Medisinsk avdeling, Aust-Agder Sykehus HF Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal Prosjektgruppen: Prosjektleder Tom Hemming Karlsen (Assistentlege, Medisinsk avdeling) Prosjektleder Vivian Eikestad (Seniorkonsulent, PwC Consulting) Tom B. Schulz (Klinikksjef, dr.med., Medisinsk klinikk) Astrid Norberg (Sykepleiekonsulent, Medisinsk klinikk) Anne-Brit Riiser (Avdelingssjef, Medisinsk klinikk) Gerd Saanum Gulstad (Leder for IT-prosjektet, Aust-Agder sykehus HF) Fagspesifikk vitenskapelig kompetanse: Hallvard Lærum (Cand.med., Stipendiat, NTNU) OG-prosjektet Medisinsk avdeling, Aust-Agder Sykehus HF Vinteren 2001-2002

Prosjektets mandat Utarbeide rammeverk for måling av gevinster ved innføring av EPJ. Dokumentere gevinstene ved å innføre EPJ i forhold til effektivitet, kvalitet og tilgjengelighet til informasjon. Kartlegge arbeidsprosesser i medisinsk avdeling med fokus på interaksjonen mellom helsepersonell og pasientinformasjon. Foreslå endringer i organisatoriske og manuelle arbeidsrutiner knyttet til EPJ som kan forbedre og effektiviserer driften. Diskutere hvordan justeringer i EPJ-programvaren kan gjøre det mulig å hente ut ytterligere gevinster.

Arbeidsprosesskartlegging IDEF0 Integrated definition model

Arbeidsprosesskartlegging IDEF0 Integrated definition model

Arbeidsprosesskartenes betydning Tverrfaglig forståelse av alle informasjonsrelaterte arbeidsprosesser ved medisinsk avdeling støtteaktiviteters betydning for kjerneaktiviteter forventet versus reell bruk av EPJ-funksjonalitet pasienten i sentrum Organisasjonsutvikling informasjonsflyt informasjonsbruk Identifisere arbeidsprosesser for gevinstmåling gevinstområder gevinstpotensiale

Gevinstbegrepet og mål for EPJ Bredt forankret målbeskrivelse for innføring av EPJ ved medisinsk avdeling Gevinstsituasjon=målrealisering  identifisere indikatorer på målrealisering 1. Pasientinformasjon skal være tilgjengelig til rett tid for rett person. informasjonstilgang må sikres i alle kontaktpunkter mot pasient og pårørende dokumentasjon må være tilgjengelig på tvers av yrkesgrupper og spesialiteter samfunnets krav til forsvarlig behandling av pasientinformasjon skal tilfredsstilles   2. All registrert pasientinformasjon skal være korrekt og av høy kvalitet. elektroniske godkjenningsrutiner skal sikre ny pasientinformasjon oppfølging tekstjournalen skal være strukturert og dobbeltført informasjon reduseres medikamentrutiner skal forenkles og gjøres sikrere 3. Det skal frigjøres tid for klinisk personale til pasientrettet arbeid. papirløshet er et mål i den grad det gagner den kliniske virksomheten det skal være enkelt og raskt å sette seg inn i nødvendig pasientinformasjon ansatte skal opplæres i hvilke muligheter EPJ gir for å effektivisere arbeidet dobbeltarbeid skal reduseres både ved dokumentering og prøverekvirering 4. Informasjon skal være elektronisk tilgjengelig i det øyeblikket den oppstår. pasientinformasjonen skal kvalitetssikres samtidig som den registreres skrivetiden skal reduseres medisinsk utstyr skal kommunisere direkte med pasientjournalen 5. Pasienter og pårørende skal oppleve helhet og sammenheng i møtet med avdelingen. pasienter og pårørende skal slippe å gjenta de samme opplysningene pasientoppfølgingen skal sikres kontinuitet personalet skal ha oversikt og være oppdatert 6. Kommunikasjon internt og eksternt skal i den grad det er mulig være elektronisk. det skal etableres mer effektive rutiner for rekvirering og tilbakemelding på blodprøver, røntgenundersøkelser og tekniske prosedyrer intern samhandling skal bedres ved elektroniske vakt- og fraværlister elektronisk kommunikasjon med samarbeidspartnere i helsevesenet skal gjøres mulig 7. Pasienter og ansatte på annet nivå i helsevesenet skal oppleve service, kvalitet og tilgjengelighet. telefonkonsultasjoner med pasient og primærhelsetjenesten skal bli mer effektive oppdatert pasientinformasjon skal følge pasienten ved utreise 8. Det skal sikres enkel tilgang til kvalitetsindikatorer for den kliniske virksomheten. medisinsk faglige rapporter skal kunne produseres via elektroniske rutiner EPJ skal stimulere til forsknings- og utviklingsarbeid ved avdelingen 9. Den elektroniske pasientjournalen skal kontinuerlig utvikles og forbedres for å tilfredstille interne og eksterne krav 10. Ansatte ved medisinsk avdeling skal oppleve økt trivsel.

Metoder for gevinstmåling Praktisk anvendelighet og vitenskapelig gyldighet Kombinasjon av kvalitative og kvantitative teknikker: Intervju Spørreskjema Tidsmålinger Daglige driftsparametere Overordnede driftsparametere Sykehusets verdigrunnlag: Effektivitet Tilgjengelighet Kvalitet

Intervju leger Fordeler Elektroniske journalopplysninger er tilgjengelige umiddelbart i den grad det finnes tilgjengelig PC. Dette sikrer adekvat pasientbehandling i situasjoner der papirjournalen tidligere måtte fremskaffes. Ulemper Spesielt en skannet papirjournal og deler av den rene EPJ oppleves som tidkrevende å orientere seg i. Dette kan gå på bekostning av tid som brukes direkte pasientrettet.

