Seniorkonsulent IKT/Økonomi Korpsdrift.no 15. februar 2014 Utstein Kloster Hotell Odd Petter Saltnes Seniorkonsulent IKT/Økonomi

Plan for dagen Lørdag 14:15-16:00: Historietime Grunnleggende oppbygging Medlemsregisteret Eiendeler Kursløsning Lørdag 16:15-17:30 Økonomiløsning Diverse annet kjekt Hjelpefunksjoner

Innspill fra deltagerne ‘Alt’ medlemsregistrering Materialforvalter- registrering av eiendeler Rapportering og alt annet VO-midler, epost- og sms-utsendelser Hvordan kan vi sende epost med vedlegg? Sende epost til lokale kategorier? Søke etter medlemmer ett bestemt år? (Altså skaffe oss en historisk oversikt.) Sende epost bare til styre, juniorer, aspiranter osv., altså plukke de en vil sende til. nytt styremedlem Økonomi og regnskap og penger i korpskassa Regnskap

-utviklingen og tankene bak Historietime -utviklingen og tankene bak

Historietime NMF sin medlemsdatabase i elektronisk format i 1994/1995 Deretter løsning for elektronisk medlemsregistrering ca 2002 Korpsdrift.no i drift 26.01.2012

Historietime Korpsdrift.no under utvikling i flere år Mye ønsket funksjonalitet Registrere og vedlikeholde personer Registrere og vedlikeholde roller Registrere og vedlikeholde enhetsinformasjon Vedlikeholde informasjon om eget korps Endre min kontaktinformasjon Melding om uriktige opplysninger for et medlem/rolle Min side Personliste for ett korps Registrere og vedlikeholde firma Endre passord Koble barn og foresatte Styrerom Opprette og endre kommite Startside for en kommite Besetningsliste Registrere instrumenter Registrere notesett Registrere uniformer Registrere Rekvisita Registrere dokumenter Liste over Instrumenter for et korps Liste over Notesett for et korps Liste over Uniformer for et korps Liste over Rekvisita for et korps Liste over Dokumenter for et korps Registrere instrumenttyper Registrere reparasjoner av instrument Liste over instrumenter som garantien snart går ut på Generering av skademelding Instrumenthistorikk Skadehistorikk Registrere prosjekt for et korps Registrere prosjekt for NMF Registrere aktivitet Registrere oppgave Generere saksliste Registrere referat Øvingplan for en enhet Liste over prosjekter Liste over aktiviteter Liste over oppgaver Referatrapport Aktivitetsplan for en enhet Registrere målgruppe Liste (plan) over alle aktiviteter og oppgaver for et prosjekt Registrere og endre påmeldinger av et korps Påmelding av en deltaker til en aktivitet Påmelding av flere deltaker til et arrangement Liste over påmeldte deltakere Registrere stykker for en konsert (program) Liste til Tono over stykker på en konsert (program) Generere oppgave om innsending av deltakerliste Registrere øvinger Fremmøteprotokoll Avmelding per SMS Registrere deltakelse på mange aktiviter for et medlem Registrere opsjoner for en aktivitet Utsending av epost til medlemmer Utsending av sms til medlemmer Utsending av nyhetsbrev Infoside for en enhet Registrere kontoplan Registrere artikler Registrere ordre Generere faktura Registrere bilag Registrere budsjett Liste over kontoplan Liste over artikler Bilagsoversikt Fakturaliste Ordreliste Registrere og vedlikeholde regnskapsprosjekt Legge til egne konti for en enhet Liste over ikke¬kryssede posteringer Generere ordrer for arrangement (aktivitet med deltakere) Endre en ordre Resultatrapport Reskontro Balanserapport Søke om frifond kategori B Søke om instrumentfond Søke om drømkonsert VO midler Rapportering av bruk av drøm¬konsert Rapportering av bruk av frifondsmidler kategori B Rapportering av bruk av instrumentfondsmidler Oversikt over VO tiltak Saksbehandling ¬drøm konsert Saksbehandling instrumentfond Saksbehandling frifond kategori A Saksbehandling frifond kategori B Årsrapport til NMF

Historietime Fokus på behov for nasjonalt, regionalt og lokalt nivå Samle alt i ett system – forenkle driften Bedre datakvalitet

Grunnleggende oppbygging -nyttig å vite om systemet bak og forskjellen på korpsdrift.no og min side samt menystrukturen

Grunnleggende oppbygging EN database i bunn, men ulike grensesnitt PERSON er hovedbegrepet Korpsdrift.no er korpssentrisk, min side er personsentrisk

