Hva er en offentlig anskaffelse? Hva må gjøres? Unni Bjerregaard Moe Rådgiver Omstillingsenheten

Fra forvaltning til forretning i kommunen – en anskaffelse er.. Forretningsdrift AS "Kommuneforretning" Kommunalt/interkommunalt Selskap IKS KF Kommunal basisorganisasjon Etater §.l.o.off.ansk KF som driver næring Komm/interkomm samarbeid Adm. Privat aktør Så lenge man har bestemt seg for å holde seg innenfor det mørke grønne Internt i kommunen kan man forvalte eiendeler som man vil..etter vedtak Skal man skaffe noe mellom for eksempel Selskaper KF eller rent private blir anskaffelsen en gjenstand for kontrakt. Alt kan foregå på enkelt vis om det ikke berører private interesser og terskelverdiene som reguleres av forskriften om offentlige anskaffelser Stiftelse

Må man anbudsutsette oppgaver? Fullmakt Politisk vedtaksorgan Barns beste går foran konkurranse

FORSKRIFT om offentlige anskaffelser - hvilken del regulerer hva ? TERSKELVERDIER: Loa og foa del I og del III Over EØS terskelverdi EØS-kunngjøring Kr 1,7/43,5 mill Loa og foa del I og del II under EØS terskelverdi og alle uprioriterte tjenester Nasjonal kunngjøring i Doffin EU direktivene forutsetter at det er kun kontrakter av en viss størrelse som er interessant for leverandører over landegrensene – det er derfor viktig å beregne kontraktenes verdi.. Plikt til å la utenlandske leverandører få delta i konkurranse om disse kontraktene Uprioriterte tjenester Tjenester som er unntatt EU-direktivene og som det ble antatt ikke var interessant for konkurranse over landegrensene. Derfor ikke omfattet av EU-direktivene. Helse- og sosialtjenester, fritids-, kultur og sportstjenester, hotell- og resturantvirksomhet, juridiske tjenester I Norge har vil tilsvarende regler også for de uprioriterte tjenestene, men de er noe mer fleksible. Anledning til å velge prosedyre (anbud eller forhandling) Kortere frister, ikke så strenge krav til hva slags dokumentasjon som kan tillates mv. Anskaffelser etter forskriftens del II dvs anskaffelser over terskelverdiene Den store hovedregel er Anbudskonkurranse Snever unntakshjemmel til konkurranse med forhandling Absolutte minimumsfrister Anskaffelser etter forskriftens del III Dvs anskaffelser under terskelverdiene og uprioriterte tjenester Valgfri prosedyre: anbud eller forhandling Skjønnsmessig frist- rimelig tid Kr 500.000 Loa og foa del I Alminnelige regler Ingen pliktig kunngjøring i Doffin Kr 0,-

Hva gjør vi i anbudsprosesser? Fagforening H.TV Seksjon HVO Utfordrer oss i organisering og samhandling Administrasjon Politikere

H.A. § 1- 4-2 Konkurranseutsetting A) Arbeidstakerorganisasjonene eller forhandlingssammenslutningene skal være representert i administrative ad-hoc grupper som utreder mulig konkurranseutsetting B) Før vedtak om å konkurranseutsette en eller flere tjenester, skal den enkelte arbeidstakerorganisasjon / forhandlingsamenslutning gis anledning til å uttale seg skriftlig for besluttende organ. C) Det vises til lov om off. anskaffelse og ILO konvensjon nr. 94. Utnytte dette handlingsrommet

Planlegging av anskaffelsen Behovsverifikasjon Markedsundersøkelse Spesifikasjoner Gjennomføring av anskaffelse Konkurransebetingelser Leverandørvalg Kontrakt/bestilling Oppfølging av anskaffelse Kontraktsoppfølging Produkt og anleggs oppfølging

Utredningsfase Forberedelsesfasen Grunnleggende opplæring i konkurranseutsetting, regelverk, anskaffelsesteori, ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse Forberedelsesfasen Vurdering av de aktuelle tjenestene mht. bruk av konkurranseuts. Informasjon til tillitsvalgte om aktuell tjeneste – område og prosess Informasjon til de tillitsvalgte etter HA § 3-§4 og §1-4-1 omorganiseringer Beskrivelse av tjenesteområdet, dagens kostnad og kvalitet. Utforme Besluttnings grunnlaget Behovsverifikasjon Markedsundersøkelse Spesifikasjoner § 1-4-2 Ad –hoc- grupper Partsammensatt arbeide? for å lage situasjonsbeskrivelse av tjenesteområdet og vurdere forhold til restkommunen Klargjørende fase – hva eier vi osv Kritisk suksessfaktor er å være grundige i denne fasen – politisk klokt også… og skolering av alle parter i lov og forskrift for offentlige anskaffelser Denne fasen tar tid – i kommunene slurves mye her - og vi mister anseelse og får klager. Siste lysark frem og tilbake her..Hvordan vil fagforeningen og hovedtillitsvalgte forberede organisasjonen, hvem skal delta hvor og når? Vurderes mot Eierskapsmelding og tilknytting til rest kommunen

