Organisasjonsplan Plan som skal følge søknaden om godkjenning av foretak som viser foretakets organisasjonsstruktur med hensyn til kvalifikasjonskrav til foretakets faglige ledelse og viser fordeling av ansvar med hensyn til oppfyllelse av krav i eller i medhold av plan- og bygningslovgivningen.

Alt henger sammen med alt en temaveiledning om styringssystemer i små byggeprosjekter

Innledning Mange regelverk setter krav til systematisk styring i byggevirk-somheten. Temaveilederen anviser hvordan ulike myndighetskrav kan integreres i prosjektstyringen.

Mål for veileder 1 Beskrive god praksis for styring i mindre byggeprosjekter 2 Gi eksempler på integrering av krav fra ulike regelverk i prosjektstyringen 3 Nyttig for foretak som vil videreutvikle sine systemer 4 Nyttig for kommuner, særlig i tilsyn

Grunnleggende om system • Bedriften er systemeier og fastlegger sitt eget system • Noen kontrollområder må prioriteres. Alt kan ikke kontrolleres dokumentert • Ledelsen må ved bedriftsinternt tilsyn påse at systemene virker som tiltenkt • Kommunene må ved tilsyn påse at det delegerte kontrollansvaret ivaretas

3 Mange ansvar Byggevirksomheten har mange ansvarsroller definert i ulike regelverk Ansvarene og regelverkskravene må gjenspeiles i ett system i bedriften; bedriftens kvalitetssystem

Alle definerer ulike ansvar for foretakene som driver byggevirksomhet Mange regelverk • Bustadoppføringsloven • Avhendingslova • Lov om håndverkertjenester • Plan- og bygningsloven • Internkontrollforskriften (arbeidsmiljøloven) • Byggherreforskriften Alle definerer ulike ansvar for foretakene som driver byggevirksomhet

Tilpassede systemer Virksomhetens art: Prosjektets art: • Stor - liten • Egenregi – innkjøpte tjenester Prosjektets art: • Rehabilitering • Småhus enkeltvis • Feltutbygging • Boligblokk, næringsbygg, helseinstitusjon

Enkelt system for ”enkle prosjekter” ”HMS-prosjektpakke” for småhus/enebolig 1 HMS-plan m/fellesbestemmelser, 1 side 2 Melding til arbeidstilsynet, 1 side 3 Avtale om HMS-ansvar, 1 side Pakken løser viktige HMS-krav ansvarsplassering, varsling av midlertidig arbeid, byggeplassbestemmelser og handlingsplan

4 Foretaks- og prosjektsystem All byggeaktivitet skjer i prosjekter med flere foretak. Derfor må vi skille mellom: • kvalitetssystem for bedriftsstyring • prosjektsystem for byggearbeid. Byggeprosjekter er ulikt organisert. Det krever ulike prosjektsystemer

4.1 Kvalitetssystemet

4.2 Prosjektsystem Småhus Feltutbygging, blokk og næringsbygg liten administrasjon, ingen på byggeplassen standard permer for prosjektdokumenter Feltutbygging, blokk og næringsbygg egen administrasjon på byggeplassen spesielle prosjektadministrative verktøy

Prosjektsystemet bygger på kvalitetssystemet

5 Systemkrav Internkontroll- og Byggherreforskriften overlapper i systemkrav med Plan- og bygningsloven (GOF): • Ansvar og organisering • Risikovurdering og tiltak for forebygging • Kontroll • Arkiv og gjenfinning • Avvik og forbedring

5.1 Håndverker, underentreprenør Minimum av papirer, alt må være NYTTIG Informasjon til alle på tavle, ikke i perm:

Håndverker- eller underentreprenørperm Bransjemal for dokumenter på byggeplassen

Varsling om avvik

Behandling av avvik Skjer fra ledelsen: Ansvarlig kontrollerende påser at avvik behandles, har ellers plikt om å varsle myndighetene

