Bruk av prosjekter i offentlig omstillingsarbeid Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

SNDs PLP-prosess Fakta Alle prosjekt i Levanger kommune må følge SNDs PLP-prosess (prosjektleder-prosess) Hvorfor det? PLP hjelper deg å uttrykke deg mer presist mhp. hva utviklingen i prosjektet ditt og hva man forventer av resultater. Bedre kunne velge ut og prioritere under usikkerhet og hurtige avgjørelser. Hjelper deg å stille krav til planlegging, organisering og gjennomføring av prosjektet Hjelper deg i å fokusere på beslutninger, fremdrift og resultat. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

PLP stiller krav PLP stiller krav til de som har ansvaret for utviklingsarbeidet og til de som skal gjennomføre det. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Prinsippet om faseinndelt prosjektutvikling PLP stiller også krav til hvordan utviklingsarbeidet gjennomføres. Sentrale punkter i denne forbindelse er: Prinsippet om faseinndelt prosjektutvikling Forankring av prosjektet hos prosjekteiere og beslutningstakere Klare roller med tydelig ansvar og mandat hos enkeltpersoner Utvikling av entydige og realistiske målsettinger Sammensetting av kompetente og produktive prosjektteam Krav til og oppfølging av framdrift og ressursbruk Identifisering og oppfølging av kritiske suksessfaktorer Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Ansvarliggjøring av enkeltpersoner PLP setter fokus på Ansvarliggjøring av enkeltpersoner Gjennomføringskraft og beslutningseffektivitet Offensiv holdning til risiko PLP har vist seg å være et effektivt verktøy når strategier skal gjennomføres, og når det er behov for en felles arbeidsmetodikk for en virksomhets utviklingsprosjekter. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Organisering av prosjektarbeidet Fase inndeling og milepæler Prosjektledelse Ved oppdrag knyttet rundt prosjekt/prosjekt-ledelse benyttes PLP-prosessen. Fordelen med denne prosessen er klart definerte arbeidsoppgaver og skillelinjer mellom de ulike nivåene i prosjektet. Dette gir effektiv styring av prosjektets fremdrift og økonomi. PLP prosessen tar for seg prosjektet i flere deler med konkrete vurderinger av blant annet: Organisering av prosjektarbeidet Fase inndeling og milepæler Beslutningspunkter Oppfølging av prosjektet    Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

PLP-prosessen er delt inn 3 faser; Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Faseinndeling Fakta PLP-prosessen er delt inn 3 faser; Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Hvorfor det? Skjerper fokus tidlig, så man kan bruke minst mulig tid på klassisk ”prøving og feiling”. Reduserer finansiell risiko. En kort analyse som forstudiet er, kan avklare om ideen har markedspotensial eller ikke. Dermed hindrer man å sløse bort midler senere. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Et typisk forstudie kan vare fra én dag til 2-3 mnd. Hvorfor det? Hva er forstudie? Fakta Forstudiet er en overordnet analyse av kritiske faktorer som markedsbehov, ressurstilgang. Typiske aktiviteter er å spørre fagpersonell og søke i litteratur/internett. Søk i sekundærdata. Et typisk forstudie kan vare fra én dag til 2-3 mnd. Hvorfor det? På en rask og ikke minst billig måte kan man avklare om ideen kan realiseres og hvilke etablerte konkurrenter man vil få. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Hva er forprosjekt? Fakta Forstudiet har vist at ideen har et realistisk potensial. Videreutvikling av ideen med grundigere (primærdata) analyse av marked, produksjonsløsninger, kompetansebehov, finansielt behov osv. Resultatene fra forprosjektet oppsummeres i en (foretnings)plan. Tidshorisont: vanligvis fra noen måneder til et halvt år. Hvorfor det? Alle som kan tenke å ”finansiere” ideen din vil kreve at du har lagt en (foretnings)plan for prosjektet. Ved å følge PLP kan du være sikker på at du har undersøkt de viktigste styrkene/svakhetene/mulighetene/truslene ved ideen din når du skal iverksette den. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Starte produksjonen av produktet eller tjenesten. Hovedprosjekt Fakta Med det solide fundamentet du nå har i forprosjektet, er du klar for å iverksette prosjektet: Starte produksjonen av produktet eller tjenesten. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Husk! Fakta Selv om det kan være bittert, er det av og til best å avslutte prosjektet underveis hvis ideen viser seg å være urealistisk å gjennomføre. Eller å få justert mandatet. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Med prosjektivitet mener vi en organisasjons evne til å nå nye mål med prosjekter som arbeidsform Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

