Rapport om formidling av høreapparat og tinnitusmaskerere. Oppfølging av samarbeidsavtale om formidling av høreapparat og høretekniske hjelpemidler

Oppdragsgivere: Fagdirektører i de fire regionale helseforetakene Arbeids- og velferdsdirektoratet   Arbeidsgruppens leder: Hans Kr. Røkenes, avd. sjef ØNH, Vestre Viken HF Dato: 14. januar 2010

Bakgrunn Departementene ga i 2008/2009 gjennom sine respektive styringssystem Arbeids- og velferdsdirektoratet og de regionale helseforetakene i oppdrag å inngå en samarbeidsavtale. Arbeidet med samarbeidsavtale startet første halvdel av 2009, og avtale mellom de fire regionale helseforetak og Arbeids- og velferdsdirektoratet ble underskrevet 29.11.2009. I denne avtalen ble ansvarsforholdene operasjonalisert og samarbeidsoppgaver identifisert.

Ansvarsfordeling (1) De regionale helseforetakene har ansvar for:   Utredning, tilpassing og formidling av høreapparat i samsvar med god faglig praksis og innen akseptabel ventetid. Holde Arbeids- og velferdsdirektoratet oppdatert om avtaler med spesialister om høreapparattilpasning. Bidra til at det er system i helseforetak for avrop og lagerhold og system for service og enkle reparasjoner. Opplæring av pasienter (lærings- og mestringskurs). Veiledning ovenfor brukere, førstelinjetjenesten og andre samarbeidspartnere.

Ansvarsfordeling (2) Arbeids- og velferdsetaten har ansvar for å:   Fatte vedtak om tildeling av høreapparat. Finansiere høreapparater i henhold til lov og forskrift. Gjennomføre anbudskonkurranser. Inngå avtaler om levering av apparat, tilbehør og reparasjoner. Ha oversikt over alle som får tildelt tilskudd til kjøp av høreapparat, med oversikt over dato for vedtak og gi spesialisthelsetjenesten informasjon om dette på forespørsel.

Ansvarsfordeling (3) Samarbeidsoppgaver Arbeidet med samarbeidsavtalen viste at det var behov for ytterligere avklaring på systemnivå mellom Arbeids- og velferdsetaten og de regionale helseforetakene om løsninger på ulike informasjons- og logistikkutfordringer. Disse var av en slik karakter at de ikke kunne forventes løst lokalt. Det var derfor enighet om å samarbeide om:   Å finne gode modeller for lokal tverretatlig samhandling. Retningslinjer for lager og logistikk. Refusjon av høreapparater. Avklare problemstillinger rundt behov for registrering av høreapparat. Dette punktet i avtalen dannet grunnlaget for arbeidsgruppens mandat.

Mandat Utarbeide forslag til rutiner for rekvisisjon og refusjon av høreapparater som ivaretar partenes behov, samtidig som det gir NAV økonomikontroll. Utarbeide forslag til løsninger/modeller/rutiner for utprøvingslager ved hørselssentraler og avtalespesialister. Stikkord: Muligheter for utprøving av apparater, økonomikontroll, tilstrekkelig og hensiktsmessig. Utarbeide forslag til løsninger/rutiner for reparasjon og service som sikrer kvalitet og økonomikontroll. Identifisere partenes behov for nødvendig informasjon og utarbeide forslag til system/modell og rutiner for registrering av høreapparat, som innenfor dagens muligheter tilfredsstiller partenes behov for informasjon og som bidrar til et enhetlig system for lager og logistikk.

Deltagere i arbeidsgruppen Hans Kristian Røkenes (leder) avdelingssjef ØNH-avdelingen, Vestre Viken HF, Helse Sør-Øst. Georg Træland, audiofysiker, Sørlandet Sykehus HF, Helse Sør-Øst. Siri Wennberg, audiograf, St. Olavs hospital HF, Helse Midt-Norge. Asgaut Warland, ØNH-spesialist, Helse Bergen HF, Helse Vest. Nils Egge, ØNH-spesialist, avtalespesialist, Praktiserende spesialisters landsforening (PSL) . Morten Kolaas, førstekonsulent, NAV Forvaltning, Trondheim. Terje Otto Elvedal, rådgiver, NAV Hjelpemidler og tilrettelegging. Observatører og sekretærer: Nina Fredriksen, rådgiver Arbeids- og velferdsdirektoratet. Martha Østbye, seksjonsleder Helse Sør-Øst RHF.

