Oppfølging av sykefravær Opplæring for ledere med personalansvar ved UiO

Innhold Del 1 – Introduksjon Del 2 – Sykefraværsoppfølging konkret Personalsjef Irene Sandlie IA og sykefraværsoppfølging Roller og ansvar for sykefraværsoppfølging ved UiO UiOs nettsider om oppfølging av sykefravær Del 2 – Sykefraværsoppfølging konkret Bedriftssykepleier Trine Evensen og Bedriftsfysioterapeut Carolina Lybäck-Forsbacka Del 3 – Registrering og rapportering Lønningssjef Bernt Fjeldberg

Del 2: Sykefraværsoppfølging konkret Oppfølgingsplan Dialogmøte UiOs sjekkliste for sykefraværsoppfølging

Hvor mye av sykefraværet er arbeidsrelatert? ”Sykefravær som skyldes ubalanse mellom individuelle ressurser og jobbkrav vil ofte kunne forebygges eller forkortes ved tiltak på arbeidsplassen, uansett hva som primært er årsak til ubalansen.” Kilde: I.S. Mehlum, Tidsskrift for Den norske legeforening nr. 2 – 21 jan 2011.

Utfyllende modell sykefravær Jobb Nye oppgaver Ny sjef Nyskilt Mestrings- problemer Mangelfull kompetanse Tidsklemma Omstilling Helse- problemer Økt tempo Nytt IT-system Nye krav Fravær Konflikt med kolleger Løsning: Bedre ansattes mestringsevne kollektivt og individuelt Kilde: Thorgeir Hernes, avdelingsdirektør NAV

Samtale ”skikk og bruk” Tid og rom: Ha en klar tidsramme, sett av nok tid, og sørg for at man ikke blir avbrutt. Tema: Innled møtet, vær forberedt, hold fokus. Oppsummering: Hvilke aksjonspunkt er man enig om, og hvem gjør hva videre? Hvem skal informeres om hva, og av hvem?

Gjennomføring Stikkordet er dialog, bruk åpne spørsmål: Hva skal til for at… Hvilke forslag har du… Utforsk: Når du sier…. kan du utdype Undersøke problemet godt nok før en finner løsninger Snakk om funksjon og ikke diagnose Å få en felles forståelse av situasjonen

Profesjonalitet Vær engasjert, men ikke for involvert Leder/medarbeider Velmente råd kan misforstås, og oppleves som skjult agenda Forventningsavklaring Hva forventes av medarbeider/leder

Dokumentasjon Det man avtaler må være konkret: oppgaver, tilretteleggingsbehov tidsbegrenset/permanent. Bli enige om informasjon som skal gis kollegaer eller andre. Oppfølgingsplan og referat fra dialogmøter legges i ePhorte.

Hensikt med oppfølgingsplanen Sikre at det tas tak i saken på et tidlig tidspunkt. terskelen for å komme tilbake.

Det lovpålagte Leder tar initiativ til utarbeidelse av oppfølgingsplan sammen med arbeidstaker senest innen 4 uker (uansett gradering). Oppfølgingsplanen sendes til sykmelder senest etter 4 uker. Oppfølgingsplanen oppdateres på dialogmøte. Leder sender NAV oppdatert oppfølgingsplan og rapport innen 9 uker.

Dersom fraværet fortsetter Skal arbeidsgiver sende revidert oppfølgingsplan til NAV senest 1 uke før dialogmøte 2.

Innhold Hva skal til for å være helt eller delvis i arbeid? Fra begrensninger til ressurser Funksjonsvurdering; en samtale om arbeidsmuligheter mellom leder og ansatt. IA-funksjonsvurdering - en samtale om arbeidsmuligheter (pdf) (nav.no)

Innhold (forts.) Vurdering av arbeidsoppgaver og arbeidsevne Aktuell tilrettelegging og tiltak Plan for videre oppfølging

Utarbeidelse Eksempel på oppfølgingsplan (pdf) Hvor finne skjema? Sjekkliste for oppfølging av sykefravær Hvordan fylle ut?

Bistand og tilrettelegging UiO Personalseksjonen lokalt/sentralt Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT) NAV Tilretteleggingstilskudd Raskere tilbake www.inkluderende.no, www.jobbforhelsa.no, www.idebanken.org

Kontaktinformasjon BHT E-post: bht-post@admin.uio.no Ikke personsensitive data på epost Telefon Bedriftssykepleier 22858890 Bedriftsfysioterapeut 22858892 Fellesnummer Enhet for BHT 22858895 Oversikt over medarbeidere i BHT Tjenestekatalog

Del 3 - Registrering og rapportering Leders ansvar for oppfølging av sykefravær Rutiner for egenmelding Rutiner for sykmelding Rutiner for feriesøknader ved sykdom Rapport for sykefravær

11. april 2011 Ny Powerpoint mal 2011

**** viser sum per avdeling/seksjon/ansatt

Rapport for langtidsykmeldte LES-brukere kan kjøre rapporten Z_LANGSYK i SAP Lister opp ansatte med 6 måneders fravær Brukerveiledning (pdf)

Oppsummering IA = Ansatt raskest mulig tilbake i jobb Fraværsoppfølging Viktig med korrekt input «så snart som mulig» – 3 mnd. absolutt frist i NAV for å få refusjon Flere oppfølgingsmuligheter – rapporter i Portal og SAP (LES) Leder eller assistent kan registrere på vegne av den ansatte. Mulig gevinst i å forbedre registrering av egenmeldt fravær som henger sammen med legemeldt fravær da dette kan starte «arbeidsgiverperioden».

Arbeidsgiverperiode For å kreve refusjon ved fravær må fraværet samlet gå utover arbeidsgiverperioden som er 16 kalenderdager. Denne kan være en kombinasjon av egenmelding og sykemelding. Egenmelding 8 d. Sykmelding 20 d. Ref. etter 16 d. (8+8). Egenmelding 8 d. Opphold 4 d. Sykmelding 20 d. hvorav dag én i sykemeldingen blir regnet som den 9. dagen i arbeidsgiverperioden. Oppholdet mellom egenmelding og sykmelding må være en arbeidsgiverperiode før ny telling startes.