Vurdering av innføring av prosjektverktøy ved UiT Vidar Nyheim prosjektleder

Bakgrunn Henvendelser til AFU og ØA om behovet for et verktøy for styring og oppfølging av BOA: Budsjettering Rapportering Tilgjengelig og brukervennlig system for prosjektledere for prosjektstyring Forbedret økonomistyring på prosjekter 13.09.2019

Organisering av arbeidet Prosjektgruppe: Christina Olsen Solberg, økonomirådgiver, Helsefak Arne O. Smalås, instituttleder IK, NT-fak Christian Hansen, ass. fakultetsdirektør, BFE-fak Elisabeth Johansen, økonomirådgiver, ØA Patrik Bye, rådgiver, AFU Vidar Nyheim, økonomirådgiver, ØA (prosjektleder) Beslutningsmyndighet/prosjekteier: Eli M. Pedersen, økonomidirektør, ØA 13.09.2019

Spørsmål og utfordringer Hvilke behov har UiT for et prosjektverktøy Dagens system – utnyttelse Nye system - muligheter Tilgjengelighet/brukervennlighet, f. eks. prosjektledere (ofte faglig ansatte) Muligheter for forbedring av prosesser, rutiner, rapportering og effektivisering 13.09.2019

Mål Forbedre økonomistyringen av prosjekter Forbedre rapportering på BOA-området Økt tilgjengelighet til prosjektøkonomien for prosjektledere og budsjettdisponenter Forenkle, effektivisere og forbedre prosesser på BOA-området 13.09.2019

Prosjektet Første del: Andre del: Avgi innstilling på innføring eller ikke innføring av prosjektverktøy innen 1. mars 2012 Andre del: Bistå i en eventuell anskaffelse av prosjektverktøy (avventer dette) 13.09.2019

Økonomistyring m.m. Eksempler på behov: Regnskap – ajourført/korrekt regnskap Budsjett - periodisert og totalt budsjett Intern regnskaps- og budsjettoppfølging Ekstern rapportering til finansieringskilde/oppdragsgiver Tilgjengelighet økonomidata: Agresso/Agresso web eller på nett 13.09.2019

Prosjektplanlegging m.m. Eksempler på behov: Planlegging av prosjektet med aktiviteter, arbeidspakker, tidsorganisering, milepæler Tids- og ressursstyring med fremdrift og videre tidsplan Tilgang relevante dokumenter Deling av informasjon/relevante dokumenter 13.09.2019

Prosjektporteføljestyring Eksempler på behov: Ressursstyring på tvers av prosjekter Prioritering av prosjekter Samlet rapportering/oppfølging for prosjekter Ordrereserve 13.09.2019

Roller og behov Roller: Prosjektledere Faglige- og administrative ledere Administrativt ansatte (for eksempel økonomi- og forskningsadministrativt ansatte) 13.09.2019

Hvilke behov har UiT? 13.09.2019