Lage informasjonssammendrag og finne informasjonsenhet (sekunder) Tidsmålinger leger Lage informasjonssammendrag og finne informasjonsenhet (sekunder) Ren EPJ Skannet papirjournal Papirjournal

Spørreskjema bruk og endret gjennomføring

Intervju sykepleiere Fordeler Elektroniske journalopplysninger er tilgjengelige umiddelbart i den grad det finnes tilgjengelig PC, spesielt gjelder dette informasjon som sykepleiere har ansvaret for å gjøre tilgjengelig, for eksempel blodprøvesvar. Ulemper Sykepleiernes egen journalføring i sykepleiedokumentasjonen skjer på medisinsk avdeling fortsatt med penn og papir. Skanning av sykepleiedokumentasjon fra tidligere sykehusopphold gjør gjenbruk av dokumentasjonen vanskelig.

Tidsmålinger sykepleiere Bestille blodprøver fra 10 ulike klinisk-kjemiske kategorier (sekunder) EPJ Papirbasert

Spørreskjema bruk og endret gjennomføring

Intervju merkantilt Fordeler Det er mye mindre produksjon, håndtering og henting/levering av papirdokumenter og papirjournaler og alle skriveprosesser er betydelig forenklet. Ulemper Det foregår ekstraarbeid i forhold til dobbeltrutiner der papirdokumenter fortsatt er med. Spesielt skanning av papirdokumenter oppleves som tidkrevende.

Tidsmålinger merkantilt personale Økt kapasitet ved medisinsk sekretariat Bortfall av papirflyt

Spørreskjema bruk og endret gjennomføring

Tilgjengelighet til pasientjournalen Før EPJ: Papirjournal mangler i 10% av behovstilfeller Oppetid EPJ: 99,7% Tid fra behov til journal foreligger for lege i akuttmottak

Tilgjengelighet på informasjon i pasientjournalen

Overordnet økonomi og kvalitet Ingen signifikante forskjeller i driftsdata EPJ-uavhengige påvirkningsfaktorer Ekstrapoleringer fra enkeltprosesser? Praktisk arbeidsfordeling og rutineutvikling

Gevinstforskjeller mellom yrkesgruppene Merkantilt personale Tidkrevende papirhåndtering er eliminert God arbeidsstøtte i EPJ-programvaren Klinisk personale Uendret mengde arbeidsoppgaver Mindre grad av arbeidsstøtte i EPJ-programvaren Den kliniske produksjonen utgjør kjerneaktiviteten ved et sykehus, og må være den viktigste premissleverandør når det gjelder forbedring og effektivisering av arbeidsrutiner og arbeidsverktøy.

Videre organisasjonsutvikling og gevinstrealisering

Videre organisasjonsutvikling og gevinstrealisering Optimal utnyttelse av EPJ Minst mulig papir Enkle og effektive rutiner med bevart kvalitet og trivsel Rett person på rett oppgave Der noe skjer, dokumentér Informasjon registreres en gang Samarbeid og kontinuitet innad og utad

Videre organisasjonsutvikling og gevinstrealisering Akuttmottak Pre-visitt Visittgang Etterarbeid etter visitt Utskrivelse av pasient Sykepleierapportering Henvisingshåndtering Poliklinisk konsultasjon Telefonkonsultasjon

Videre organisasjonsutvikling og gevinstrealisering Organisatoriske forutsetninger Forutsetninger vedrørende IT-systemer og utstyr Forutsetninger vedrørende opplæring

Effektivitetsgevinster Tilgjengelighetsgevinster Videre organisasjonsutvikling og gevinstrealisering Effektivitetsgevinster Kvalitetsgevinster Tilgjengelighetsgevinster

Anbefalinger medisinsk avdeling og Aust-Agder Sykehus HF Formalisere videreutvikling av rutiner og EPJ-programvare. Forslagene til fremtidige arbeidsprosesser ved medisinsk avdeling videreføres, tildels som tidsavgrensede prosjekter. Prioriteringer gjøres på grunnlag av forventede gevinster og en standard kost-nytte mal for rutineendringer og EPJ-funksjonalitet. Til videre endringer knyttes nye målinger av realiserte gevinster.

Anbefalinger andre sykehus - 1 Konkrete og målbare mål for endringsprosessen Aspekter vedrørende både teknologi, økonomi, pasient og organisasjon Løpende evaluering = løpende bevissthet Ledelsesforankring Brukerne av EPJ må involveres og motiveres Endringsvilje/endringsvegring (”people stop change”) Håndtering av opplevde begrensninger i IT-systemene Kommunikasjon og eksisterende møtevirksomhet Realistiske gevinstforventninger Tilgjengelighet til journal vs. tilgjengelighet til informasjon Effektivitet merkantilt vs. klinisk personale Overordnet drift og behandlingskvalitet? Omfanget av skanning vurderes Bulkskanning? informasjonsflyt vs. informasjonsbruk Enkeltdokumentskanning? grafikk vs. elektronisk

Anbefalinger andre sykehus - 2 Rutineendring krever tid Avgrensede prosjekter Frikjøpe relevant personale Reell myndighet Tidlig fokusering på videreutviklingsavtaler Rutineendring til statisk IT-system? Dynamisk prosess også etter innføringsfasen!

Anbefalinger SHD Integrerte systemer på tvers av yrkesgrupper Det knyttes krav til standarder for journalarkitektur Det knyttes krav til standarder for utveksling av hel-elektronisk pasientinformasjon Kvalitetsindikatorer for den kliniske virksomheten

OGprosjektet@aassh.no http://kvalis.ntnu.no/PublicDocs/OGASA/