S2 = Har vi det riktige svaret på spørsmålet Prosjektivitet S1 x S2 x G1 = E1 S1 = Grip vi tak i de riktige tinga - stiller vi det riktige spørsmålet S2 = Har vi det riktige svaret på spørsmålet G1 = Er vi i stand til å gjennomføre svaret Dersom noen av disse enkeltfaktorene er null - er resultatet null ! Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Organisasjon - prosjekt En organisasjon er et langsiktig samarbeid mellom mennesker for å nå felles mål Et prosjekt er et midlertidig samarbeid mellom mennesker for å nå ett bestemt mål Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Begreper Oppdragsgiver Prosjekteier Milepæl Styringsgruppe Prosjektleder Aktivitet Referanse- gruppe Hovedprosjekt Prosjektgruppe Prosjektmandat Delprosjekt Prosjektivitet Prosjektplan Kvalitetssikring Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Kriterier for prosjekt Klart definert mål/resultat Engangsoppgave Klar tidsramme Gitt ressursramme Samarbeid på tvers fag og nivåer egne ressurser og eksterne Kompleksitet Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Hvorfor bruke prosjekter ? Linjeorganisasjon Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Omstillingsprosjektets 5 faser Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt 2 3 4 organisasjon Prosjekt- Evaluering Drift 5 1 Behov, idè forankring organisasjon Linje - Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Utvikling og gjennomføring i faser iverksetting Forstudie Forprosjekt Analysere nåsituasjonen Moblisere deltakerne Peke på samarbeidsområder Bestemme samarbeidsområder- og former Iverksette og tilpasse samarbeidet i linjeorganisasjonen Kartlegge utfordringer og muligheter Identifisere fellesnevnere Vurdere samarbeidspotensialet Velge samarbeidsområder Avdekke spesielle utfordringer Velge samarbeidsmodeller Teste og tilpasse valgte løsninger Dokumentstudier-analyse Intervjuere Arbeidsseminar Behovsanalyser Gruppearbeiddelprosjekter Prosessveiledning Kvalitetssikring Samenstille faktagrunnlag Påpeke felles utfordringer, mål og strategier Beslutningsgrunnlag forstudierapport Konkretisereoperasjonalisere prioriterte områder Gjennomføringsplan Beslutningsgrunnlag forprosjektrapport Ansvars- og arbeidsfordeling Sluttrapport Mål Tema Aktiviteter og metode Leveranse Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Samspill linje- vs prosjektorganisasjon Behov Forankring Evaluering Drift Vedtak organisasjon Linje - Vedtak Vedtak Vedtak Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt organisasjon Prosjekt- Prosjektets struktur og arbeidsmåte skal: Bidra til nødvendig forankring i linjeorganisasjonen Redusere risikoen for feilprioriteringer Sikre bevegelse fra et strategisk nivå til en nærmere konkretisering på de områder som prioriteres og foreslås videreført Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Prosjektorganisering Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Prosjektplanleggingen Mål Organisering Risikovurdering Aktivitets og framdriftsplan Ressursbruk PA(sign) PL(sign) Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Prosjekt vs prosess Prosess Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Krav til målformulering Mål for totalprosjektet hva er det til slutt vi skal oppnå prosjektmål vs organisasjonsmål Mål for hver fase hva skal vi oppnå i forstudiefasen hva skal vi oppnå i forprosjektfasen Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

I sum må målstrukturen tilfredstille SMART- kravet: Lag SMART(e) mål I sum må målstrukturen tilfredstille SMART- kravet: S = spesifisert mhp effekt M = målbart A = akseptert R = realistisk T = tidsbestemt Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Gjennomføringsplanlegging på to nivåer Detaljert nivå Aktivitet -hvordan ting skal oppnås Forpliktelser internt i prosjektet Overordna Milepæl -hva skal oppnås overfor oppdragsgiver Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Inntreffen av en viktig hendelse i prosjektet på en forutbestemt dato Milepæler Inntreffen av en viktig hendelse i prosjektet på en forutbestemt dato Viktigste oppfølgingspunkt for PL Sentral i koordinering av flere delprosjekter Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Milepælsplan Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Integrert aktivitets- og ressursplanlegging xx Milepæl ................................................ Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Alle prosjekter har risiko Vi håndtere risko ved hjelp av: Risikovurdering Alle prosjekter har risiko Vi håndtere risko ved hjelp av: god planlegging og klar organisering identifisering og oppfølging av kritiske suksessfaktorer (KSF) og sukessfaktorer (SF) En kritisk suksessfaktorer er en forhold – som dersom det inntreffer - vil kunne hindre måloppnåelse (dvs. hva kan gå galt) En sukessfaktor er et forhold – som dersom vi klarer å realisere dette – vil bidra vesentlig til at vi lykkes i å nå vårt mål (dvs. hva må vi lykkes med) Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Identifisering av kritiske suksessfaktorer -risikoskjema De kritiske suksessfaktorene er de faktorene som med stor sannsynlighet kan inntreffe til tross for mottiltak, og da ha en alvorlig konsekvens for måloppnåelsen Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

Hvordan lykkes med prosjekter ? Konkrete mål Klar organisering God planlegging Ressurser Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger