MPA Norway, Christmas Meeting Oslo 01. Dec MPA Norway, Christmas Meeting Oslo 01.Dec.2005 Senior rådgiver Jarle Finsveen

185 proffe medspillere På banen siden 1984 Stødige lagspillere Effektive lissepasninger

Rådgivning Prosjektledelse Portefølje- og programledelse Prosjektevaluering Usikkerhetsstyring Beslutningsstøtte

God strukturering og formalisert nedbrytning av prosjekter Hvorfor? Hvilke gevinster oppnår man?

Ryggraden i god prosjektstyring! Fra kaos til kontroll Forutsetning for gode resultater i prosjektbedrifter Forutsetning for en vellykket styring av et prosjekt Utarbeidelse av gode strukturer er et håndverk

Hvorfor trenger vi strukturer? How does one eat an elephant? One bite at a time! Arbeidsomfanget må deles opp i hensiktsmessige enheter Hele omfanget og intet annet enn omfanget Hvem er sjefen? Behov for klare ansvars- og myndighetsforhold Hva trengs? Nødvendige ressurser må identifiseres Mengden må spesifiseres Eksempler: Rehabilitering av hus Dobbeltspor stegning – buss for tog kostnad del av prosjektet ? Riksrevisjonen – Offentlige prosjekter omfattende og komplisert prosjektorg – ansvars og mundighetsforhold ikke tilstrekkelig avklart før prosjektet startes Rehabilitering: Trenger sement, hva slags type cement, mur og støp, Bygge en betongplattform -> en hel vitenskap Trenger noe folk: Med hvilke kvalifikasjoner?

Behovet for formaliserte strukturer Når kommer behovet? Tidligere enn du tror! Når kommer behovet: Tidligere enn du tror ! Eksempel: Ekteskap Størrelse / kompleksitet

Hvilke strukturer trenger vi? Standardiserte strukturer På tvers av prosjekter Erfaringsdata Nøkkeltall Bench-marking Porteføljestyring Kapasitetsanalyser Etc. Prosjektspesifikke strukturer PNS, WBS Prosjekter er pr. def. ulike Tilpasses det enkelte prosjekt Gjennomføringsstrategi Kontraktsstrategi Prosjektorganisasjon Dekker prosjektets behov for styringsinformasjon Leveransefokusert Eksempler: Standardiserte strukturer: SCCS, byggindeks, basisorganisasjon i matriseorg, Forskjell jernbane/veg prosjekters inndeling i strekninger/parseller

Standardiserte strukturer - En forutsetning for gode resultater i prosjektbedrifter

Behovet for strukturerte erfaringsdata Hvilke informasjonskilder har du egentlig? Identifisering Definering Gjennomføring Drift & Vedl. Erfaringsdata Kan blant annet brukes til : Estimering Nøkkeltall Sammenligninger mellom prosjekt Sammenligninger mot andre selskap Gode estimater / anslag avgjørende for eksempel i en anbudssituasjon Kontinuerlig forbedring, målinger ift planlagt

Eksempel: Standard Cost Coding System Physical Breakdown Structure Beskriver HVA Standard Activity Breakdown Beskriver NÅR PBS SAB Beskriver den fysiske oppdelingen av konseptet, f.eks. i hovedprodukter som landanlegg, plattform, transportsystem, undervannsstruktur. Beskriver en standardisert nedbrytning av aktiviteter i et utbyggingsprosjekt, for eksempel ledelse, innkjøp, fabrikasjon og operasjoner. COR AA Topsides AAA Drilling Area AAB Process Area AABA Gas Treatment AABB Oil Treatment AABC Common Process 4 Construction 41 Onshore construction 411 Mobilisation 412 Fabrication 413 Test & commissioning 414 Start-up Code of Resource Beskriver HVEM Beskriver alle varer og tjenester som forbrukes i et utbyggingsprosjekt, for eksempel inndeling i ledelse, prosjektering og utstyr. Hva representerer kombinasjonen AABA-412-EPA ? ”Prefabrikasjon av sentrifugalpumper for et gassbehandlingsanlegg” E Equipment EP Pumps EPA Centrifugal Pumps

Sammenheng mellom strukturer Standardiserte strukturer Prosjektspesifikke strukturer Hva Prosj. Org. WBS element (laveste nivå) Hvem Geo- grafi Analysere prosjektet vha av kombinasjoner av strukturer Når Kontr. strukt