Prosjektlederen Styringstema for den som har kontraktsansvaret overfor kunde, ev. søker, ev kontrollansvarlig (pbl): • Møter og rapportering • Innkjøp, kontrakter og avtaler (prosjektering, leverandører og UE) • Ansvarsrett og tillatelser • Sluttkontroll og overlevering

6 Kontroll i byggeprosessen Krav må følges opp i ulike faser, av ulike aktører, for at resultatet skal bli rett Kontroller må derfor gjøres når et arbeid slutter og et annet fag tar over

Kontroll av sammenhenger

6.1 Kontroll av prosjektering • Store krav til personlig aktsomhet • Konstruksjonsstandardene har faglige krav til kontroll • Sluttkontroll av tegninger dokumenteres • Dokumentert kontroll er viktig – men enda viktigere: Hva er prosjektert ?

6.2 Kontroll av byggearbeider • Kontroll ved faste milepæler - dokumentert • Mye annen kontroll underveis - ikke dokumentert Planlegging ved møter og informasjon på forhånd er lønnsomt, og bidrar til at feil forebygges

Viktig for styring og kontroll 1 sluttkontroll av prosjektering 2 trekantmøte ved levering av oppdrag til prosjektleder/byggeleder 3 møte ved tildeling av oppdrag til håndverksbas og underentreprenør 4 kontroll av plassering 5 grunnmurskontroll 6 kontroll av råbygg før lukking 7 overflatekontroll før maling 8 sluttkontroll for de enkelte håndverksfag og underentreprenører 9 sluttkontroll (kontrakt og PBL) ved overlevering til kunden

Kontroll ved faste milepæler

”Sjekkliste” for sjekklisten

Del av sjekklisten: Byggeplassbestemmelsene om at gulvet skal rengjøres etter isola-sjonsarbeider var omhyggelig utført og kontrollert, …..

... men taket var ikke på plass

Husk • Dokumentert kontroll er ikke ”vanntett”. • Vi ”bygger med tegninger” – ikke med sjekklister • Dokumentert kontroll skaper tillit til kompetansen • Kontrollsystemet kan ikke erstatte kompetanse

Målet var og målet er Kompetanse + kontroll = rett første gang og hver gang

Systematisk styring av virksomheten og kvalifisert ledelse øker sannsynligheten for at målet for virksomheten oppfylles, samt at virksomheten drives i samsvar med plan- og bygningsloven. Bedømmelsen av foretakskompetanse skjer bl.a. på grunnlag av kvalifikasjoner hos faglige ledere. Med "faglig leder" forstås personell som er bemyndiget av foretakets ledelse til å ta beslutninger av betydning for oppfyllelse av myndighetskrav ved utøvelse av oppgaver i forbindelse med søknadspliktige tiltak. Faglig leder må ha formell og reell innflytelse på det arbeid som utføres. Det formelle reguleres gjerne av stillingsfullmakt, stillingsinstruks eller ansettelsesavtale. Den reelle innflytelsen vil avhenge av hvilken påvirkning faglig leder har på det arbeidet som gjøres. Her kan geografisk plassering være et moment. Innen enkelte funksjoner, som utførelse, vil geografisk tilhørighet til tiltaket være av betydning. Faglig leder må befinne seg tilstrekkelig nært tiltaket til at en reell faglig ledelse kan gjennomføres. Vedkommende skal også være tilgjengelig for kommunen. For prosjekterings- og søkerfunksjonen vil faglig leders geografiske plassering i forhold til de prosjekterende, ikke ha samme betydning. Det er fullt mulig for faglig leder å følge opp et prosjekteringsarbeid på avstand med dagens kommunikasjonsmuligheter.

Foretak bør ved søknad om godkjenning, presentere en organisasjonsplan hvor det framgår hvilke ansvarsområder de enkelte faglige ledere har. Foretaket må synliggjøre hvordan myndighet er fordelt til de som har ansvar for byggeprosjekter. Det må foreligge en generell organisasjonsplan som viser hvordan foretaket fordeler ansvar i enkelttiltak og hvordan foretaket sikrer at oppgaveløsningen skjer på kvalifisert måte. ’ Det er foretakets ansvar å sikre nødvendig kunnskaper og ferdigheter hos ledere og operatører i forhold til foretakets godkjenningsområde. Hvordan foretaket setter krav til og bedømmer kvalifikasjoner hos tilsatte må framgå av foretakets organisasjonsplan. Det er videre foretakets ansvar at operatører har nødvendige sertifikater der dette er krevet av andre myndigheter. Det må framgå at faglig leder har reell mulighet for innflytelse i det enkelte prosjektet.

Selv om organisasjonsplan ikke kreves innsendt ved søknad om godkjenning, har bygningsmyndighetene rett til å føre tilsyn med ansvarsforholdet i det enkelte tiltak. Det må derfor oppgis hvor den er å finne og hva dokumentet heter i foretaket. Kommunen kan både før og etter at ansvarsrett er innvilget, kreve å få se prosjektorganisasjonen. I mindre foretak kan den ansvarlige leder være faglig leder og samtidig den som forestår oppgaven med prosjektering eller utførelse på byggeplass. Det vil i slike tilfeller ikke være behov for en omfattende organisasjonsplan.

Organisasjonsplan. En viktig del av styringssystemet er foretakets organisasjonsplan og plan for prosjektorganisering. Planene skal vise hvordan ansvaret for oppfyllelse av myndighetskrav er delegert i foretaket og i prosjektet.

Organisasjonsplan Organisasjonsplanen skal vise foretakets generelle ansvars og myndighetsfordeling, kvalifikasjonene til den faglige ledelse, samt fagkompetanse hos andre nøkkelansatte. I hvert tiltak/prosjekt skal det utarbeides en plan for prosjektorganisering som viser ansvarsfordeling for det konkrete tiltaket og eventuell tilknytting og styring av andre foretak. Planen må vise hvordan prosjektet faktisk styres og sikre at nødvendig kompetanse foreligger. Planen for prosjektorganisering skal sikre at alle oppgavene løses på kvalifisert måte.

Styringssystem Foretaket må i styringssystemet sitt avgrense eget arbeid og hvordan det eventuelt håndterer innkjøp og styring av andre personer eller foretak. Det er krav om at systemet angir hva foretaket gjør med egne ressurser før det må knytte til seg personer eller foretak.

Ulike foretak – ulike systemer Foretak som ikke baserer seg på innkjøp av kompetanse, enten fordi de dekker alle nødvendige deler av et tiltak med egne ansatte er spesialister på et avgrenset område, eller rett og slett ikke ønsker å utføre visse oppgaver, må redegjøre for det i sitt system.

Ulike foretak – ulike systemer Foretak som bruker underentreprenører, underleverandører eller rådgivere under sin ansvarsrett, må i sitt system vise hvordan disse styres og hvordan aktører blir vurdert. Dersom man leier inn foretak der man selv ikke har egen kompetanse, må foretaket vurderes etter kravene i godkjenningsforskriften. Et byggmesterforetak som f.eks. leier inn en rørlegger, men selv står ansvarlig for bygningen med tekniske installasjoner, må forsikre seg om at arbeidet utføres av kvalifisert personell.

Ulike foretak – ulike systemer Et foretak som har tilstrekkelig faglig ledelse står friere til å hente inn arbeidskraft. Det er foretaket som er ansvarlig for at prosjektet har tilstrekkelig faglig ledelse. Foretak som får ansvarsrett i en byggesak er ikke ubetinget faglig godkjent for utførelse av tiltaket. Foretaket må selv vurdere hva det har kompetanse og mulighet til å gjennomføre og sørge for at øvrige oppgaver løses kvalifisert. Manglende faglig ledelse eller manglende kompetanse på deler av et tiltak anses som et alvorlig brudd på vilkårene for ansvarsrett.

