Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013 Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune

Agenda Kort om Hole kommune Åpenhetspris /-indeks – resultat for Hole Historikk/bakgrunn Offentlighetsprosjektet Informasjonssikkerhet/Vegen videre Arkivet - Hole kommune

Kort om Hole kommune Beliggenhet: Grenser til Bærum, Ringerike, Lier og Modum kommuner Antall innbyggere: 6.400 Antall ansatte: 664 Antall tjenestesteder: 20 Antall skoler: 4 Antall barnehager: 8 Antall pleie- og omsorgssenter: 1 Arkivet - Hole kommune

Åpenhetspris / indeks Hole kommune har lenge vært opptatt av god informasjon og åpenhet i forholdet mellom innbyggerne og forvaltningen. Dette har bl.a. gitt seg utslag i at kommunen har mottatt pris for åpenhet og sine nettsider 4 ganger siden år 2000, og kommunen kom svært godt ut i Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbunds undersøkelse «Åpenhetsindeksen 2011», der vi fikk 15 poeng av 18 mulige. I tillegg kan nevnes at Hole kommune var en av de første kommunene i Norge som publiserte saksdokumenter på internett (1998). Arkivet - Hole kommune

Arkivet - Hole kommune

Arkivet - Hole kommune

Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

Arkivet - Hole kommune

Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

WebSak og Innsynsmodulen Innføring av Acos WebSak i mars 2006 Acos Innsyn/Drum fra samme dato Strategi - Meroffentlighet: Publisering av hele journalen Publisering av alle dokumenter som ikke er u.off. med hjemmel i lov. Publisering av både innkomne og egenproduserte dokumenter – Typer I, U, N og S Publisering med 3 dagers forsinkelse Arkivet - Hole kommune

Offentlig journal og personvern Saksbehandler/leder: Inngående dok.: Ansvar for offentlighetsvurdering og publiseringsvurdering innen 3 arbeidsdager Utgående dok.: Ansvar for skjerming/publisering – evt. lage offentlig versjon av dokumentet i WebSak Arkivtjenesten: Inngående dokumenter: Evt. forhåndsgradering ved journalføring Utgående dokumenter: Journalføring av dokumenter med status F (Ferdig) Arkivet - Hole kommune

Offentlig journal og personvern Arkivet: Ansvar for å kontrollere opplysninger i journalen før publisering og å kjøre «Drum» Ansvar for nødrutine ved feilpublisering Arkivet - Hole kommune

Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune BRUKERVENNLIG INNSYNSLØSNING Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

Ja – vi gjør feil Publisering av dokumenter med Sensitiv informasjon Fødsels- og personnummer Arkivet - Hole kommune

Datatilsynet 2007 – Kontroll av Hole kommunes nettside og varsel om vedtak om følgende pålegg: Pålegg om å fjerne personnummer fra div elektroniske søknadsskjema. Fjerne oppfordring til bruk av e-post ved forsendelse av skjemaer med helseopplysninger og personnummer Gi tilstrekkelig informasjon til den registrerte om formålet med behandlingen Arkivet - Hole kommune

Tiltak: Pålegg utført – Datatilsynet fornøyd I tillegg: Dokumentene publiseres i 3 mnd. (ligger ikke ute «til evig tid») Arkivet - Hole kommune

Grunnlaget for innsyn Journalføring og arkivering i sak/arkiv-systemet er grunnlaget for innsyn i postlisten Utfordring: Hvordan få saksbehandlere (inkludert ledere) til å forstå dette? Arkivet - Hole kommune

Flere tiltak: Info-skriv med forslag til gradering «Teskje-kurs» for saksbehandlere i bruk av WebSak og gradering av dok. Kurs for alle i Offentleglova Info om publisering og rett til innsyn på hjemmesiden Arkivet - Hole kommune

INFORMASJON OM RETTEN TIL INNSYN

Ny offentlighetslov 1.1.2009 Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 Den nye offentlighetsloven innebærer vesentlige endringer og gir bl.a. større rett til innsyn i kommunens dokumenter. Forskriften §7 og §9 presiserer hvilke opplysninger og dokumenter som ikke skal publiseres på internett. Arkivet - Hole kommune

Offentlighetsvurdering Feil bruk av lovverket Feil bruk av WebSak Ulik praksis på tjenestestedene Egen tolkning av «sensitiv informasjon» Konsekvens: «Overgradering» av saker og dokumenter Arkivet - Hole kommune

