Elektronisk overføring av faste tillegg (T-trinn)

Mål for opplæring Faste lønntillegg overføres korrekt til HR-systemet Det genereres korrekt utbetaling av lønnstillegg til rett ansatt, og ansettelse til rett tid

Forutsetninger Faste tillegg som eksporteres fra Gat må inneholde all informasjon som skal til for at de eksporteres til HR-systemet: Korrekt vedlikehold av lønnsarter (eFAS) Korrekt internt stillingsnummer Gyldig ansettelsesperiode i hele perioden det faste tillegget gjelder Gyldig arbeidsavtale

Avtaleverk i Oslo kommune/Divisor 23.11.2011 ble det avholdt forhandlinger mellom partene i Oslo kommune vedr. divisor for beregning av lørdags- søndagstillegg Det ble enighet om at gammel divisor faller bort gjeldende fra 01.03.2012 og det benyttes divisor for gjeldende stillingsforhold TT-skjemaene har feil divisor og faller bort

Prosesskart

Korrekt arbeidsplan Ansatte ligger i arbeidsplanen i henhold til stillingsstørrelse. Disse er korrekte Disse er ikke korrekte

Korrekt arbeidsplan Dersom ansatte har to stillingsforhold skal det alltid legges inn to arbeidsplanlinjer. Korriger aldri vakter på en aktiv arbeidsplan linje. Sett inn ruller til på ”gammel” linje og slett iverksetting. Lag ny linje med korrigerte vakter og sett inn dato for ruller fra. Sjekk internt stillingsnummer på ansettelse for å unngå feiling av faste tillegg. Iverksett planen.

Kontroll på linjeinnstillinger Velg hovedfane ”arbeidsplan” Åpne aktuell arbeidsplan. Høyreklikk på ansattlinjen Velg ”endre linjeinnstilling”

Kontroll linjeinnstillinger Heretter må dere kontrollere/evt. legge inn korrekte datoer på Linjeinnstillingene: I vindu ”Linjeinnstilling”, skriv inn korrekt dato ”rullér fra” og ”rullér til”

Linjeinnstilling Eksempler: Vikariat 01.01.2013- 31.03.2013 Ruller fra 01.01.2013 og ruller til 31.03.2013 Ny fast ansatt fra 03.04.2013 Ruller fra 03.04.2013 ingen dato i ruller til Fast ansatt slutter 30.04.2013 Ruller fra dato er allerede registrert ruller til 30.04.2013

Rekalkulere tillegg Klikk på underfane ”tillegg” Marker ”gjennomsnitt pr mnd for hele arbeidsplanen”

Aktivisere rekalkulere tillegg Trykk på Rekalkulerings- knappen Velg ansatt, du vil se at ”overfør faste tillegg på valgte linjer” og ”stopp faste linjer” blir aktiv

Første gangs eksport Sett inn ruller til på alle linjer hvor de ansatte har et vikariat eller ansatte har sagt opp sin stilling framover i tid Linjer vil bli skravert dagen etter sluttdato

Lønnsarter Beregning av antall timer vises med følgende arter: Kvelds- og nattillegg 1400H Lørdags- og søndagstillegg 1405H

Valg av ansatte ved eksport Dagarbeidere som ikke har beregning av tillegg skal ikke hukes av

Overfør faste tillegg på valgt linje første eksport Huk av for alle linjer hvor tillegg skal overføres. Trykk på knappen ”Overfør faste tilegg på valgt linje”

Gyldighetsperioder i Gat Være bevisst på gyldighetsperioden i innstillinger på arbeidsplanen. Gyldighets perioden framkommer i protokoll med de tillitsvalgt og skal ikke overstige 52 uker

Overfør faste tillegg på valgt linje første eksport Ved første gangs kjøring legger dere inn dato hvor det kjøres fast tillegg for første gang. Dersom dere ikke endrer dato vil det være gyldighetsperiode som vil bli valgt

Overfør faste tillegg på valgt linje første eksport Ansatte som har ruller til dato på linjeinnstillinger, vil overstyre gyldighetsperioden.

Registrering av datoperioder Registreres med ”dato fra” tilbake i tid: Manglende utbetaling fra tidligere perioder tas med i etterbetalingsrutine Registrering ”med dato” frem i tid: Vil ikke generere utbetaling før registrert dato Registrering av ”dato til” Vil ikke generere utbetaling etter regisert dato

Eksportere informasjon om faste tillegg Etter at tillegg er kjørt for første gang, kan tillegg eksporteres: Når som helst i måneden Fortløpende når det er endringer

Endringer av grunnlaget for tillegg Ved endringer i arbeidsplanen (endre grunnlaget for faste tillegg) Ved overlappende datointervall med eksisterende tillegg i HR-systemet, vil endringen overskrive eksisterende tillegg

Eksportprosess Kvalitets- sikre dato i feltet fra dato Trykk på startknappen

Eksportprosess Faste tillegg har jobbnavn FTT

Eksportprosess Videre eksport er tilsvarende prosessene ved variabel lønn og fravær

Stopp faste tillegg Denne skal benyttes når ansatte slutter i sin stilling (gjelder ikke når den ansatte kun endrer stillingsforhold). Sett inn sluttdato på ruller til

Stopp faste tillegg Datoen fra linjeinnstillinger i arbeidsplanen hentes opp Huk av for riktig Ansatt og velg knappen stopp faste tillegg på valgte linjer

Eksportprosess stopp faste tillegg Legg inn fradato faste tillegg skal stoppes. Fra dato vil automatisk ligge med startdato ”planens gyldighet”. Har jeg siste arbeidsdag 31.01.2013 er det den som skal legges inn

Eksportprosess stopp faste tillegg Dersom den automatiske dagen ikke endres vil du få følgende resultat Korrekt datofelt gir dette resultatet

Behandling av transaksjoner Eksport av faste tillegg vil plukkes opp av ITAS som tar den første kontroll av transaksjonen. Leder mottar kvittering på at transaksjonen er mottatt

Innlesning av transaksjoner i HR systemet Det genereres en relasjonsverdi og verdireferanse i HR-systemet og denne blir merket med dato. Transaksjoner med feil blir avvist (slettet) fra importområdet og leder vil få en feilmelding Det sendes meldinger både på vellykkede og for feilede transaksjoner

Loggkontroll Eksportloggen i arbeidsplan Eksportlogg finner du også igjen i hovedfane Administrasjon, ”Ny” eksportlogg egne

Risikohåndtering og avviksrutiner Korrekt datoregistrering: Gyldig datointervall styrer når tillegget genererer lønn. Viktig å ha et bevisst forhold til datointervallet. Dersom det ikke registreres en annen stoppdato for tillegget, vil den ansatte få faste tillegg helt til en ansettelse stopper

Endringshåndtering og feilretting Dersom endringer på faste tillegg inntreffer/menneskelige feil oppdages etter at tillegget er sendt over til HR-systemet: Leder må stoppe det feilførte tillegget Sende et nytt tillegg med korrekte verdier Dersom dette oppdages etter lønnskjøring vil rettinger tilbake i tid plukkes denne med på etterbetalingskjøring

Sporbarhet av transaksjoner Alle tillegg som Eksporteres Merkes med eget sekvensnummer i Agresso Det samme skjer i Gat

Hjelpeplan og faste tillegg Hjelpeplaner av kortere varighet (eks. jul- og påsketurnus) sendes ingen ny beregning av faste tillegg. Det er leders ansvar å påse at de ansatte får lik vaktbelastning på hjelpelinjen som grunnlinjen. Hjelpeplaner av lengre varighet, her over 6 uker, sendes faste tillegg over på nytt fra hjelpeplanen.