Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014 Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014

HRM - Hva har vi gjort? Gjennomført 4 dager med opplæring Konvertert personalia for ca. 800 ansatte Lagt inn stilling på samtlige….. Lagt inn stillingsprosent og månedslønn for alle som er fast ansatt/vikar med fastlønn Lagt inn kontering på ALLE, dvs. ansvar og funksjon og ev. wbs

HRM - Hva skjer i nær fremtid? Testlønn kjøres i slutten av november Siste års sykefravær skal konverteres over i slutten av desember/begynnelsen av januar E-postadresser på ALLE ansatte skal legges inn (it-avd hjelper med dette) Kontering på utvalgte tjenestesteder kvalitetssikres med tjenesteleder

HRM - Konsekvenser for tjenesteleder/ansatte Elektronisk lønnsslipp til alle fra 01.01.14 (med noen unntak) Nytt format på lønnsslipp – skal være lettere å lese Nye ansattnr – fra fem til fire siffer Nye lønnarter for variabel lønn (oversikt kommer) Årsakskoder erstattes av artskonto Km-godtgjøring blir utbetalt med lønn og synlig på lønnsslipp

HRM - Tidsfrister? Innlevering av timelister som skal utlønnes i januar (15.11.-15.12.) innen 13.12. Overføring av ferie som tidligere, begynnelsen av desember. Registrering av E-postadresser for de som ikke har jobb/kommune mail: 01.12.13 www.hole.no/ansatt

Fakturering - Hva har vi gjort? Opprettet varenummer Det vil si at alle varenr som kommer fra forsystemer, blir de samme i Visma. Alle nye varenr som opprettes i forsystemer må det gis melding om til økonomiavd slik at de blir opprettet i Visma. Det må oppgis: varenr. , varetekst og tilhørende kontostreng.

Fakturering - Hva skal vi gjøre i nærmeste fremtid? Gå på kurs Definere faktura-utseende Teste, teste, teste

Fakturering – Konsekvenser for tjenesteledere/tjenestestedene? Normalt skal de som bruker forsystemer ikke merke noe. Men bør forvente at ikke alt fungerer som det skal ved første fakturering. Være behjelpelig med å rette eventuelle feil. De som fakturerer direkte i Erv i dag vil få endringer i måten å gjøre dette på. Opplæring vil bli gitt. Vær tålmodig! Husk at alt kan ta lengere tid!

Fakturering – Frister som tjenestelederne skal forholde seg til? Fristdatoer for fakturering er ikke satt ennå. Det er viktig å være helt ajour med faktureringen, spesielt tilfeldig fakturering. Vi må forvente at det vil bli en periode med stopp av fakturering i gammelt system før dette kan starte opp i nytt system. Bistå med informasjon/beredskap ovenfor brukere ved overgangen…

Fakturering - Nyheter Fakturering – Nyheter eFaktura i tillegg til avtalegiro Visma virker så langt som et logisk system som er brukervennlig.

«Økonomi-området» - Hva har vi gjort ? IKKE konvertert over historiske data Lagt inn grunndata; kontoplan, mva-koder, leverandører Lagt inn konteringsregler og begrensninger, bl.a: Hvilke ansvar og prosjekt den enkelte har tilgang til å kontere/attestere/anvise på Hvilke funksjoner som kan brukes opp mot gitt ansvar Gyldige mva-koder pr art Det blir noen endringer i kontoplanen…

Kontoplan Har ryddet i arter og wbs Noen arter utgår – noen arter kommer i tillegg… Noen endringer i ansvar (skole felles og bh felles) Noen nye ansvar for å skille ordinær mva og momskompensasjon Tar med oss kun de wbs’ene som skal være i bruk fra oppstarten i Visma

Kontoplan forts. Kontostreng i dag: Ny kontostreng i Visma:

Kontoplan forts. Art (6 siffer) skal fortsatt være bygd opp av: siffer nr 1 : klasse (0=investering, 1=drift) siffer nr 2-4: KOSTRA-art siffer nr 5-6: intern nummerering (pga f.eks mva, rapporteringsbehov mm) Wbs blir splittet i to: Prosjekt drift: ved bruk av driftsart KAN (noen ganger MÅ) man bruke «prosj drift» Prosjekt investering: ved bruk av investeringsart MÅ man bruke «prosj invest»

Budsjett 2014 Budsjettforslagene er satt opp på dagens kontoplan Elin tar ansvar for å ‘konvertere’ til ny kontoplan i Visma

Fakturabehandling (inngående fakturaer) Har tatt tilbake jobben fra Ringerike kommune – vi sender fakturaene ‘på flyt’ til godkjennerne selv Inngått avtale med Itella om skanning av inngående fakturaer fra og med oppstart i Visma Blir ny faktura-adresse fra xx.xx.2014 Det vil komme nye krav til merking av fakturaer som MÅ oppgis til leverandør ved bestilling av varer/tjenester Blir sendt informasjonsbrev til leverandører om endringene Blir lagt til rette for e-faktura Dere vil få opplæring…

Tilganger og opplæring Bente, Elin og Aleksander jobber med brukeradministrasjonen – legger opp til å videreføre de fullmakter som gjelder i ERV (fakturaflyt, lønn/personal, økonomirapporter) Vil få informasjon etter hvert som man skal inn på løsningen i januar Legger ut enkle brukerveiledninger etter hvert som løsningene skal tas i bruk (inntrykk så langt at brukerterskelen er lav)

Tilganger/opplæring forts. Vi vil teste tilganger og brukerveiledninger i samarbeid med noen av dere Opplæringsbehov vil bli vurdert løpende… Drevne på å godkjenne fakturaer elektronisk… Når vi selv har fått opplæring fra Visma så utarbeider vi en detaljert brukerveiledning som dere kan bruke når dere skal godkjenne fakturaer i Visma Kontaktpersoner i fbm fakturagodkjenning i Visma blir i første omgang Mimoza og Elin (frem til årsoppgjør 2013 er avsluttet)

Intranett-side kommer… Kontoplan Arter til bruk i fakturabehandlingen (inngående fakturaer) Arter til bruk i lønn (timelister, reiseregninger mm) Prosjekt drift: 4-serien, 5-serien, 9-serien Prosjekt investering: 0-serien etc Brukerveiledninger Godkjenning av inngående fakturaer Spørring regnskap/budsjett

Tidsfrister? Siste frist for godkjenning av inngående fakturaer i ERV: 24. januar kl 15:00 (siste ERV-faktura blir skannet og sendt på flyt i løpet av 23. januar…) Inntekter som gjelder 2013? Dersom det ikke faktureres via Komfakt/ERV – husk at vi på regnskap skal ha kopi av krav/tildelingsbrev el. Frist: skal ligge i posthylla til Berit/Bente senest 24. januar kl 15:00

Hjelp oss – ved å være ajour… holde dere månedlig ajour – lønnsgrunnlag, fakturagodkjenning, grunnlag for fakturakrav… sjekk konteringslister lønn og gi tilbakemelding til lønningskontoret om feil (ansatt info og kontering) så snart som mulig ta regnskapskontroller – er det brukt riktig art, ansvar, funksjon, evt wbs, mva-koder – gi oss tilbakemelding om evt feil så snart som mulig savner dere noen inntekter i regnskapet? – ta kontakt med den som fakturerer for din avdeling så snart som mulig