Regnskapsrutiner i lokallagene etter innføring av Agresso Presentert 1.gang på kurs Sist revidert

Nytt regnskapssystem i fylkes- og lokallagene •Vedtatt på Landsmøtet Sak 4.1 Kontingentordninger og ressursfordeling •Agresso innført i fylkeslagene Fra 2011 i lokallagene •Målene har vært: •gi grunnlag for bedre oppfølging og kontroll med at Utdanningsforbundets virksomhet er i overensstemmelse med eksternt og internt regelverk •å skape systemer og rutiner som kan gi bedre innsyn i og samlet oversikt over Utdanningsforbundets økonomi •å bidra til bedre rapportering for oppfølging av økonomiske forhold Therese Krogh

Nytt regnskapssystem i fylkes- og lokallagene •å gi bedre støtte til å forutsi forbundets framtidige inntekter og utgifter •å bedre grunnlaget for ressursfordeling internt i organisasjonen •at det fører til mer enhetlig regnskapsføring gjennom standardisering av praksis, rutiner og kontoplaner •å øke økonomikompetansen og føre til mer deling av kunnskap i forbundet på tvers av nivåer og geografi •å redusere faren for mislighold av medlemmenes midler •å øke mulighetene for raskere årsavslutning Therese Krogh

Kasserer gjør følgende: •betaler alle regninger (fakturaer) som ikke innebærer oppgaveplikt •utbetaler reiseregninger til tillitsvalgte i eget lokallag •sender bilag som er lønnsrelatert til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet (originale bilag) •attestere alle bilag sammen med en annen i styret •angir mottakers navn og anledning på bilag vedr. gaver •angir hvilket møte/møtedato bevertning og andre møtekostnader gjelder på bilagene •de som vil kan skrive på ønsket kontonr på bilagene Therese Krogh

Lokallaget gjør følgende: •sender alle bilag til fylkeskontoret i tråd med datoer i årshjulet •sender, v/lokallagsstyret, en underskrevet styreberetning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagsstyret snarest etter at lokallaget har mottatt foreløpig regnskap –Skal underskrives av alle faste medlemmer i lokallagsstyret Årsresultatet skal bekreftes med kronebeløp i beretningen NB: Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning foreligger Therese Krogh

Fylkeskontoret gjør følgende: •fører regnskapet fortløpende i Agresso •registrerer bilag som er lønnsrelatert slik at disse blir utbetalt og innberettet •sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale/behov •sluttfører lokallagets regnskap ved årsskiftet •sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget Therese Krogh

Fylkeskontoret gjør følgende: •setter opp fullstendig årsregnskap etter at styreberetning er mottatt •sørger for revisjon •oversender endelig regnskap med revisjonsberetning til lokallaget Therese Krogh

Årsoppgjørsrutiner: Therese Krogh TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 25. januarSender inn de siste bilag og bankutskrifter fra året før. VIKTIG at det bare er for desember. Innen 10. februarFører de siste bilag og leverer regnskapene til revisor Innen 25. februarSørger for revisjon og sender ferdig revidert regnskap og dokumenter til lokallaget

Årsoppgjørsrutiner: TidspunktLokallagetFylkeskontoret Så fort som mulig etter mottatt regnskap, senest innen 8. mars Lokallagsstyret lager en styreberetning som bekrefter regnskapstallene – overskudd/underskudd – som sendes til fylkeskontoret Etter mottatt styreberetning Revisor lager revisjonsberetning og regnskapet er ferdig Innen maiLokallagene sender inn endelig budsjett vedtatt på årsmøtet Legger inn tilsendt vedtatt budsjett for lokallagene Therese Krogh

Rutiner ellers i året: Therese Krogh TidspunktLokallagetFylkeskontoret Ca hvert kvartal (hver 3. måned) Det sendes kontoutskrifter fra bank med attesterte underbilag til fylkeskontoret for føring. Som nevnt tidligere: VIKTIG at det bare er kontoutskrift og bilag for desember som sendes innen 25.januar Etter avtale/behovSender resultatrapport og balanserapport til lokallagene

Rutiner ellers i året: Therese Krogh TidspunktLokallagFylkeskontoret Etter avtale/behovDet sendes oversikt over det som skal utbetales av godtgjøringer/honorar og andre lønnsbilag til tillitsvalgte/foredragsholdere Det kan f.eks. være:  Honorar til foredragsholder  Honorar for kulturinnslag på årsmøte  Ekstrainnsats i forkant av årsmøte  Godtgjøring som lokallagsleder Husk: be om skattekort og send det til fylkeslaget Viktig: Ta kontakt ved den minste lille usikkerhet her! NB: Siste frist 1.november Fylkeslaget legger det inn i lønnssystemet og det blir så utbetalt fra sentralt ca 12. i hver måned Etter avtale/behovSender oversikt mobil/bredbånd for de som skal ha noe dekket NB: Siste frist 1.november Fylkeslaget rapporterer og innberetter til sentralt

Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men det finnes noen unntak fra skatteplikten. Her er de viktigste for oss: •«GAVER I ARBEIDSFORHOLD» gjelder for styremedlemmer inkl. vara. Gave uten anledning: • Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person kr •Jubileums- eller oppmerksomhetgaver: • Arbeidstaker gifter seg, pensjoneres eller fyller 50,60,70,75 eller 80 år kr •Unntak som faller utenfor beskatning = små og ubetydelige gaver: • Reklamegjenstander (profileringsartikler) med ubetydelig verdi • Oppmerksomheter med ubetydelig verdi som blomster, konfekt mm. Therese Krogh

