Kompetanseforvaltning i bedrifter i Nedre Glomma- regionen

Prosjektet er utført av datastudentene: Kristin Skjelin Drøbak (Leder) John Axel Theodorsen Mai Burner (Økonomiansvarlig) Chao- Ching Wu

Bakgrunn for prosjektet Virket interessant Muligheten til å få kontakt med forskjellige typer bedrifter her i Østfold Muligheten til å lære nye ting

Oppdragsgiveren Fredrikstad Utvikling (FU) Privat forening og medlemsorganisasjon Bidra til å utvikle næringsøkonomi og kompetansenivået i Østfold Forskjellige arbeidsgrupper Kompetansegruppa Kartlegging og analyse av kompetanse

Bedriftene vi har intervjuet

Prosjektets mål Hovedmål: Delmål: Undersøke kompetanseforvaltningen i et utvalg bedrifter i Nedre Glomma-regionen. Delmål: Se på ledelsens syn rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvaltning med vekt på hvordan kompetanse brukes og videreutvikles. Analysere systemet og se hvordan det brukes i praksis med vekt på metoder for innsamling, oppbevaring og bruk av kompetansedata.

Definisjoner "Kompetanse er kunnskaper, ferdigheter og evner som på en eller annen måte kan komme til nytte i næringslivet" (Nordhaug 1990) "Kompetanse kan lagres, men bare innen visse tidsgrenser. Det er derfor en ressurs som må pleies, næres og anvendes om det ikke skal forvitre og gå tapt" (Grønhaug 1987) ”Kompetanse er kunnskaper, ferdigheter og holdninger som er anvendbare og har verdi for organisasjonen” (Borregaard, introduksjonskurs for nyansatte) ”Med kompetanseforvaltning mener vi utvikling, kartlegging og bruk av kompetansen i bedriften.” (FuKomps egen formulering)

Fremgangsmåte Konklusjon Gruppen dannes Diskusjoner og analyse Oppdragsgiver Veileder Midtveis rapport Prosjektet avklares Laget web-side Sluttrapport Intervjuforberedelser Bedrifts- intervjuer Expo 2003 Forprosjekt rapport

Intervjuperioden Forberedelse Avtale med bedriftene (tid, sted, hvem) Informasjon om bedriftene (Internett) Spørreskjema (laget første utkast, sendt til FU og veileder, tilbakemelding, redigering, endelig utkast)

Utføring av intervjuene 2 og 2 medlemmer utførte hvert intervju Intervjuet personer i ledelsen Åpen intervjuform med utgangspunkt i spørreskjemaet Varte i 1-2 timer

Etter hvert intervju Fylte ut spørreskjema på PC og sendte det til bedriftene Tilbakemelding på spørreskjema fra bedriftene Beskrivelse av intervjusituasjonen (for intern bruk) Sammendrag SWOT (Styrker, svakheter, muligheter og trusler)

Analyseperioden Grunnlag for analysen Kompendium av innsamlet data Oversiktskart av intervjuene SWOT-analyse av hver enkelt bedrift Intervjusituasjon Definisjoner av kompetansebegrepet Råd fra FU og veileder Egne erfaringer Sunn fornuft

Utfordringer Mye kvalitativ data, lite målbart Lite kvantitativ målbar data Mange forskjellige oppfattninger om kompetanse, kompetanseforvaltning rundt om i bedriftene Mange formelle definisjoner av de samme begrepene Varierende kvalitet på intervjuene (innhold, respons) Lite kunnskap om analysemetoder

Slik gikk vi fram Sammenliknet Kompetanseforvaltning i bedriftene Kompetansesystem i bedriftene Våre vurderinger Våre anbefalinger til bedriftene

Inndeling av systemkategorier Vi delte systemløsningene i to hovedkategorier: IT-system Avansert løsning (kostbare og omfattende løsninger) Delvis avansert løsning (små databaser, kompetansematrise i Excel) Enkelt løsning (Word eller annen teksteditor) Manuelt (papir) system Avansert (En gjenomarbeidet totalløsning) Delvis avansert (godt innarbeidete rutiner for eksempel bruk av kompetanseskjema) Enkelt ( B-skap, dokumentering av vanlige attester og vitnemål, arbeidskontrakter med mer.)

Grafisk oversikt

De viktigste likhetene og ulikhetene mellom bedriftene Likheter mellom bedriftene Alle synes kompetanseforvalting er meget viktig Ser på bedriften sin som en kompetansebedrift Stort sett fornøyd med det kompetanseforvaltnings- systemet de bruker De bedriftene som hadde et IT-system hadde også et manuelt system for lagring av attester, vitnemål med underskrift Kursing av ansatte, oppdatering av kompetanse Kompetanseforvaltnings- systemet brukes ved behov

Ulikheter mellom bedriftene Store bedrifter har ofte mer avansert kompetansesystem Små bedrifter bruker ofte manuell (papir) løsninger De største bedriftene setter av faste beløp til kompetanseforvaltning i årlig budsjett Mindre bedrifter setter ofte av ressurser etter behov Ledelsen i små bedrifter har god kjennskap til ansattes oppgaver Forskjellige behov for et IT-kompetanseforvaltnings- system

Forskjellige måter å utvikle kompetanse Store og mellomstore bedrifter har mye kursvirksomhet Intern kursing (egne kurs og seminarer) Ekstern kursing (kjøp av kurs, f.eks fra leverandører) Små bedrifter har mindre kursvirksomhet, ansvar for kompetanseutvikling ligger ofte hos enkelte medarbeider

Forskjellige ansettelsesstrategier Store bedrifter prøver ofte å ansette intern først, så ekstern (media) Små bedrifter bruker ofte (personlige) nettverk og lokal media

Våre vurderinger av resultatene av undersøkelsen Mange forskjellige meninger/oppfatninger rundt kompetanse og kompetanseforvaltning Alle bedriftene har en høy bevissthet om kompetanseforvaltning De mener at kompetanseforvaltning blir stadig viktigere i fremtiden Alle ser fordelene ved å bruke et IT-system til kompetanseforvaltning Alle ser nødvendigheten av å utvikle kompetanse kontinuerlig Få bedrifter i undersøkelsen har et avansert IT-kompetansesystem Få bedrifter bruker systemet i praktisk kompetanseforvaltning Ledelsen bruker ofte kjennskap til medarbeider til å fordele arbeidsoppgaver Systemet brukes oftest til registrering av kompetansedata ststg

Store kostnader knyttet til kompetanseutvikling Avanserte IT-kompetansesystem koster ofte mye i investering, vedlikehold og utvikling Ikke særlig lønnsomt for små bedrifter Større bedrifter kan oftest forsvare slike kostnader Skaleringseffekten (gevinsten ved en slik investering er større i store bedrifter)

Våre anbefalinger til bedriftene Bedrifter som har et lite utviklet kompetanseforvaltningssystem (IT-eller manuelt) bør etter vår mening invester noe midler i å oppgradere sitt system uansett hvor fornøyde de er med dagens ordning Vi anbefaler at de små bedriftene dette gjelder vurderer nøye å investere i (utvikle et) en løsning som ligger på skalaen delvis avansert IT-løsning. Større bedrifter bør vurdere avanserte løsninger Store selskaper bør satse på avanserte systemer som integreres i virksomhetens øvrige systemer

Begrunnelse for anbefalinger Fremtiden vil kreve at data digitaliseres. Bedre å begynne med gode rutiner nå enn i morgen IT-løsninger gjør data mer tilgjengelig Digitalisert data er letter å bearbeide Mulighet for grafiske og oversiktelige visninger av kompetansedata Behov for enhetlige systemløsninger innad i organisasjonen, mer effektiv kompetanseforvaltning og bruk av ressursene IT hjelpemidler skaper mange muligheter til å omdanne kunnskap/kompetanse i bedriften til reelle og varige verdier for organisasjonen

Hva vi har lært Kompetanseforvaltning Intervjuteknikk Analyseteknikk Arbeidslivet Kommunikasjonsteknikk Samarbeid Problemløsning

Takk til: Veileder Terje Samuelsen Oppdragsgiver Fredrikstad utvikling Bedriftene som var med Sponsorer