Studentbetalinger FS-seminar 25. nov 2015. Studentbetalinger -rutiner ved en privat høyskole Bakgrunn Hvordan bruker Westerdals betalingsløsninger Utfordringer.

Presentasjon om: "Studentbetalinger FS-seminar 25. nov 2015. Studentbetalinger -rutiner ved en privat høyskole Bakgrunn Hvordan bruker Westerdals betalingsløsninger Utfordringer."— Utskrift av presentasjonen:

1 Studentbetalinger FS-seminar 25. nov 2015

2 Studentbetalinger -rutiner ved en privat høyskole Bakgrunn Hvordan bruker Westerdals betalingsløsninger Utfordringer Ønsker

3 Bakgrunn Privatskole, ca 1800 studenter fordelt på rundt 24 studieprogram – ca 50% statlig støtte – ca 50 % studentbetaling –Minimalt med andre inntekstskilder –Kost per student (egenbetaling + statsstøtte) betydelig lavere enn ved statlige institusjoner Regnskapstjenester kjøpes av Anton B Nilsen Skoledrift –Benytter Visma Global –Filoverføringer via ekstern dataleverandør, ABC-data

4 Hva faktureres fra FS Registreringsavgift ved kontraktsinngåelse –Refunderes ikke etter angrefristens utløp Semesteravgift (SiO) Studieavgift (to ulike satser, høy og lav ut fra type studieprogram) Enkeltemner Purring/ertstatning bibliotekbøker Rabatt for interne på master, ekstraemner og gjentak Eksamensavgift ved kontinuasjon Erstatning studentkort Fakturerers ikke: Egenandel studiereiser, duppeditter o.l.

5 Hvordan Oppretter fakturadetaljer i FS (må gjøres på nytt hvert år) Knytter fakturadetaljer til fakturatype i FS Knytter fakturadetaljer til studieprogram Fakturaoppretting i FS/studieprogram/kull Kjører fakturaer og oppretter datafil, samt oppdaterer for faktura sendt Filene overføres automatisk til regnskap Studentene henter betalingsinfo i Studentweb Innbetalinger overføres fra regnskap til FS over natt

6 Oppfølging Mange søknader om betalingsutsettelse –relativt romslige med å innvilge søknader om utsettelse/oppdeling av studieavgiften så lenge betaling innen semesterslutt –Ny betalinsgfrist registreres i FS Krediteringer, hele eller deler av studieavgift –En viss mengde individuelle saker. Årsak fra sykdom til misforståelser eller uenighet om kontrakt

7 Oppfølging II Det sendes kun én purring. Dvs purring med inkassovarsel –Erfaring at flere purringer bare utsetter problemet. Studentene får raskere ordnet sakene sine når de raskt forstår at det er alvor Inkassovarsel produseres av regnskap I forkant har studieadministrasjonen gjort en vurdering av ‘åpne post-lister’ fra regnskap (hvem skal ikke purres)

8 Oppfølging III Inkassovarsel sendes per post –Henvisningstekst til betalingsinfo i studweb Nå kommer den store strømmen av søknader om betalingsutsettelse/ frafall av studieavgift (jeg begynte ikke likevel osv.) Ny åpen post liste – saker sendes til inkasso Før fakturering nytt semester utestenges studenter med manglende betaling – registreres med studentstatus INKASSO

9 Oppfølging IV Disse studentene blir da ikke fakturert nytt semester og må kontakte studieadministrasjonen for eventuell reaktivisering. Studenter med inkassosak får ikke fortsette studiene før inkassosak er oppgjort. –Betalingsplan inkasso ikke tilstrekkelig. Utestående betaling stopper vitnemål og evt. karakterutskrift

10 Utfordringer Inkassovarsel fra regnskapssystemet – mangler KID Manglende KID på innbetalinger, utfordring å få korrekt informasjon tilbake i FS. –Innbetalinger uten KID føres manuelt i regnskap av regnskapsavdeling. Må kodes riktig for overføring fra regnskap til FS –Konsekvens feilføring: stopper vitnemål Reskontroføringer – hvordan holde oversikt når det ikke er direkte integrasjon mellom FS og VISMA

11 Utfordringer II Tekniske problemer er stort sett løst Har tidligere hatt utrfrodringer med: Manglende varsler når filer ikke blir lest inn som har ført til: –Betaling ikke registrert i FS –Studententene står oppført med ikke betalt i Studweb, blir veldig urolige –Manglende registrering i Lånekassen Utfordringer knyttet til fusjon og sammenslåing av baser

12 Ønsker Mulighet for E-faktura – krav fra offentlige etater –Ekstra aktuelt dersom dersom Kursavdelingen blir en del av høyskolen Studentrapport med utfakturert og betalt per student –Rapport over alle aktive studenter slik at man kan sjekke om alle faktisk er fakturert