«GAVER UTENFOR ARBEIDSFORHOLD» gjelder for alle som ikke er styremedlemmer/vara. Erkjentlighetsgave for enkeltstående arbeidsprestasjon: • Man kan gi gave, f.eks gavekort, skattefritt for inntil kr. 500,- til sammen pr. år til en person. Gjelder gaver som gis for utførte tjenester, avholdte foredrag o.l. Slike gaver kan kun gis skattefritt når det er et enkelt oppdrag som utføres og kan derfor ikke gis til personer som har et fast/regelmessig arbeid eller oppdrag i lokallaget. Unntak som faller utenfor beskatning = små og ubetydelige gaver: • Reklamegjenstander (profileringsartikler) med ubetydelig verdi • Oppmerksomheter med ubetydelig verdi som blomster, konfekt mm. Lokallagene må ha liste/oversikt over hvem som har fått gaver slik at dere vet om gaven kan gis skattefritt. Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt. Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket.

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Dekning av mobil fullt ut: •Telefongodtgjøring skal innberettes. Det utløser arbeidsgiveravgift og kan også utløse skattepliktig fordel. (Dette forplikter og bør vurderes om det er noe man må ha.) •En arbeidstaker som disponerer/får godtgjørelse for mobiltelefon, vil bli skattelagt for tjenestens verdi mellom 1000 (skattefritt bunnbeløp) og 5000 kroner, det vil si normalt 4000 kroner. - Vedtak fra styremøte sendes fylkeskontoret - Fakturaen betales av lokallaget (adressen må være til lokallaget) - (Fylkeskontoret registrerer i lønnssystemet) - Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave Therese Krogh

Eksempel mobilbruk Mobilbruk tillitsvalgt 1: ,- på et år - Oppgavepliktig: 4000,- -Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 4000,- som skatteetaten da evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen Mobilbruk tillitsvalgt 2: 1900,- på et år - Oppgaveplikt: 1900,- - Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 1900,- som skatteetaten evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen Therese Krogh

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Refusjon av mobilregning: - Den tillitsvalgte betaler fakturaen selv - Trekker evnt fra det som ikke skal dekkes av lokallaget - Original faktura og refusjonskravskjema sendes til fylkeskontoret - Fylkeskontoret registrerer det i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får det utbetalt ca 12. i måneden og tilsendt lønnsslipp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave Therese Krogh

Mobil/mobilt bredbånd og bredbånd Lønnsgodtgjøring mobil/bredbånd •Det kan legges inn en fast utbetaling pr måned inntil maks 500,- •Første faktura i januar «bekrefter» beløpet og etter det trengs ingen dokumentasjon resten av året - Kopi av faktura sendes fylkeskontoret for registrering i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp - Dersom beløpet er under 4000,- i løpet av året og den tillitsvalgte ikke har andre utbetalinger er dette skattefritt - Dette er å regne som vanlig lønnsgodtgjøring og har ingenting med tidligere beskrevet ”dekning av mobil fullt ut” å gjøre Therese Krogh

Lønn/godtgjøringer •Godtgjøring og lønn er en og samme sak i regnskapsverden •Utdanningsforbundet sentralt har overtatt all utbetaling av både godtgjøringer/lønn og reiseregninger for fylkeskontoret •Fakturaer betaler vi fortsatt selv og det skal også lokallagene gjøre  Det vil si at hvis den tillitsvalgte får sin lønn fra kommunen på vanlig måte og kommunen sender refusjonskrav (faktura) til lokallaget, betaler lokallaget denne fakturaen selv, da all innberetning er ivaretatt av kommunen Therese Krogh

Lønn/godtgjøringer •Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret :  beløpet som skal utbetales  vedtaket på at de skal ha dette  fødselsnummer  kontonummer  skattekort - Fylkeskontoret legger det inn i et felles lønnssystem - Utbetales sentralt Therese Krogh

Lønn/godtgjøringer - Kommer inn i lokallagets regnskap etter lønnskjøring ca 12. i hver måned - Lokallaget blir avregnet i neste kontingentutbetaling All utbetaling av godtgjøring/lønn MÅ gå via fylkeskontoret/sentralt uansett om det er 50,- eller 5000,-!! Skal betales arbeidsgiveravgift Alle godtgjøringer til styremedlemmer som lokallaget skal dekke Eksempler:  Godtgjøring som LLL over 1000 medlemmer  Godtgjøring til styremedlemmer pr styremøte (500,-)  Ekstrainnsats i forkant av årsmøte  Honorar til foredragsholder  Honorar til underholdning/sang Therese Krogh

Lønn/godtgjøringer Frister innsending av dokumentasjon ved lønnsutbetalinger til fylkeskontoret 2012 Januar: Ingen utbetalingAugust: 1.august Februar: 1.februarSeptember: 1.september Mars: 1.marsOktober: 1.oktober April: 24.marsNovember: 1.november Mai: 1.maiDesember: 25.november Juni: 1.juniDesember: (extra) 8.desember Juli: 15.juni Therese Krogh