3. Feilkonto

Dersom konteringsobjekter endres ved årsskiftet Dette kan skyldes: Nytt K-element 4 F.eks. ved overgang til Regnskaps-programmet Nye kostnadssteder i forbindelse med organisasjons-endringer Andre endringer i K-element 5, 6 eller 7 Lønnsposter vil automatisk bli kontert med konterings-verdier på den aktuelle datoen hentet fra IT0027 Blir dette feil må konteringen rettes manuelt Av Sap-tekniske årsaker kan ikke utgåtte konterings- objekter sperres ved årsskiftet. Dette gir noen ekstra utfordringer

Nåværende avstemmingsskjema (regnskap)

Svakheter ved nåværende avstemmingsskjema Tar ikke hensyn til samtlige konteringsdimensjoner Tar ikke hensyn til hva konto opprinnelig har vært i SAP Poster som tilsynelatende går mot hverandre kan være vesentlige feil som krever retting Tar ikke hensyn til AGA-posteringer på feilkonto (Jfr. avstemming C5/C6 Eks.: AGA ført til feilkonto er vanlig feilkilden for linje G på disse avstemmingsskjemaene (vedr. beregnet Arbeidsgiveravgift) Dersom samtlige feil rettes via SAP, bør resultatet bli riktig på sikt, men alle feil kan ikke rettes via SAP!

Eksempel – feil som ikke kan rettes via SAP Både etterbetaling og tilbakeføring av lønn fra foregående år Fjerning av enkeltposter på en reiseregning eller annen enkeltpost på lønn Dessuten - andre typer korrigeringer tilbake i tid kan sette i gang uforutsette rekalkuleringer i SAP

Vær spesielt OBS på: SAP setter automatisk kontering på alle poster etter opptjeningsdato Nye reiseregninger med dato fra fjoråret konteres manuelt med det nye årets gyldige konteringsobjekter Reiseregninger som likevel blir utbetalt med feil kontering rettes før månedens siste reisekjøring Overtid (2 mnd. på etterskudd) og andre enkeltposter bør rettes manuelt i SAP før endelig hovedlønnskjøring

Firma med SRS – Eks: Poster som går mot hverandre:

NAV-refusjoner – eks. poster som går mot hverandre

Praktisk huskeliste vedr. NAV-refusjoner Dersom konteringsobjekter (andre enn konto) er endret ved overgang til inneværende år: Se igjennom K-27 rapporten etter at den er lest inn Gå inn i SAP og korrigere manuelt koststed (evt. K-element 4/5/6) på innleste poster med opptjeningsdato fra foregående år Registrering av sykefravær – på tidligere år Gå inn i IT2001 og legg på kontering manuelt (alt unntatt konto)

OBS! NAV-refusjoner på slutten av året Vær ajour med regnskapsavstemming av NAV-refusjoner Skulle K27 vedr. november (beløp som mottas primo desember) bli forsinket kan den leses inn til 13. kjøringen Pass på å avstemme (utligne) restbeløp på Recon-rapporten før 13.- kjøringen Helt på slutten av året mottas refusjonsbeløp for desember Detaljert inntektsføring må foretas manuelt i regnskapet på periode desember Reverseres januar neste år (K27-rapporten leses inn til januar)

OBS! Beløp vedr. refusjoner før oppstart m.m. Beløp mottatt år 2013 som skal utlignes på debitor NAV i SAP må utlignes på regnskapsperioden desember 2013 Tidsnok til også å regnskapsføres år 2013 Husk å gi rask beskjed (via Solman) til DFØ LA Det må være samsvar mellom den utligningsdatoen som brukes på Debitor NAV i SAP og regnskapsperioden føringen blir overført til i regnskapet

Kontroller konteringen i PCP0 og PRRW De fleste posteringer til feilkonto bør kunne unngås Du bør alltid foreta følgende kontroller At all kontering er gjort med gyldige konteringsobjekter At samsvaret mellom de forskjellig konteringsobjektene er korrekt for din etat. Vær OBS på at feilretting via SAP medfører tilbakeføring av tidligere feilkonterte linjer = OK Vi har ikke tid til å gå inn på alle detaljene i kontrollene her, se vedlegg med oppskrift

Feil man ikke har fått rettet i løpet av kontrollperioden Føringer vedr. NAV-refusjoner og SRS som havner på feilkonto Bør rettes ved ompostering i Agresso inneværende periode (evt. midlertidig til korreksjon skjer via SAP) av hensyn til: Avstemming av SRS og NAV-refusjoner Innrapportering til Statsregnskapet Det er viktigere enn før å holde god kontroll på feilkontoen Ta med dere disse foilene hjem og evt. samarbeid med en regnskapsmedarbeider om gode interne rutiner!

Anbefaler – detaljert avstemming av feilkonto:

Resultatet av spørringen klippes over i Excel Denne kolonnen kan erstattes av opprinnelig konto fra SAP – på excel-arket. Denne finner du på feillisten!

Følg opp feilkontoen kontinuerlig for hver lønnskjøring Ha en avstemt oversikt over alle åpne poster Klipp nye linjer etter forrige avstemming over i excelarket Lurt å merke disse midlertidig med en grunnfarge for lettere å se hva som er nytt Bruk feillista og noter hva som var opprinnelig konto fra SAP Sorter samtlige poster etter Dim 5 (hvis ansattnr brukes) Poster som går nøyaktig mot hverandre på alle konteringsdimensjoner (også opprinnelig konto fra SAP) er oppgjort og kan redigeres vekk Følg opp alle gjenværende poster det ikke allerede er gjort korreksjoner på Lag notat om hva som blir gjort

Eks. åpne poster på en detaljert avstemt feilkonto Viktig med kommentarfelt