Arkivutstyr og arkivlokale Sikring av arkivene

Ødeleggende for papir: Metall som ruster (for eksempel binders) Plastomslag Dårlig klima (tørr luft, fuktig luft, varme)

Krav til arkivlokale Forskrift om offentlige arkiv Kapittel IV: Oppbevaring og sikring av offentlige arkiv

A. Generelt om arkivlokale § 4-1 Allmenne krav til arkivlokale Alle rom der en oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkivlokale kan være vanlige kontorrom eller spesialrom for arkiv. Arkivlokalene hos offentlige organ skal gi arkivmaterialet vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig adgang.

§ 4-2 Plassering av ulike typer arkiv Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Bortsettingsarkiv skal om mulig plasseres i spesialrom for arkiv, men arkiv som er i hyppig bruk kan plasseres i vanlige kontorrom. Daglegarkivet kan plasseres i vanlige kontorrom.

B. Krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging § 4-3 Plassering av arkivlokale Arkivlokalene skal plasseres slik i bygningen at arkivmaterialet er godt vernet. En skal særlig være oppmerksom på risikoen for skader fra installasjoner og virksomheter i andre lokaler og bygninger. Tilfluktsrom skal ikke taes i bruk som arkivlokale. Tilfluktsrom kan brukes til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid. Brannsikkert skap kan brukes i stedet for spesialrom.

§ 4-5 Drift av arkivlokale Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og renhold. Om en oppdager at arkivmateriale har fått skader på grunn av forholdene i arkivlokalet, skal en sette i verk mottiltak så snart som mulig.

§ 4-6 Vern mot vatn og fukt Arkivlokalene skal være sikret slik at vann og fukt ikke trenger inn. […] Ved nødvendig bruk av vann i arkivlokaler skal en ta hensyn til risiko for skader på arkivmaterialet. I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Dersom slike rom i eksisterende bygninger likevel har vannrør og det er urimelig kostbart å endre røropplegget, kan en alternativt bruke tekniske løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadd av vann fra røyrene, f. eks. fuktfølarar på gulvet, tilkoblet stengeventil og/eller alarm.

§ 4-7 Vern mot brann og skadeleg varme Vern mot at det oppstår brann i lokalet Røkning og annen brannfarlig virksomhet er forbudt i arkivlokaler. Det skal ikke være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalene. Det elektriske anlegget skal utføres i samsvar med forskriftene for slike anlegg i brannsire lokaler. El-sentral med strømmålere, sikringer o.l. skal ikke være plassert i arkivlokalene.

§ 4-9 Vern mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at arkivmaterialet er fullgodt sikret mot innbrudd og mot at uvedkommende ellers kan slippe inn. Spesialrom for arkiv skal være sikret med særlig innbruddsalarm. Kontorrom hvor en har arkiv, skal gå inn i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. Offentlige organ skal ha regler for hvem som har tilgang til arkivlokaler.

§ 4-11 Kartlegging og planlegging Innan tre år etter at denne forskriften tar til å gjelde, skal offentlege organ utarbeide en oversikt over arkivlokalene sine og vurdere om de oppfyller føresegnene i §§ 4-3 - 4-9. Dersom noen av føresegnene ikke er oppfylte, skal det følge med en plan som viser hva som skal til for å rette på dette. Planen skal også omfatte utflytting av arkiv fra tilfluktsrom der slike er i bruk.

ARKIV- SKAPER: KEMNEREN Boks nr Årstall Innhold 1 2 3