Hvordan sikre relevante og levedyktige prosjekt? Ole Jonny Klakegg NTNU Concept-programmet Presentasjon av resultat av spørjeundersøking som del av doktorgradsarbeidet mitt. Nettopp publisert i International Journal of Managing Projects in Business; .Vol 2, No. 4, 2009.

Struktur Relevans og levedyktighet Kriterier for vellykkede prosjekt De viktigste problemene i tidligfasen Hvordan møte de viktigste problemene Konklusjon

OECD sin integrerte evalueringsmodell Politiske forhold Miljøhensyn Teknologivurdering Sosio-kulturelle forhold Institusjonell kapasitet Økonomiske og finansielle forhold Tverrgående problemstillinger Fokus-område SAMFUNNS- MÅL EFFEKT- RESSURS- INNSATS RESULTAT- PRODUK- TIVITET MÅL- OPPNÅELSE VIRKNING RELEVANS LEVE- DYKTIG- HET Evalueringskriterier Relevans er en forutsetning for levedyktighet. Relevans og levedyktighet er overordnet fordi de ikke kan oppveies av de øvrige. Motsatt kan høy grad av relevans og levedyktighet dels oppveie mangler når det gjelder de andre evalueringskriteriene. Kilde: OECD DAC standard 2006

OECD definisjon: RELEVANS Graden av samsvar mellom målene for tiltaket og brukerne sine krav og forventninger, samfunnets behov, globale prioriteringer og partnerne sin policy. Merknad: I ettertid er spørsmålet om relevans ofte et spørsmål om i hvilken grad målene og løsningen fortsatt er hensiktsmessig gitt at situasjonen endrer seg. Kilde: OECD Glossary of key terms 2002

OECD definisjon: LEVEDYKTIGHET At effekten av et tiltak fortsetter etter at selve prosjektet er fullført. Sannsynligheten for langsiktige fordeler (lønnsomhet, nytte). Evnen til å tåle endringer i nytten over tid. Kilde: OECD Glossary of key terms 2002

Hvordan bygge opp til levedyktighet Økonomi Sosialt Miljø Triple bottom line Institusjonelt rammeverk

Prosjektets mål og virkninger Ressurser Resultatmål Effektmål Samfunnsmål

Prosjektets mål og virkninger Ressursinnsats Resultatmål Tiltaket Effektmål Positive sidevirkninger Negative Samfunnsmål Effekt Virkninger Ressurser Resultatmål Effektmål Samfunnsmål

OECD evalueringskriterier Relevans I samsvar med behov og ønsker, prioriteringer Produktivitet Omsette ressurser til resultat uten sløsing Virkninger Tilsiktede virkninger Ikke tilsiktede virkninger Måloppnåelse Nå de målene som er definert Levedyktighet Med langvarig effekt Relevans og levedyktighet er overordnet de andre kriteriene, og relevans er en forutsetning for levedyktighet

Vellykkede investeringstiltak Eierstyring Tidligfase planlegging Prosjekt- gjennomføring Drift 1. Valg av relevant konsept 2. Effektiv gjennom-føring 3. Levedyktig effekt Mitt personlege suksesskriterium for vellykka investeringstiltak (og prosjekt) Husk å påpeike at gjennomføringsperspektivet er viktig, sjølv om det er utelatt i denne undersøkinga.

Hva er de viktigste problemene i tidligfasen Hva er de viktigste problemene i tidligfasen? – De som fører til mangel på relevans og levedyktighet! Internettbasert undersøkelse gjennomført i 2007-08 med 80 respondenter. Sammendrag av demografiske data for respondentgruppen:

Respondentenes ekspertise Andel av respondentgruppen (80 personer) som har erfaring fra

Problem som fører til mangel på relevans Forhåndsdefinerte alternativer om relevans og respondentenes svar (N=80). Skalaen går fra 1 (minst viktig) til 4 (mest viktig). Mest brukte svaralternativ er markert med farge. VS = Vektet Score (forventningsverdi).

Resultat 1

Årsaker til at brukernes behov er ukjent, misforstått eller ignorert

Problemet manglende relevans 2.1 Brukernes behov er ukjent eller blir misforstått eller ignorert: Ser planleggere og beslutningstakere på seg selv som bedre til å vurdere dette – og dermed bør overstyre? Hva legitimerer dette? Politiske mål og prioriteringer er viktigere enn brukernes behov? Egne mål og prioriteringer er viktigere enn brukernes? Er dette legitimt? OK hvis det er reell forskjell i kompetanse (for eksempel kva har vi råd til?) OK hvis det er andre prioriteringer på eit høgare nivå som må gå framfor (samfunn mot enkeltindivid/mindre gruppe) Nei!

Bakenforliggende årsaker til at prosjektets mål er ukjent eller misforstått

Problemet manglende relevans Målene er ukjent eller blir misforstått: Vil ikke planleggere formulere mål? Hvorfor? Kan ikke planleggere å formulere mål? Beslutningstakere forstår ikke målene som er formulert: Har ikke beslutningstakerne relevant kompetanse? Hva kan gjøres med det? Kan ikke planleggerne formulere godt/vil ikke at beslutningstakerne skal forstå? 1 Ikkje legitimt 2 Ikkje legitimt 3 Veit ikkje 4 Veit ikkje

Relevans – Hva kan gjøres med det? Forbedringsstrategi 1: Planleggings- og beslutningsprosessen må være systematisk og involvere relevante interessenter. Interessentene må være godt forberedt på å delta. Forbedringsstrategi 2: Den grunnleggende logikken bak prosjektet må defineres og målene formuleres klart. Sikre felles forståelse av målene.

Problem som fører til mangel på levedyktighet Forhåndsdefinerte alternativer om levedyktighet, respondentenes svar (N=80). Skalaen går fra 1 (minst viktig) til 4 (mest viktig). Mest brukte svaralternativ er markert med farge. VS = Vektet Score (forventningsverdi).

Resultat 2

Årsaker til konflikt om mål og/eller strategier vedrørende prosjektet

Problemet manglende levedyktighet Konflikter om mål eller strategier blir ikke løst: Kan vi ikke løse dem? Hvorfor? Ikke sterkt nok ønske om å løse dem? 1 jau – hvis vi vil og har god dialog 2 Det er menneskeleg å ikkje ønske å ta i konflikter – lettare å la det ligge og håpe det går over.

Årsaker til mangel på forpliktelse overfor prosjektet fra nøkkelinteressenter

Problemet manglende levedyktighet Det blir ikke oppdaget at resultatet har svak støtte hos eier og de som finansierer: Sjekker vi ikke dette? Hvorfor? Gir de ikke signal om at de ikke støtter? 1 dette er for sløvt 2 I så fall tragisk – dei strør perler for svin

Bakenforliggende årsaker

Årsaker til at forretnings- eller andre vilkår endrer seg mellom konseptstadiet og endelig leveranse

Problemet manglende levedyktighet Planleggingsoptimismen er et vedvarende problem: Er vi ikke i stand til realistisk vurdering av nytten? Hvorfor? Er vi ikke i stand til realistisk vurdering av kostnaden? Lyver planleggerne og prosjektfolkene med vilje? Er de tiltakene som er satt i verk (for eksempel ekstern kvalitetssikring av store statlige investeringsprosjekt) effektive mot dette? 1 Ikkje gode i alle fall 2 jau – men vi er ikkje så gode som vi burde – kompetansen til kostnadsestimering er for dårleg – og datagrunnlaget elendig. 3 Nei – til dømes mandatet for KS2 er for begrensa.

Levedyktighet – Hva kan gjøres med det? Forbedringsstrategi 1: Eksplisitt bruke levedyktighet som evalueringskriterium Forbedringsstrategi 2: Sikre at alle konsekvenser av beslutningen er klarlagt på forhånd og tilgjengelig for beslut- ningstakerne. Informere beslutningstakerne klart om langsiktige konsekvenser på kostnad og nytte. #1 av 3

Levedyktighet – Hva kan gjøres med det? Forbedringsstrategi 3: Kreve helhetlig planlegging der levedyktighetens påvirkning på bunnlinja blir eksplisitt veid mot andre kriterier. Forbedringsstrategi 4: Kreve uavhengig vurdering av levedyktighet før nøkkelbeslutninger. #2 av 3

Levedyktighet – Hva kan gjøres med det? Forbedringsstrategi 5: Kontinuerlig holde øye med nytten gjennom tidligfaseplanlegging og gjennomføring. Vurdere alle interessenters perspektiv og holde utkikk etter muligheter for å øke nytten/verdien. Forbedringsstrategi 6: Sikre at fleksibilitet blir bygd inn i prosjekt- prosessen og at resultatet blir vedlikeholdt og utnyttet slik at økt effekt og nytteverdi kan innkasseres når det er mulig. #3 av 3

Konklusjon Eierstyring Mer vellykkede prosjekt er avhengig av Tidligfase planlegging Prosjekt- gjennomføring Drift 1. Valg av relevant konsept 2. Effektiv gjennom-føring 3. Levedyktig effekt Utførende perspektiv er viktig, men ikke viktigst i eierperspektivet. Mer vellykkede prosjekt er avhengig av forbedringer i eierstyringen i tidligfasen.

Oppsummert: De viktigste problemene i tidligfase RELEVANS Brukernes behov er ukjent eller blir misforstått eller ignorert Prosjektets mål er ukjent eller blir misforstått LEVEDYKTIGHET Konflikter om mål eller strategier vedrørende prosjektet Mangel på forpliktelse til prosjektet fra nøkkelinteressenter Økonomisk og finansiell nytte er lav, sammenlignet med investeringen og driftskostnadene Forretnings- eller andre vilkår endrer seg mellom konseptstadiet og endelig leveranse Veldig vanskelig Relativt lett Respondentane var ikkje i stand til å svare skikkeleg på sustainability. Det tek eg som indikasjon på at dette er mykje meir komplekst og vanskeleg enn relevans spørsmålet.

Oppsummert: De viktigste tiltakene RELEVANS Interessentene må være godt forberedt på å delta. Sikre felles forståelse av målene. LEVEDYKTIGHET Eksplisitt bruke levedyktighet som evalueringskriterium Informere beslutningstakerne klart om langsiktige konsekvenser på kostnad og nytte. Levedyktighetens påvirkning på bunnlinja blir eksplisitt veid mot andre kriterier. Kreve uavhengig vurdering av levedyktighet før nøkkelbeslutninger. Vurdere alle interessenters perspektiv og holde utkikk etter muligheter for å øke nytten/verdien. Sikre at fleksibilitet blir bygd inn i prosjektprosessen Relativt enkelt Veldig komplisert Hvorfor er levedyktighet så mye mer vanskelig? Fordi det er vanskelig å vurdere langsiktighet, kompleksitet, uklar årsak-virknings effekt, stor usikkerhet, mye vil endre seg før vi kommer dit.

NTNU Concept-programmet Spørsmål? Ole Jonny Klakegg NTNU Concept-programmet ole.jonny.klakegg@ntnu.no www.concept.ntnu.no