Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Informasjon på brukermøte 11. desember 2008 Prosjektleder: Kjell-Arne Besseberg

Formål med brukermøte 11. desember Gi en forståelse for hvorfor det nå gjennomføres et forprosjekt på nytt HR-system i Oslo kommune Hvordan sikre bred involvering fra Oslo kommune på de ulike leveransene fra forprosjektet Informere om fremdriftsplanen Identifiserte HR-prosesser som gjennomføres i Oslo kommune i dag 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Hva er HR? HR står for ”Human Resource” og betyr menneskelige ressurser HR er en forkortelse som brukes mer og mer av virksomheter, både i privat og offentlig sektor Mye brukt definisjon på HR-aktiviteter er hentet fra Bård Kuvaas som er meget anerkjent forsker innenfor HR området: Alle aktiviteter som omhandler planlegging, anskaffelse, utvikling og ”avvikling” av menneskelige ressurser i organisasjoner (Bård Kuvaas, 2008). HR består av blant annet lønn- og personal HR Lønn Personal 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Oslo kommune benytter i dag EDB Business Partner sitt lønnssystem, NLP. EDB vil avslutte drift og vedlikehold av systemet i mars 2012. I Byrådets forslag til budsjett for 2009 ble det besluttet følgende (kapittel 122): Forprosjekt for innføring av nytt lønns- og personalsystem i Oslo kommune. 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Prosjektets mål Forprosjektet skal utarbeide et beslutningsgrunnlag innen 15. juni med anbefaling om anskaffelse av nytt HR-system i Oslo kommune 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Prosjektorganisering FIU Styringsgruppe Prosjektgruppe Kvalitetssikring Workshop 1 Workshop 2 Workshop N Prosjektgruppen skal sikre god faglig kvalitet, bred involvering og fremdrift i prosjektet Workshop benyttes for å sikre bred involvering på det arbeidet som gjøres av prosjektgruppen Deltakere til workshop blir identifisert gjennom involvering av kommunaldirektørene 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Deltakere i styringsgruppen Navn Rolle Organisatorisk tilknytning Arild Sundberg, Kommunaldirektør FIU Leder styringsgruppen og prosjekteier FIU Per Steinar Aasebø Nestleder Gerd Robsahm Kjørven Medlem UKE Stein Schatvedt VST Anne K. Tveitan Ferignac UDE Jan Olsen Nytveit BVA Stig Thorgersen Observatør Ernst & Young Anne Green Nilsen Arbeidstakerorganisasjon: Fagforbundet Ellinor Gilberg Arbeidstakerorganisasjon: UNIO 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Deltakere i prosjektgruppen Navn Rolle Organisatorisk tilknytning Kjell-Arne Besseberg Prosjektleder Ernst & Young Andreas Igeland Medlem Grethe Foss UKE Knut Kvamsdahl FIU Liv Stien Ulvmoen Dag Haugland Mette Daarstad Bjørg Leganger Kjartan Maraas Turid Kristiansen UDE Ann Lisbeth Rasmussen SYE Wenche Hagan 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Arbeidsmetodikk Prosjektgruppen utarbeider forslag på hvordan HR-prosesser gjennomføres i Oslo kommune Deretter involveres utvalgte personer fra hele Oslo kommune til å videreutvikle innspillene fra prosjektgruppen Prosjektet skal utarbeide følgende leveranser: En god beskrivelse av dagens HR-prosesser (des-jan) En god beskrivelse av fremtidig HR-prosesser (feb) Innenfor hver hovedprosess skal vi se på følgende: hvordan prosessene gjennomføres hvilken form for teknologisk støtte som benyttes hvordan man er organisert for å utføre prosessen Hver prosess tegnes opp slik at det skal bli enkelt å se hvilke roller som utfører hvilke aktiviteter 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Hva er en prosess? En prosess er: En serie av sammenhengende steg eller handlinger (input) som må utføres for å oppnå et ønsket resultat (Six Sigma) Et sett med oppgaver strukturert på en måte som skaper et resultat med høy verdi for sine kunder (Michael Hammer) Dette innebærer at en prosess eksisterer fordi man skal oppnå et ønsket formål eller resultat. En enkel prosess kan beskrives ved hjelp av følgende komponenter: Prosess INPUT Aktiviteter OUPUT Output er et produkt eller en tjeneste. (varer, tjenester, beslutninger, dokumenter) Aktivitet: En enhet med arbeid (kan være automatisert) i en arbeidsfunksjon definert ved et tidspunkt eller tidsintervall, en leveranse til neste prosessteg og hva arbeidet består i. 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

De ulike prosessene utgjøre byggesteinene i et prosesshierarki Logikk Eksempel Nivå 0: Overordnet beskrivelse av verdikjede, kjerne- og støtteprosesser HR-prosess Megaprosess Nivå 1: Beskrivelse og prioritering av kritiske prosesser i verdikjeden Hoved-prosess 1 Hoved-prosess 2 Hoved-prosess 3 Gjennomføre rekruttering Nivå 2: Hver av prosessene brytes videre ned i 5-7 delprosesser som representerer en prosessgruppe eller en gruppe med nært sammenhengende aktiviteter Analysere og konkretisere behov Gjennomføre intern rekruttering Gjennomføre ekstern rekruttering Nivå 3: Hver av delprosesser beskrives på et detaljert aktivitetsnivå Motta bestilling Samle inn data Grunnlag for detaljert design. Roller defineres. Utlede kompetansekrav. Viser understøttelse av applikasjoner og integrasjonsteknologi. Analysere data Utarbeide en behovsplan 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Hvordan få en god forståelse av dagens situasjon og dens styrker og utfordringer? DESEMBER JANUAR Forberedelse Prosjektmøter Workshops Avvikle arbeidsforhold Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere overtallighet Håndtere dødsfall HR Styrker – hva bør videreføres? Utfordringer – hva bør forbedres? Ulikheter – vesentlig ulik praksis? Viktigste for fremtidens løsning Avvikle arbeidsforhold Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere overtallighet dødsfall Håndtere Lønn Personal Eksisterende dokumentasjon av prosesser (RIPS, Effekt) Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Oppsummering & delrapport ”Dagens situasjon” Leveranser: Dokumenterte prosesser til nivå 3 – forslag fra prosjektgruppen Omforente prosesser nivå 3 og innspill på fremtiden 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Gruppeoppgave Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Fremdriftsplan med milepæler # Aktivitetsplan 2008 2009 Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun MP1 Når prosjektet er mobilisert og planverk godkjent i styringsgruppen MP2 Når dagens situasjon og målbilde er kartlagt og dokumentasjon er godkjent av styringsgruppen MP3 Når behovskartleggingen og fremtidssituasjonen er godkjent av styringsgruppen MP4 Når kravspesifikasjon er godkjent av styringsgruppen MP5 Når kost-/nytteanalyse er gjennomført og fullstendig beslutningsgrunnlag er godkjent av styringsgruppen 24. nov 29. jan 3. mar 5. mai 15. jun 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser innenfor dagens HR område Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forslag til overordnet modell for dagens HR-prosesser i Oslo kommune Dagen situasjon Modellen nedenfor viser HR-prosesser i Oslo kommune, satt i system ved bruk av Human Performance Diagnostic metodikken som brukes av Ernst & Young. Modellen benyttes for å systematisere de aktiviteter som i dag foregår i Oslo kommune innen HR-området, både på individ- og organisasjonsnivå Gjennomføre ressursplanlegging og -utnyttelse Gjennomføre rekruttering Gjennomføre mottak av nye medarbeidere Utvikle og beholde medarbeidere Avvikle arbeidsforhold Opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere Individ Under arbeid Gjennomføre tarifforhandlinger Organisasjon Gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon Gjennomføre lovpålagt HMS 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre ressursplanlegging og –utnyttelse” Dagen situasjon Gjennomføre ressursplanlegging og -utnyttelse Kartlegge kompetanse- behov lang sikt Gjennomføre omstilling/utvikling Under arbeid Kartlegge kompetanse- behov kort sikt Avdekke kritiske kompetanse Kartlegge dagens kompetanse beholdning Analysere avgang Gjennomføre tiltak 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre rekruttering” Dagen situasjon Gjennomføre rekruttering Analysere og konkretisere behov Under arbeid Gjennomføre intern rekruttering Gjennomføre ekstern rekruttering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre mottak av nye medarbeidere” Dagen situasjon Gjennomføre mottak av nye medarbeidere Forberede mottak av ny medarbeider Under arbeid Introduksjon av ny medarbeider Gjennomføre opplæring og oppfølging 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”utvikle og beholde medarbeidere” Dagen situasjon Utvikle og beholde medarbeidere Gjennomføre ledersamtale Gjennomføre personellmessig reaksjon Gjennomføre tidsregistrering Under arbeid Gjennomføre medarbeidersamtale Gjennomføre livsfasetiltak Følge opp langtidsfravær (IA oppfølging) Gjennomføre Kompetanseutvikling Gjennomføre velferdstiltak Gjennomføre medarbeider undersøkelse Gjennomføre lønnsvurdering Gjennomføre belønning 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”avvikle arbeidsforhold” Dagen situasjon Avvikle arbeidsforhold Håndtere overtallighet Under arbeid Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere dødsfall 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere” Dagen situasjon Opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere Gjennomføre personal administrasjon tidligere medarbeidere Under arbeid Vedlikeholde nettverk tidligere medarbeidere 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessene ”gjennomføre tarifforhandlinger” Dagen situasjon Gjennomføre tarifforhandlinger Under arbeid Utarbeide rammer og føringer for forhandlinger Gjennomføre hovedforhandlinger Gjennomføre iverksetting Gjennomføre sentrale forhandlinger Gjennomføre lokale forhandlinger 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon” Dagen situasjon Gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon Registrere lønnsbilag Søke/varsle om fravær Registrere trekk Under arbeid Registrere sykefravær Registrere reiseregning/reiseforskudd Håndtere refusjon av lønn Registrere endringer – faste lønns- og personalopplysninger Forberede og bestille lønnskjøring Kontrollere lønnskjøring Kontrollere og korrigere utbetaling av lønn 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre lovpålagt HMS” Dagen situasjon Gjennomføre lovpålagt HMS Gjennomføre vernerunde Overvåke arbeidsmiljø Under arbeid Gjennomføre arbeidsmiljøtiltak Registrere skade Gjennomføre skaderapportering Gjennomføre arbeidssikkerhets tiltak Gjennomføre tilsynsrapportering Følge opp sykefravær og attføring 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser innenfor dagens HR område Oppsummering 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Oppsummering Formål med møte var: Gi en forståelse for hvorfor det nå gjennomføres et forprosjekt på nytt HR-system i Oslo kommune Hvordan sikre bred involvering fra Oslo kommune på de ulike leveransene fra forprosjektet Informere om fremdriftsplanen Identifiserte HR-prosesser som gjennomføres i Oslo kommune i dag SPØRSMÅL? 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune

Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune HA EN FORTSATT FIN DAG!! 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune