Kompetansenettverket Arbeidsseminar om helhetlige pasientforløp og strategisk eiendomsutvikling Oslo 1. juni 2005 Lise Aagaard, Ementor Danmark A/S

Agenda Tittel: Analyser av arbeidsprosesser som grunnlag for planlegging og utvikling av sykehus – eksempler og erfaringer Prosesser og bygg – gir det mening? Hvorfor interessere sig for prosesser? Eksempler Hvor er prosessene når man planlegger/bygger nytt sykehus? Oppsummering

Prosesser i sykehus Pasienter Personal Forsyning Pasientens flyt = pasientens vei i sykehus Pasientforløp = behandlingsforløp pasientens samlede forløp i 1. og 2. linjetjeneste: De tjenester som leveres til pasienten, inkl. hvem som leverer tjenesten, hvor tjenesten leveres, det tidsmessige forløp, ressurstrekket, anvendt utstyr, journalføring etc. Delprosess, f.eks. forløpet i akuttmottak, operasjon, røntgen etc. Personal Personalets flyt = personalets vei i sykehus Arbeidsprosesser knyttet til ulike oppgaver, for eksempel kontorfunksjoner (journalhåndtering, registrering, booking) Forsyning Vareflyt Arbeidsprosesser knyttet til innkjøp, rekvisisjon, lagring, distribusjon

Prosesser & bygg - konseptnivå (1) Bispebjerg Hospital

Prosesser & bygg - konseptnivå (2) Amtssygehuset i Herlev Senge Undersøkelse/Behandling

Prosesser & bygg - konseptnivå (3) Nye Ahus

Prosesser & bygg - konseptnivå (4) Nye St. Olavs Hospital

Prosesser & bygg – inne i sykehuset (1) Fysiske løsninger inne i sykehuset har stor betydning for pasient- og personalprosesser: Fysisk plassering av avdelinger i bygget Avdelingenes interne fysiske løsninger Plassering og antall av heiser Eksempel på en prioriteringskonflikt: Sentral poliklinikk (i 1. etasje) og sengeområder enten i fløy eller opp i etasje Prioritet: Hensyn til bygningsmessig fleksibilitet og begrensning av trafikk Konsekvens: Mer personaltransport – store krav til planlegging Poliklinikk med nærhet til sengeområde, dvs. opp i etasjene Prioritet: Avgrenset område til avdelingen, korte transportveie for personalet, personalkontinuitet for pasientene Konsekvens: Pasienter rundt i sykehuset, større belastning på heiser

Prosesser & bygg – inne i sykehuset (2) Eksempel på prosess/flyt problemstillinger: Unngå transport gjennom ”fremmede” avdelinger Sikre ensartet belastning av heiser Nærhet akutte funksjoner Erfaring: Det tenkes mye i prosesser når fysisk planløsninger designes Allikevel må prosesser ofte tilpasses fysisk planløsning Eksempler: Kvinne-barn senteret i nye St. Olavs Hospital Akutte pasient: ankomst, til operasjon, intensiv og sengeområde Elektive pasienter til sengeområde

Den akutte pasientens vei ST ST Medisin Ortopedi/ nevro/revma Kirurgi ST ST 04 AH Infeksjon ST ST T ST ST 03 AH ST ST V Operasjon Ø T Barn Intensiv ST 02 ST AH ST ST Pasientmottak 01 AH Fra Akuttmottak/ legevakt ST T T ST ST T T T ST ST U1 AH S

Den elektive pasient til innleggelse ST ST Medisin Ortopedi/ nevro/revma Kirurgi ST ST 04 AH Kreft- og blodsykdommer Infeksjon ST ST T ST ST 03 AH V ST ST Ø Operasjon T Barn intensiv ST 02 ST AH ST Resepsjon ST Pasientmottak 01 AH ST T T ST ST T T T ST ST U1 AH S

Pasientforløp & prosessanalyse – hvorfor? Historikk: bølge som startede for 10 -15 år siden i alle typer av bransjer Formål: forbedre effektivitet og kvalitet ved å analysere og strømline prosessene dvs. Unngå dobbelthandlinger og gjentagelser Færre trin i prosessen Hurtigere prosess – gjennomløpstid Overført til pasienter: dessuten kontinuitet, ansvarlig lege/sykepleier standard behandlingsforløp Erfaringer fra helsesektoren Forbedring og effektivisering av prosessene Som støtte for planlegging av bygg Eksempler