Publisering Publisering – gjelder det meg? Publisering – et arkivanliggende? Overordnet policy på hva som skal publiseres – retningslinjer? Arkivet - Hole kommune

FRUSTRASJON Flere kontrollerer journalen Vi gjør likevel feil Arkivet - Hole kommune

OFFENTLIGHETSPROSJEKTET Kontakt med Torleif Lind, IKA Kongsberg Avklaring med rådmannen Dannet prosjektgruppe bestående av: Prosjektansvarlig Heming Herdlevær, kommunalsjef Prosjektleder; Gunhild G. Solheim Prosjektgruppe: Marthe Hagelsteen, formannskapssekretær og Torleif Lind , IKA Kongsberg Oppstart 22. aug. 2012 Arkivet - Hole kommune

Prosjektplan Utarbeidelse av prosjektplan – Oktober 2012 Forprosjekt Offentlighet og internettpublisering i Hole kommune Arkivet - Hole kommune

Prosjektplan Hole kommune tar konsekvensen av de krav som stilles til korrekt og kompetent praktisering av offentlighetsloven, og setter med dette i gang en forstudie som skal se på ulike løsninger for å oppfylle disse kravene. Forstudiet skal i tillegg se på løsninger som skal bidra til at kommunens publisering av journaler og dokumenter blir så sikker som mulig. Arkivet - Hole kommune

Prosjektplan Målsetting: Prosjektets målsetting er å skape ett eller flere verktøy som saksbehandlerne i Hole kommune kan benytte for på en effektiv måte å kunne vurdere offentlighet/unntak fra offentlighet i henhold til gjeldende lovverk og kommunens politikk på området. Verktøyene skal også være egnet til å vurdere hvilke dokumenter som skal publiseres på internett, og hvilke som skal unntas slik publisering Arkivet - Hole kommune

Prosjektplan godkjent Prosjektplanen ble godkjent av rådmannen den 12. okt. Arkivet - Hole kommune

Hva er behovet? Enighet om: Noe konkret – retningslinjer Sikre personvern Sikre likebehandling (saksbehandlers vurderinger av innsynet) Et dokument som saksbehandlere og arkiv kan benytte i det daglige. Redusere ressursbruk Arkivet - Hole kommune

Prosjektplan - verktøy Vi utarbeidet en oversikt over de fleste typer saker og dokumenter som håndteres innenfor hvert tjenesteområde. Videre satte vi opp forslag til gradering og publisering Arkivet - Hole kommune

Prosjektplan Hadde stor nytte av dokumentoversiktene i IKA Kongsbergs retningslinjer for Personalsaker Elevsaker Barnemapper Arkivet - Hole kommune

Utfordringer underveis: Publisering av offentlig versjon av dokumenter i WebSak? Meroffentlighet og bruk av ressurser? Målsetting: Å ikke publisere dokumenter som inneholder personnummer Arkivet - Hole kommune

Høring internt Dokumentet ble godkjent av prosjekteier og sendt ut på høring (tjenesteledere og saksbehandlere) i organisasjonen den 26. februar. Informasjon om prosjektet ble også lagt ut på intranettet Arkivet - Hole kommune

Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune DOKUMENTET UT PÅ HØRING Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

Høring forts. Mange positive tilbakemeldinger Mange glade for å få retningslinjer Noen mente vi hadde vært for restriktive ang. publisering Arkivet - Hole kommune

Rådmannens godkjenning Endelig utgave av retningslinjer ble oversendt rådmannen og godkjent den 15. mai Publisert på intranettet og tas opp som sak på tjenesteledermøte før sommeren Arkivet - Hole kommune

Arkivet - Hole kommune

Arkivet - Hole kommune

Dokumentet er ment å være et dynamisk dokument som kan justeres etter behov Arkivet - Hole kommune

Info. sikkerhet -Vegen videre: Arkivet er oppdelt i mange arkivdeler Dokumenter i arkivdelene for barnemapper og elevsaker er sperret for automatisk publisering Vurderer å sperre arkivdelen for personalsaker og oppmålingssaker Arkivet - Hole kommune

Info. Sikkerhet - Veien videre 3. sept. - Kurs i Offentleglova og gjennomgang av retningslinjene for tjenesteledere og saksbehandlere v/Torleif Lind Forts. fokus på tiltak som styrker informasjonssikkerheten Arkivet - Hole kommune

SPØRSMÅL Arkivet - Hole kommune

Arkivet - Hole kommune