Informasjon og registrering – mandatets punkt 4 Arbeidsgruppens anbefaling: Hørselsomsorgen innen spesialisthelsetjenesten organiseres innenfor hvert helseforetaks opptaksområde med en ”koordinerende hørselssentral” med følgende hovedoppgaver: Holde oversikt over status mht behov, forbruk og kapasitet i opptaksområdet. Følge opp kvalitet på høreapparatformidlingen i opptaksområdet. Legge til rette for god samhandling mellom hørselssentral og avtalespesialist. Sikre samhandling med kommunene, brukerorganisasjoner og NAV både mht høreapparatformidling og formidling av hjelpemidler, samt informasjon og opplæring av pasienter og pårørende. Det avtalefestes mellom regionale helseforetak og avtalespesialister at disse skal bidra til koordinering og i faglig samarbeid og at avtalespesialistene rapporterer ventetider til Informasjonskontoret for fritt sykehusvalg.

Informasjon og registrering – mandatets punkt 4 Datateknisk løsning - Arbeidsgruppens anbefaling: Informasjonssystem ved den koordinerende hørselssentralen tas i bruk slik at det understøtter kommunikasjon mellom ulike formidlere, herunder at den kan ta imot informasjon fra andre hørselssentraler i helseforetaket og avtalespesialister i opptaksområdet . Informasjonen anvendes til rapporterings- og styringsformål. NAV stiller gjennom avtale krav om at leverandørene bruker felles strekkodestandard for identifisering av høreapparat. De regionale helseforetakene stiller som krav til avtalespesialister at de må ha datasystem som kan generere elektroniske filer som kan overføres til hørselssentralens datasystem som angitt ovenfor. Informasjon til NAV må tilpasses det sett med kontrolltiltak som samlet oppfyller kravene i gjeldende regelverk, herunder krav i økonomireglementet. Omfanget av rapportering følger av løsninger som foreslås senere i rapporten, bl.a. under lagerhold.

Utprøvingslager – mandatpunkt 2 Ut fra en samlet vurdering av de ulike alternativ mener arbeidsgruppa at:   En modell hvor NAV eier og har ansvar for lageret ikke vil kunne tilfredsstille gjeldende regelverk. En modell hvor helseforetaket v/hørselssentralen eier og har ansvar for lageret vil kreve nye og ressurskrevende system for kontroll samt overtagelse av ansvar man tidligere ikke har hatt.

Utprøvingslager – mandatpunkt 2 Arbeidsgruppens anbefaling: Leverandørene forpliktes gjennom avtale til å holde utprøvingslager hos hørselssentralene som igjen organiserer fjernlagre hos formidlerne. NAV sikrer gjennom anskaffelsen løsninger som gir tilstrekkelig assortiment på lager hos formidler og tilstrekkelig konkurranse blant leverandørene. Etiske retningslinjer for helsesektoren gjelder. Etiske krav innarbeides i alle relevante avtaler, og sanksjoner ved brudd samordnes. Formidler betaler for evt. svinn. Det etableres rutiner for kassasjon. Ansvaret for kassasjon bæres av leverandør.

Utprøvingslager – mandatpunkt 2 Størrelse på utprøvingslageret - Arbeidsgruppens anbefaling: Det innarbeides i avtalesystemene at høreapparatformidlerne skal gjennomgå og forbedre sine systemer for planlegging av lager. Den koordinerende hørselssentralen har en sentral rolle i dette. Tilsvarende krav innarbeides/videreføres i NAVs rundskriv. Identifisering av nødvendig lagervolum hos formidlere må være en del av arbeidet i anskaffelsesprosessen ved inngåelse av nye avtaler slik at tilbyderne vet hvilke forutsetninger som gjelder. Nye avtaler kan inngås tidligst i 2012.

Søknad om stønad til høreapparater – mandatpunkt 1 Arbeidsgruppens anbefaling: Regelverket gjøres likt for avtalespesialister og hørselssentraler. Ordningen med forhåndsgaranti fra NAV avvikles. Søknad sendes fra formidler til NAV etter at det er besluttet hvilket apparat som det skal søkes stønad om. NAV legger til rette for at formidler før formidlingsprosessen starter kan henvende seg telefonisk for å få umiddelbar informasjon om at søkeren oppfyller folketrygdens grunnvilkår om medlemskap/opphold i Norge og om det er registrert utlevert høreapparat (på samme øre) de siste 6 år. Høreapparatformidler tar i bruk tester iht CEN/NS-EN 15927standard for å vurdere nytte av apparatet. NAV utarbeider nytt søknadsskjema og innhenter innspill fra høreapparatformidlere.

Søknad om stønad til høreapparater – mandatpunkt 1 Arbeidsgruppens anbefaling (forts.): Ved utlevering av apparat til varig bruk før NAV har fattet vedtak om tilskudd til høreapparat, tar høreapparatformidler forbehold ovenfor bruker om slikt vedtak. Når tilpasningsprosessen er avsluttet, sender høreapparatformidler faglig begrunnet, og for øvrig tilstrekkelig utfylt søknad, om stønad til høreapparat til NAV ”på vegne av bruker”. Søknadsskjemaet innholder også informasjon om at også koordinerende hørselssentralen informeres. Etter vedtak formidler NAV nødvendige informasjon om vedtaket til leverandør og formidler. Leverandøren fakturerer NAV for beløpet inntil stønadsgrensen og krever bruker for eventuell egenbetaling.

Reparasjon og service – mandatpunkt 3 Arbeidsgruppens anbefaling (forts.): Det stilles krav om at høreapparatformidlere har tilbud om reparasjon og service. Det stilles krav om at høreapparatformidlere skal utføre kontroller iht CEN standard. Hørselssentral og avtalespesialist skal som hovedregel vurdere behovet for reparasjon, og om bruker har rett til å få reparasjon dekket av NAV. Apparat som ikke kan settes i funksjonsdyktig stand lokalt, sendes til leverandør, sammen med feilmeldingsskjema og apparatet returneres direkte til bruker. Kopi av dokumentasjon sendes koordinerende hørselssentral for registrering.

Reparasjon og service – mandatpunkt 3 Arbeidsgruppens anbefaling (forts.): Alle fakturaer for reparasjoner sendes via samme formidler som kontrollerer at reparasjon er utført, at den ikke omfattes av garanti og at fakturaen er riktig. Kopi sendes til koordinerende hørselssentral for registrering. Faktura attesteres av formidler som videresender denne til NAV for øvrige kontroller og utbetaling. Lager- / logistikksystem ved den koordinerende hørselssentralen anvendes til å gi ønsket reparasjonsstatistikk, herunder informasjon til NAV. Avtalefestet leveringstid, inkludert forsendelse, på fire dager i avtale med leverandører, opprettholdes. NAV reviderer dagens praksis med refusjon for takstgruppe 1 reparasjoner og vurderer om den bør utgå.

Reparasjon og service – mandatpunkt 3 Arbeidsgruppens anbefaling (forts.): Service for barn under 18 år dekkes fortsatt av NAV. Behovet for serviceavgift vurderes, og dersom den opprettholdes det bør det utarbeides nasjonale retningslinjer. Hørselssentralens dataprogram må kunne levere reparasjonsstatistikk bl.a. til bruk i anskaffelsesprosessen. Arbeidsgruppen anbefaler videre at det åpnes for mulighet for at brukere som ikke kan fungere sosialt og i arbeidslivet i særlige tilfelle kan få utlevert reserveapparat.

Økonomiske og administrative konsekvenser av anbefalt løsning NAV skal kunne ivareta hensynet til nødvendig økonomikontroll Innsparingen ved bedre kontroll med reparasjon og service Bedre rutiner vil redusere kostnader både for NAV og formidler Det finnes ikke grunnlagsmateriale til å kunne beregne økonomiske konsekvenser av de foreslåtte omlegginger Leverandørene vil få et større ansvar Det vil koste noe å etablere og vedlikeholde elektronisk kommunikasjon Etablering av en koordinerende hørselssentral vil kreve noe større ressurser Spesialisthelsetjenesten vil få større oppgaver mht oppfølging av lagre, samt med service og reparasjoner Krav til lokaliteter, utstyr og systemer som følger av CEN-standarden Nye søknadsskjema, tilpasse disse til datasystem og etablere rutiner for rapportering av ventetid til Informasjonskontoret for fritt sykehusvalg Behov for å lage prosedyrer for arbeidet i NAV og hos formidler