1 Tilgjengeliggjøring av elektroniske registre – idéer og problemstillinger Seminar om tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier, Skógar, Island, Lars Nygaard, rådgiver i Avdeling for elektronisk arkiv, Riksarkivet i Norge

2 Ulike former for tilgjengeliggjøring  Utlegging på Internett (web) for allmennheten eller avgrensede brukergrupper (navigering, søking og fremvisning)  Brukertjenester på interne systemer på arkivinstitu- sjonenes "medielesesaler" (navigering, søking og fremvisning)  Tjeneste for nedlasting av filer/databaser for videre bearbeiding/anvendelse på brukerens datamaskin. For forskere og andre med bearbeidingsbehov. (alternativ: distribusjon på CD-R eller DVD-R)  Svar på publikumshenvendelser til arkivinstitusjonen, basert på elektronisk arkivmateriale (saksbehandling)

3 Utfordringer for tilgjengeliggjøring Juridiske utfordringer:  Avklaring av tilgangsregler for elektronisk materiale (basert på innhold, alder og form)  Policy hos arkivinstitusjonene Teknologiske utfordringer:  Generelle og samtidig brukervennlige verktøy  Forholdet til internasjonale standarder, f.eks. OAIS  Samarbeid om metode- og verktøyutvikling Pedagogiske utfordringer:  Formidling av informasjon og dokumentasjon til brukerne  Brukernes IT-kompetanse

4 Mulig løsning? Jeg vil i det følgende skissere en brukertjeneste som er:  Generell (dvs. ikke skreddersydd for data fra Noark- systemer eller andre bestemte registre/fagsystemer)  Internettbasert (krever kun web-browser hos brukeren)  Åpen for alle (men kan begrenses til bestemte brukere eller deler av et materiale v.hj.a. brukernavn/passord)  Teknisk relativt enkel  Fleksibel og slagkraftig  Brukervennlig???

5 Forutsetninger  De bevaringsverdige dataene fra det aktuelle registeret (fagsystemet) må være avlevert som et uttrekk av tekstfiler i et godkjent format (fast, ”kommaseparert” eller XML).  Uttrekkets struktur må være beskrevet i detalj i vårt standardiserte språk for dette, ADDML (helst ved hjelp av verktøyet Arkadukt).  Dersom uttrekket ikke har relasjonell struktur på forhånd, må det konverteres over til dette (og helst ”kommaseparerte” filer) v.hj.a. Arkade e.a. verktøy.  Uttrekket må lagres ”online” i et lagringsnettverk.  Uttrekket må følges av system- og bruks- dokumentasjon (kontekst- og innholdsinformasjon, datamodell etc.) som kan forstås av nye brukere.

6 Forberedelser  Med utgangspunkt i ADDML-beskrivelsen av uttrekket produserer Arkadukt ved hjelp av XSL transformations (XSL-T) en relasjonell databasestruktur for uttrekket (CREATE TABLE-setninger i SQL).  Den tomme databasestrukturen opprettes f.eks. i MySQL på en webserver.  Tabellene fylles med data fra uttrekket ved hjelp av LOAD-setninger (SQL) mot ”kommaseparerte” filer.  System- og bruksdokumentasjonen for uttrekket må gjøres lett tilgjengelig for brukerne som elektroniske dokumenter.

7 Bruk  Brukeren søker fram og velger det elektroniske arkivet  ”serien” (fagsystemet/registeret)  uttrekket han/hun vil arbeide med i Felleskatalogen for Arkivverket, som er Internett-grensesnittet mot arkivdatabasen Asta.  Tilhørende system- og bruksdokumentasjon for uttrekket gjøres der tilgjengelig via hyperlenker på skjermen.  Ved å oppgi passord og klikke på ”Opprett database” e.l. får brukeren automatisk utført de tre første punktene (forberedelsene) på forrige side, dersom disse ikke er gjennomført på forhånd.

8 Bruk (forts.)  Ved hjelp av et generelt, web-basert databasegrense- snitt som phpMyAdmin e.a. mot MySQL kan brukeren utføre f.eks. koblinger, søk og opptellinger i databasen og få resultatene fremvist på skjermen eller lagret på fil. Avanserte operasjoner mot databasen krever at brukeren behersker SQL, enkle søk kan spesifiseres uten kjennskap til SQL.  I trefflisten fra søkene vil det på skjermen være hyper- linker til eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter (tekst, bilder, lydopptak osv.).  [Enkle uttrekk fra registre med én tabell eller to tabeller (1:M- relasjon) kan alternativt tilgjengeliggjøres ved hjelp av Digitalarkivets ordinære søkegrensesnitt utviklet for digitalisert (transkribert) materiale.]

9 Forhåndsevaluering  Den skisserte løsningen krever at det aktuelle data- uttrekket ikke er for stort (mange Gigabyte) eller har for komplisert struktur (mange tabeller).  Løsningen krever at brukeren forstår datamodeller og andre tekniske databasebeskrivelser.  Løsningen krever også at brukeren behersker spørrespråket SQL for relasjonsdatabaser for å kunne utnytte materialet på avansert måte.  Er dette akseptabelt ??