fjerdedeler sa at de var kjent med hva som skulle skje i forbindelse med personalomstillingen. To tredjedeler var fornøyd med den informasjonen de hadde fått om omstillingen. 8 av 10 sa at de kjente sine rettigheter. Undersøkelsen viste også at mange savnet mulighet for å gi reaksjoner og tilbakemeldinger på den informasjonen de hadde mottatt. Informasjon og kommunikasjon ble ett av flere resultatkrav til de nye bydelsdirektørene.

Suksesskriterier ved omstilling At ansatte får god individuell informasjon så tidlig som mulig At ledere motiverer og skaper engasjement At ansatte får et eierforhold til omstillingsprosessen

Strategiske grep Drive målrettet og systematisk informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Lag en kommunikasjonsplan i samarbeid med informasjonsmedarbeider i virksomheten. Informere i henhold til gjeldende lov og avtaleverk, inkludert AMU og MBU Gi informasjon så tidlig som mulig, uten at noen har etterlyst den. Formidle informasjonen raskt, regelmessig og til riktig tid.

Strategiske grep Bruk intranett som den viktigste informasjons-kanalen for å nå ansatte med enhetlig informasjon. Prioriter muntlig toveis kommunikasjon så langt som mulig - ”Kjappe fakta og tid til dialog”. La kommunikasjonen preges av åpenhet med god muligheter for å komme med reaksjoner og gi tilbakemeldinger.

Kjappe fakta og tid til dialog Enveis informasjon Reduserer usikkerhet Gir svar på konkrete spørsmål Hva skjer når og hvorfor? Dialog Åpner for spørsmål Oppklare misforståelser ”Hva vil dette bety for meg?”

Informasjon ved personalomstilling Informasjon så tidlig som mulig Enkel og rett på sak informasjon – mest mulig konkret Gi svar på følgende spørsmål: Hvorfor gjennomføres omstillingen? Hva vil omleggingen bety for hver enkelt ansatt? Fokus på mulighetene for overtallige

Informasjon ved personalomstilling Bruk intranett aktivt Spørsmål og svar ”Virkemiddel ved bemanningsreduksjoner samlet” Veileder for 1. linjeledere (i prosess) Egen brosjyre (i prosess) Tydelige ledere Være lett tigjengelig – ha åpen dør Vær aktiv lyttende og sjekk om informasjonen er mottatt Holde ord

Sjekkliste for god informasjon Listen inneholder en oversikt over hvilke prinsipper som bør følges i informasjons- og kommunikasjonsarbeidet.

Sjekkliste for god informasjon Sett deg i mottakers sted Finn ut hvem du vil nå med informasjonen, og bruk de informasjonskanalene som treffer målgruppen best. Ta utgangspunkt i mottakers behov for informasjon. Vurder informasjonsbehovet til målgruppene. Budskapet må utformes slik at mottaker forstår innholdet. Koordiner informasjonen internt slik at den oppfattes enhetlig av mottaker – snakk med én stemme.

Sjekkliste for god informasjon Bruk et forståelig språk Informasjonen skal kjennetegnes av et klart og enkelt språk. Hvis du bruker faguttrykk eller fremmedord, bør de forklares første gang de brukes. Unngå forkortelser. Skriv hele ordet først og så skriver du forkortelsen i parentes.

Sjekkliste for god informasjon Vær konkret Informasjonen bør være mest mulig konkret, kortfattet og rett på sak. Budskapet må være konsistent. Informer til riktig tid Informasjonen skal formidles så raskt som mulig, regelmessig og til riktig tid. Nettinformasjonen oppdateres jevnlig.

Sjekkliste for god informasjon Vær åpen og troverdig Åpenhet og ærlighet er grunnsteinen i alt informasjonsarbeid. Informasjonen skal være lett tilgjengelig og enkel å ta i bruk. Informasjonen skal bidra til å skape tillit – tillit er ikke noe du får, men noe du må skape.

Sjekkliste for god informasjon Vis justeringsvilje Lytt til de ulike målgruppene både internt og eksternt via møter, intranett, m.m. Vær åpen for tilbakemeldinger fra omgivelsene og vis justeringsvilje underveis. Bruk tilbakemeldinger aktivt i informasjons- og kommunikasjonsarbeidet.