Ulike foretak – ulike systemer Ved søknad om sentral godkjenning kreves det en egenerklæring på at systemkravene er tilstrekkelig beskrevet i foretakets system. For å avhjelpe foretakene i denne prosessen vil man ved søknad om sentral godkjenning kun være nødt til å krysse av for det eller de områder som ligger nærmest den beskrivelsen av arbeidsområder (kjerneområder/ hovedområder) man etter systemet sitt kan utføre uten bistand fra andre personer eller foretak. Avkryssingen vil bli gjengitt på web i registret over godkjente foretak. Den angitte avgrensning kan foretak med sentral godkjenning ajourføre direkte på internett ved endringer av system og faglig kompetanse.

Ulike foretak – ulike systemer Avkryssingen må som nevnt på best mulig måte avspeile det foretaket gjør med egne ressurser. Foretakets system må inneholde en nærmere beskrivelse av hvordan foretaket sørger for at kravene i byggereglene følges. Dette gjelder uavhengig av foretakets størrelse og uavhengig av prosjektenes omfang. Systemet må styre hvordan tilstrekkelig kvalifisert ledelse og personell brukes i de enkelte prosjektene. Dokumentasjonen for disse delene av systemet, og for at de følges, skal kunne finnes igjen ved tilsyn i byggesaken, og når Statens bygningstekniske etat følger opp sentralt godkjente foretak.

Ulike foretak – ulike systemer Små foretak med avgrensede oppgaver og som utfører alt de påtar seg ansvar for med egne ressurser, må nødvendigvis ikke ha system for styring og kvalifisering av andre foretak og personell. Det er et krav at foretaket gjør en klar avgrensing i sitt system. Dersom det ved tilsyn blir klart at foretaket likevel har satt bort oppgaver eller hentet inn personell, vil det kunne føre til tap av sentral godkjenning og andre reaksjoner fra de lokale bygningsmyndigheter.

Organisasjonsplan eksempel Bestemmelsen tar sikte på at de som er kvalifisert som faglige ledere skal ha innflytelse på det som gjøres i de enkelte prosjektene. Der det fremgår at foretaket er et enmannsforetak eller foretak der faglig leder og prosjektleder alltid er samme person, anses spørsmålet om organisasjon uten videre som besvart. Foretak som vanligvis driver flere prosjekter må ved organisasjonsplanen vise hvor faglig(e) leder(e) sitter i organisasjonen og hvordan disse utøver ledelse av de funksjoner og godkjenningsområder som foretaket driver innen. Peder Ås er kvalifisert som faglig leder når foretaket er ansvarlig søker, ansvarlig samordner og ansvarlig utførende. I virksomheten tar han seg alltid selv av søknader, mens det er hans eldste svenn Jens Jensen som leder arbeidene på byggeplass.

Organisasjonsplan eksempel Faglig leder Peder ÅS Prosjektleder SØK Peder Ås Prosjektleder UTF/KUT

Organisasjonsplan eksempel Som mester har Ås både det faglige og forretningsmessige ansvar. Det kan derfor synes noe selvsagt, men organisasjonsplanen bør inneholde en stillingsbeskrivelse.

I stillingsbeskrivelsen bør det fremgå at faglig leder skal: tilrettelegge oppdragene ved bl a. å sørge for at metoder, utstyr og personell er tilstrekkelig for at prosjektet kan gjennomføres tilfredsstillende instruere prosjektansvarlige følge opp prosjektresultat påse at dokumentasjon er fullstendig og tilstrekkelig påse at foretakssystem blir fulgt i prosjekt

Organisasjonsplan eksempel For Jens Jensen bør det være en stillingsbeskrivelse eller -instruks, men det er ikke nødvendig å registrere ham som faglig leder, ettersom Ås selv har det overordnede ansvar

Organisasjonsplan Med andre ord Plan som skal følge søknaden om godkjenning av foretak som viser foretakets organisasjonsstruktur med hensyn til kvalifikasjonskrav til foretakets faglige ledelse og viser fordeling av ansvar med hensyn til oppfyllelse av krav i eller i medhold av plan- og bygningslovgivningen.

Lykke til