Utredningsfase forts. Situasjonsbeskrivelse Konkretisering/Prioritering av tjenesteområde som skal konkurranseutsettes Informasjon til tv, partsutvalg, Politiske utvalg, ansatte, brukere Utarbeide spesifikasjon Konkurransegrunnlag Tilbudsutforming Forhandlinger Politisk behandling Prioritering av tjenesteområde – er en vurdering av de som er aktuelle, hvem skal holdes utenfor? Er det noen oppgaver vi må ta særskilt hensyn til? Organisatorisk tilpassning – ny lederstruktur-nye oppgaver som skal inn andre steder osv.. Obs de som er med på å utarbeide konkurranse grunnlaget må ikke delta være leder i konkurranseenheten ved internbud heller ikke konsulenter utenfra. Etablering av anskaffelses komité? Organisatorisk tilpassning

Konkurransegrunnlag og Kravspesifikasjon Behov for å presisere hva vi ønsker å kjøpe Behov for å gi potensielle tilbydere informasjon om hvordan vi vil opptre i tiden frem til kontraktsinngåelse, dvs. vilkårene for konkurransen Kravspesifikasjon? – mer utfyllende

forts. konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget skal inneholde alle de nødvendige opplysninger til å utarbeide et fullverdig tilbud Hva etterspørres (hva skal anskaffes og formålet)? Hvem er brukerne, hvor lenge Hvilke kontraktsbestemmelser gjelder? Hva slags konkurranse (anbud eller forhandling)? Stilles det krav til leverandørens kompetanse mv? Når skal tilbudet innleveres? Hvordan vil kommunen evaluere tilbudene? Hvor lenge skal de vedstå seg tilbudet sitt? Det som fremgår av konkurransegrunnlaget må ikke stride imot det som er kunngjort!! Konkurransegrunnlag Rødt er der vi har mye vi ønsker å si… Hva som skal anskaffes? Hvilken anskaffelsesprosedyre? Hvordan tilbudet og eventuelle vedlegg skal utformes, språk Endelig frist for mottak av tilbud Krav til leverandørene? Hvordan tilbudene skal evalueres, vekting Hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsvilkår som gjelder SKAL-krav : Beskrivelse av hvilken ytelse som skal anskaffes, jf § 8-3, § 17-3 Beskrivelse av HVA som skal anskaffes og ikke HVORDAN leverandøren skal levere, åpen spesifikasjon Ved utforming av kravene skal livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser vektlegges Dersom det er anledning til å inngi tilbud på deler av oppdraget skal dette opplyses Eventuelle opsjoner Hvilke kontraktsvilkår

Eksempel på kravspesifikasjon

Kravspesifikasjon forts…

Kvalifikasjonsgrunnlaget Del av tilbudsbestemmelsene : Regler for hvilke krav det stilles til leverandørene for deltakelse Tydelige krav - får den informasjonen vi vil ha - sikrer gode leverandører Forutberegnelighet Kvalifikasjonskravene skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen - suppleres eller utdypes i kvalifikasjonsgrunnlaget

Anskaffelsesfase Valg av modell Behovsverifikasjon, skille bestiller utfører, etablere kontroll og oppfølgingssystemer Skille bestiller - utfører Dyktiggjøre bestiller enhet Dyktiggjøre utfører enhet Informasjon vedrørende en eventuell virksomhetsoverdragelse Internbud? Utskilling av tjeneste. Dyktiggjøring for begge enhetene blir å øve de på deres fremtidige eller nyetablerte funksjon – rolleforståelse, avklaringer, ledelse og avlæring av gammel kultur. Hvem gjør hva nå..så langt og ikke lenger.. Dette kan prosjektorganiseres Fagforbundet bør sitte i styringsgruppe og arbeidsgruppe på enhetene..følge prosess tett på og sikre våre medlemmer og deres oppgaver. Sikre lovmessighet og forsvarlighet. Vernetjenesten bør ha et godt øye med helhetlig arbeidsmiljø under hele prosessen Vi bør gjøre oss egne tanker/vurderinger hvorvidt det vil være å anse som en virksomhetsoverdragelse – juss flere momenter som kommer inn.

Anskaffelsesfase forts. Gjennomføring Spesifikasjon Konkurransegrunnlag Tilbudsutforming forhandlinger Informasjon/ drøfting til Tv og ansatte vedrørende valg av leverandør Evaluering av tilbud Forhandlinger Kontraksrett Kontraktsutforming Informasjon til brukerne Valg av leverandør Rommet for invilvering her avhenger av om man har fått inntrede i anskaffelsesprosessen. Har man innsyn inn i komiteen vil man kunne påvirke. Har man det ikke vil man kun ha tilgang til informasjon i etterkant. Dette er etter min forståelse av hensynet til taushetsplikt et lukket fora. Dette igjen for å ivareta hensynet med fri og uavhengig konkurranse.