Behovet for å ha total oversikt Er situasjonen preget av Mange prosjekter I ulike faser Matriseorganisering Felles ressurser Underkapasitet Løsning Standardisert strukturer Felles for alle prosjekter Formaliserte prosesser Resultat: Porteføljestyring Ressurskapasitet i tid Ressursbehov i tid Langsiktig planlegging Timing av prosjekter Styring av usikkerhet Finansiell optimalisering Mulig eksempel : Kontoplaner i regnskap, og utarbeidelse av nøkkeltall = Høyt potensial for kaos preget av stor usikkerhet og dårlig beslutninger

Prosjektspesifikke strukturer - En forutsetning for vellykket styring av et prosjekt

Grunnlag for helhetlig prosjektstyring Forgjenger for andre prosjektstyringsaktiviteter Felles database for styring av Økonomi Ressurser Tid Usikkerhet Endringskontroll Konsistent beslutningsunderlag Faste rapporter (intern/eksterne) Ad hoc analyser Nøkkeltall Har gjerne en KTR-katalog, god ide, men danner ofte ikke et felles grunnlag for eksempel bygget rundt kontoplan for økonomistyring Nøkkeltall, Key Performance Indicators

Forgjenger for andre PS-aktiviteter

Felles database - Prosjektstyringsbasis Omfang Tid Kostnader

Aggregering = kontroll Beslutningsunderlag L. 0 Prosjekt L. 1 AFE L. 2 Kontrakt Kontrakt L. 3 WBS/ WBS/ Arb.pakke Arb.pakke Område/ Kunde L. 4 Disiplin/ Område System Aggregering = kontroll Aggregering = kontroll Prosj. kontr. Bygge-kontr. L. 5 Detaljert plan Detaljert plan Økonomi Ressurser Tid Usikkerhet Prosj. kontr. Bygge-kontr. L. 6 Dokument reg. Arbeidsplan Leverandør

Håndverket strukturering Krever blant annet: Inngående forståelse for det som skal leveres Inngående forståelse for arbeidsprosessene Inngående forståelse for prosjektledelse Tverrfaglig prosjektstyringskompetanse God kjennskap til andre prosesser i bedriften

Gode råd på veien Bruk mye krefter på å definere gode strukturer så tidlig som mulig Lag forslag – test/drøft - korriger God investering Prosjektspesifikke strukturer Tenk leveranser og del-leveranser Finn essensen – gjør forenklinger For hver ny kombinasjon mangedobles antall elementer For hver ny kombinasjon øker detaljeringsgraden

Back-up slides

Dessuten … God strukturering er kanskje det viktigste bidraget til heve prosjektstyringsfagets anseelse Felles datagrunnlag og god strukturering gir effektive og konsistente analyser og rapporter Rask produksjon av nyttig beslutningsinformasjon Motstridende rapporter: Upålitelige rapporter – mister verdi – teknisk styrte prosjekter

Ryggraden i god prosjektstyring! Fra kaos til kontroll – Hvorfor trenger vi strukturer, og hvilke er det vi trenger Forutsetning for gode resultater i prosjektbedrifter – Standard strukturer, erfaringsdata, nøkkeltall, bench-marking etc. Forutsetning for en vellykket styring av et prosjekt – Helhetlig prosjektstyring ; økonomi, tid, ressurser og usikkerhet Utarbeidelse av gode strukturer er et håndverk – Hvilke forhold må det tas hensyn til, må inneholde, bør inneholde, praktiske eksempler og tilrådninger

Sammenheng mellom WBS- / SCCS-struktur Elementene i figuren kan aggregeres i to ulike retninger, en prosjektspesifikk for styringsformål (WBS) og en prosjekttypegenerell for estimering og oppsamling av erfaringsdata (SCCS) SCCS-strukturen er flertoppet, dvs. vi kan aggregere med hensyn til PBS, SAB og COR. (PBS) (SAB) (COR) SCCS

Kodestruktur etablert PBS COR SAB SCCS forts……. Kodestruktur etablert Innhenter data fra gjennomførte prosjekter (historiske data) Konvertering til normaliserte data Korrigere for abnorme eller ekstreme forhold Utføres av personell med inngående kjennskap til det aktuelle prosjektet Dataene regnes så om til samme prisdato og valuta Data normalisert og kan brukes til sammenligninger mellom ulike prosjekt

Helhetlig prosjektstyring Grunnlaget for andre prosjektstyringsaktiviteter Grunnlaget for andre prosjektstyringsaktiviteter Sørge for at prosjektet har et enhetlig datagrunnlag for styring av økonomi, ressurser, tid og usikkerhet - Prosjektstyringsbasis Har gjerne en KTR-katalog, god ide, men danner ofte ikke et felles grunnlag for eksempel bygget rundt kontoplan for økonomistyring Sørge for at styringsinformasjon kan filtreres, grupperes, summeres og presenteres på en slik måte at ledelsen kan ta god beslutninger

Høy overskrift (til store tabeller etc)