Grunnleggende oppbygging PERSON Verv Korps A Foresatt Kurs 1 Medlem PERSON Kurs 2 Verv Korps B Kompetanse Medlem

Grunnleggende oppbygging Korpsdrift.no Alle styremedlemmer har tilgang Du velger rolle – avhengig av verv Jobber med ett korps Min side Alle har tilgang Jobber med en person og alt tilhørende Foresatt kan logge på som sitt barn

Grunnleggende oppbygging

Innholdet er avhengig av din rolle Grunnopplysninger legges inn en sjelden gang Eiendeler av alle slag Økonomi/regnskap med mange bilder og muligheter Søknadsregistrering etter hva korpset er berettiget

-hva er de aller ferskeste funksjonene som er kommet på plass Nytt siden sist -hva er de aller ferskeste funksjonene som er kommet på plass

Nytt og nyttig Påmelding sommerkurs Endringer i økonomi: purring, fakturering Konvertering reskontroposter Vo rapportering Øvelse Tilganger menypunkter

Nytt og nyttig Min side Ekstern innmelding Komiterom Flere roller/komiteer Støtteordninger Rapporter økonomi

gjennomgang av medlemsregisteret

Medlemsregisteret Viktigste delen av korpsdrift.no for korps, region og organisasjon All historikk tas vare på Kan lage egne kategorier Kan lage egne komiteer Verv styrer roller/tilgang

Praktisk gjennomgang Finne personer, søke/filtrere Legge til nye medlemmer, fakturainformasjon Sende meldinger Definere egne medlemskategorier Se på foresatte Jobbe med komiteer Ekstern innmelding http://www.korpsdrift.no/m12p/eksternt/finnlag1.aspx

BRUKERE Har opprettet 10 demobrukere i prøvekorpset slik at vi kan eksperimentere fritt Brukernavnet er eks: ”demo1” Passordet er eks: ”db1”

HUSK: korpsdrift@musikkorps.no For ALLE tilbakemeldinger og spørsmål www.korpsdrift.no HUSK: korpsdrift@musikkorps.no For ALLE tilbakemeldinger og spørsmål

Oppgaver: Legg til en ny person Med din epostadresse eller ditt mobilnummer Send en epost eller sms til personen du opprettet Gi personen et verv i styret

-hva kan registreres, og hvordan? Eiendeler -hva kan registreres, og hvordan?

Eiendeler Er laget register for instrumenter, uniformer, rekvisita og notesett Var tidlig ferdig og så litt ”glemt” så er forbedringspotensiale Instrument/uniform/rekvisita er stort sett like register Skademeldingsløsning for instrument/uniform

Eiendeler Notearkivet er spesielt Tanken er et felles arkiv som innholder opplysningene om selve notesettet, hvert korps registrerer bare opplysninger om eks tilstanden til sitt sett, arkivref. Med kommentarmulighet, delt mellom brukere På sikt anbefalingsløsning

Praktisk gjennomgang Registrere et instrument Og legge til et utlån Legge til et notesett fra basen Legge til et helt nytt notesett Sende inn en skademelding

Oppgaver: Personen du la inn i sted trenger et instrument og en uniform Registrer eller plukk fra ting som ER lagt inn Legg inn et verk i felles notebase og knytt det opp mot korpset Legg gjerne inn en kommentar også

Søknader Ulike støtteordninger, søknad via korpsdrift Bare ordninger korpset kvalifiserer til, dukker opp Historikk på søknader Status delt mellom saksbehandler og korpset

VO To måter å registrere på: med og uten timeplan Registrer tiltak Legge inn deltakere og evt. timeplan Fremmøte ?? Rapportering og oppfølgning

-kurs, plan, prosjekt, øving Kursløsning -kurs, plan, prosjekt, øving

Kursløsning Stor og kompleks modul Skal kunne dekke alt fra gruppeøvinger til landsfestivaler To veier inn, enten menypunkt ”Kurs” eller menypunkt ”Øvelse” Øvelse er med mindre kompleksitet Ulike moduser alt etter kurstype

Kursløsning (internt) Studieplan for hendelser det kan rapporteres VO for Repeterende for aktiviteter som øvelse Påmelding for aktiviteter med intern eller ekstern påmelding Spilleliste/Tono dersom det skal rapporteres Tono Faktura dersom aktiviteten skal kunne faktureres Fremmøte derom en skal kunne føre fremmøte

Kursløsning Mest aktuelt for dere pr nå er påmelding til enkelte større aktiviteter Og å sette opp korpsets egne aktiviteter/øvelser Muligheten for å sette opp egne kurs kommer når vi får laget en bedre brukerveiledning

Praktisk gjennomgang Sette opp en øvelse Melde korpset på en aktivitet Og sette deltakere på øvelse, en timeplan og føre fremmøte Melde korpset på en aktivitet Og fylle ut deltakerliste

-tanken bak og mulighetene Økonomiløsning -tanken bak og mulighetene

PRISER Korpset har fri tilgang til systemet via medlemsskap i NMF Ingen faste kostnader Fakturagebyr SMSgebyr

Økonomiløsning Laget for å fungerer for de fleste korps Bevisst tatt vekk funksjoner, spesielt de som bare gagner de aller største korpsene Forenklet en del begrep samtidig som det er fullverdig regnskapsføring Kasserer har full tilgang, styremedlemmer ‘ser’ rapporter

Økonomiløsning Basert på fakturering med KID, innlesing via sentral avtale og automatisk føring av innbetalinger Korpset fakturerer, pengene kommer på korpsets konto, innbetalingene føres automatisk, listen med ubetalt blir mindre av seg selv Kostnader tilknyttet fakturering og OCR

Økonomiløsning Fakturering av kontingent, varesalg og kurs/aktivitet Rapporter som både kasserer og styremedlemmer har tilgang til Enkel påminnelse og purring

Økonomiløsning Ved kontingentfakturering styrer korpset selv termin, hyppighet og kontingentsatser/linjer Termin oppdateres basert på hyppighet Alle fakturaer primært som epostfaktura

Praktisk gjennomgang Forberedelse til oppstart Se på korpsinnstillinger og kontoplan Definere kontingentsatser/-linjer Sette opp termin/kontingent/hyppighet for medlemmer Fakturere kontingent Se på ubetalte fakturaer Se på løsningen for manuell kryssing/betaling Bilagsregistrering

Praktisk gjennomgang Registrere IB -> Overføring til regnskap Diverse rapporter Påminnelse Purring

Resultatregnskap 2013 Prøvekorpset Balanse 2013 Inntekter Utgifter   Utgifter Kontingent 60 000,00 Husleie 12 000,00 Gaver 10 000,00 Dirigent 70 000,00 Tilskudd 25 000,00 Noter 20 000,00 Dugnad 40 000,00 Forsikring 7 800,00 Arrangement 3 000,00 12 500,00 Årsresultat 15 700,00 138 000,00 Balanse 2013 Aktiva Passiva Kasse 200,00 Egenkapital 58 014,25 Bank 73 514,25 Udisponert overskudd 73 714,25 revidert: Sted/dato sted/dato sign kasserer sign revisor(er)

Oppgaver: Lag en kontingentsats og sett det opp for din person Lag en varefaktura til vedkommende Du fikk deler av fakturaen betalt kontant og avskriver resten Sjekk de ulike rapportene Får du ut en regnskapsrapport på et prosjekt? Hvordan ligger vi an i forhold til budsjett?

Oppgaver: Sett opp en øvelse og legg til deltakere Sett opp en timeplan, ta vekk helligdager o.l. Før litt fremmøte

Annet kjekt

Min side Alle personer i databasen har tilgang Personen selv kan vedlikeholde sine opplysninger Finner alle data som korpsene har lagt inn Oversikt over medlemskap, verv, eiendeler, regninger, epost/sms, kurs og aktiviteter

Min side Kurspåmelding via min side Foresatt kan logge seg på som sitt barn Kontaktinfo andre i sitt korps

Kommer det noe mer? Flere rapporter Komiterom også fra korpsdrift Kursregistrering inkluderer sted https://maps.google.com/maps?q=http://www.inntrykk.com/kmlbra2.kml Som utgangspunkt for selvregistrering? Mobilapplikasjon «Hva skjer»?

Videre plan

Videre Få feilrettet nye funksjoner Sørge for stabil løsning «Frede» systemet en stund Ny gjennomgang av alle løsningene Feilretting Iterasjon 2 basert på tilbakemeldinger

Spørsmål? Ta det nå eller korpsdrift@musikkorps.no

Huskeliste Årsrapport – hvorfor ? http://www.fordelingsutvalget.no/Regelverket/ Regelverk offentlige støtteordninger http://spilleglede.no/no/korpset_mitt/penger_i_korpskassen/ Gaver til frivillige organisasjoner – skattefradrag http://spilleglede.no/Gaver+til+frivillige+organisasjoner.b7C_wtHW5y.ips

Rapporteksempler fra PRØVEKORPSET