Krav til leverandøren, foa. §§ 8-4 og 17-4 Hvorfor stille krav til leverandøren? For å sikre oss at han er egnet og har evne til å gjennomføre / oppfylle eventuelle kontraktsforpliktelse Kravene som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres Hva slags krav kan man stille til leverandøren? Konkret vurdering, men må ha betydning for den ytelse som skal leveres. Dersom langvarig kontrakt – sikre oss at han ikke går konkurs i kontraktsperioden Dersom stor risiko ved kontrakten - sikre oss at leverandøren tåler et mulig erstatningsansvar Dersom det kreves en spesiell kompetanse for å gjennomføre kontrakten -stille krav til spesifikk kompetanse, erfaring ol

Eksempel: Krav: God gjennomføringsevne. Som krav til dokumentasjon kan det fremlegges eks. Oversikt over samlede personalressurser Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over Oversikt over total maskinpark/verktøy/materiell Metoder for kvalitetssikring Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke Attester eller vitnesbyrd om utdannelse og yrkespraksis for leverandøren foretakets administrative ledelse med mer Angivelse av relevante miljøledelsestiltak leverandøren vil anvende ved utførelsen av kontrakten

Eksempel: oversikt over relevante oppdrag utført de siste fem år (b/a) Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet Krav: Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som bevis kan det fremlegges, eks. oversikt over relevante oppdrag utført de siste fem år (b/a) liste over viktigste leveranser/utførte tjenester de siste 3 år Referanser fra kunder

Drifts fase…. Anskaffelsesfase Drift Kontraktsinngåelse Kontrakts – administrasjon Kontroll og oppfølging Nødvendig informasjon til partsutvalg og ansatte og TV vedrørende kontraktsinnhold Kontroll og oppfølging Kontrakts - administrasjon Fagforbundets arbeid gi nye tillitsvalgte stafett pinnen , hvem holder kontakten og hjelper til i oppstartsfasen – hvordan opprettholde kontakten og identiteten med fagforbundet..hvem passer på medlemskontakten ikke glipper..osv All erfaring tilsier at vi mister de over tid.. Drifts fase….

Anskaffelsesprosessen i et nøtteskall Tillitsvalgte kan legge mange føringer her Anskaffelsesprosessen i et nøtteskall Planlegging Behovsverifikasjon Markedsundersøk. Spesifikasjoner Gjennomføring av konkurransen Konkurransebetingelser leverandørvalg kontrakt/bestilling Oppfølging Kontraktsoppfølging Produkt og anleggsoppfølging Behovet Markedet Spesifikasjon Kontraktens verdi Konkurranse- form Kunngjøring Saksbehandling Konkurranse grunnlag Valg av leverandør Kvalifikasjon- spørsmålet Tildelings- spørsmålet

Utfordring - Kontroll av anskaffelsen Ressurskrevende Krav på innsyn ofte mangelfullt i kontrakten Kommer i tilleg til allt annet i den vanlige kommunale hverdagen – Vanskelig å å spisse hva som er viktig å føre tilsyn med. Kvaitet mot brukeren, regnskapsførsel, kostnadsendinger, ansattes arbeidsmiljø og lønnsvilkår.

«Aleris Omsorg vant anbudet på Ravnanger på pris «Aleris Omsorg vant anbudet på Ravnanger på pris. De ble vurdert å ha det laveste kvalitetsnivået på tjenestene.» ASKØYVÆRINGEN, 8.3.2011

ILO 94 og Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Krav om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter som sikrer lønns og arbeidsvilkår Rett til gjeldene landsomfattende tariffavtale Arb.tid, overtid, turnustillegg, ulempet, dekning, reise,kost,losji – som følger tariffavt. ILO = international laber organisation

Reell påvirkning avhenger av partenes representanter Kommunelovens §25 Administrasjonsutvalg § 26 andre nemder Tariffavtalen HA møter Medbestemmelse Deltagelse i prosessen Lovverket er der: Styringsretten er Begrenset av rammene rundt = lovverk og avtaler Medbestemmelse – prinsippet fastslått i grunnlovens § 110 (1980) AP prinsipprogram 1891) demokratisering av arbeidsplassene/eiendomsrett I prinsippet saksbehandlingsfeil/tariffbrudd om ikke medbestemmelse ikke er ivaretatt – men ikke automatisk rett til å nekte å rette seg etter beslutningen. Beslutningsrett ligger hos arbeidsgiver.

Hvem kan bidra? Fagforeningen/HTV Seksjonene Husk vernetjenesten Tidlig Inn!! Politikk Juss Sørge for medbestemmelse /medvirkning og tilgang til informasjon (Aml/HA) Få oversikt over situasjonen Delegere oppgaver og ansvar Opplæring Påvirkning på Konkurransegrunnlaget Prosess internt Aktivisere: Medlemmene Politikerne Media Innbyggerne Plass til alle – nok å gjøre Viktig å gjøre mye ut av det og ha tett dialog Medansvar for det yrkesfaglige i prosessen Kravspesifikasjoner Kartlegge hva slag oppgaver gjør ansatte nå Kompetansekrav Ledelses krav Bemanningskrav Kvalitetskrav / standarder Skjulte oppgaver? Belyse de faglige utfordringene ved konkurranseutsettingen. Bidra i informasjonsarbeidet Husk vernetjenesten