Eksempel: Rigshospitalet: Pasientforløp Bakgrunn: Krav om økt kvalitet og redusert ressursbruk i klinisk avdeling Pilotprosjekt Prosjekt: Nye pasientforløp, ny organisasjon, ny avdelingsstruktur Estimering av gevinstpotensial Implementering Før- og etter måling av effektene Samarbeid: Tett involvering av avdelingens personal, især legene Oppbakning og konsekvens fra avdelingsledelse Realiserte resultater og gevinster etter 1 år: Bedre effektivitet enn satt som mål, for eksempel flere dagpasienter (3-dobling) færre innleggelser (12 % - 24 %) kortere liggetid (22%) Konsekvenser: 20 senger lukket Personal redusert tilsvarende Reduserte utgifter per pasient Kvalitative resultater etter 1 år: Økt pasienttilfredshet, kortere ventetider & behandlingstider Økt legetilfredshet Redusert sykepleiertilfredshet (avskjedigelse av personal)

Eksempel – Prosesser & bygg: St. Olavs Hospital For alle Spesialiteter/sentre er det utarbeidet prosessanalyse for utvalgte pasientforløp Gastrosenterets spesialiteter: Kirurgisk gastroenterologi Urologi Kirurgisk endokrinologi Medisinsk gastroenterologi Nefrologi Medisinsk endokrinologi Formål Metode/fase Noen resultater

Formål: grunnlag for nybygg og forbedring i eksisterende sykehus Programmering "Nytt Sykehus" PK Byggefase PA Prosjektering "Bedre prosesser" OU Handlingsplaner over tid Straks- tiltak

Metode/prosjektfaser

Resultat: handlingsplaner Handlingsplanene resulterer i Antall handlings-planer Kvalitativ forbedring for pasienter 20 Kvalitativ forbedring for personalet 13 Effektivitet

Resultat: Beskrivelse av nye behandlingsforløp

Resultat: reduksjon i innleggelser *) ekskl. ØHJ innleggelser

Resultat: Reduksjon i liggetid

Resultat: flere dagpasienter

Resultat: økt poliklinisk aktivitet

Resultat for det samlede Gastrosenter Resultatene fra PA ble kvalifisert mhp. overføring til øvrige pasientgrupper Endringer i pasientdata 2000 – 2020 for hele Gastrosenteret: Innleggelser: - 17 % Liggetid: + 6 % Liggedager: - 2 % Observasjonspasienter: svarende til 9 senger (ingen i år 2000) Dagpasienter: + 123 % Poliklinikk: + 23 % Økt bemanning

Hvor er prosessene når man planlegger/bygger nytt sykehus ?

Hva skjer når man planlegger/bygger nytt sykehus ? Utredning i forvaltningsregi Helseplaner, visjoner, analyser av pasientdata Hovedfunksjonsprogram, omstilling, effektivisering, arealer Kostnadsoverslag Arkitekten kommer inn – konkurranse Velger løsning, konsept Funksjonsplanlegging Data, rom, arealer Organisering, nærhet Prosesser Logistikk sentrale pasientprosesser, for eksempel mottak Prosjektering/bygging Arkitekten prosjekterer på grunnlag av planer, romprogram osv. Arkitekten og brukere finner fysiske planløsninger Løpende brukerinvolvering og politiske vedtak

Læring & anbefalinger Hva skjer ofte: Hva bør man gjøre Målsettinger om organisering, prosesser, effektiviseringer, rammer realiseres ikke Hva bør man gjøre Prosessene – og deres sammenheng med organisasjon og bygg - bør være helt sentrale i planleggingen – men der skal settes effektiviserings- og forbedringsmål – og der skal følges opp Fastholdelse av ledelsesfokus og visjon – business casen – hele veien også i prosjekteringsfasen Brukere er eksperter i medisinsk faglige spørsmål og de skal involveres, men de er amatører – og ofte inhabile - når det gjelder planlegging av sin nye avdeling/sykehus Insitamenter og endringsledelse Prosesser, organisering, bygg – et strategisk og konseptuelt valg Valget er trend betonet