Hva mener Arkivverket? 19. november 2018 Fagdirektør Kjetil Reithaug Forvaltning, Dokumentasjonsforvaltning

Dette har vi ønsket oss Vi ønsker evalueringen velkommen Dette har vi ønsket og sett behovet Vi har ei stund sett utfordringer Oppsummert: Det vi har ønsket å få til, har ikke skjedd Og vi har jobbet med «hva nå» ei stund

Vi har initiert en begrenset høring på rapporten 56 virksomheter og organisasjoner Frist 6. november Kommentarene og merknadene vil bli oppsummert og sendt til Lovutvalget og brukt i vår planlegging av videre arbeid

Høringssvarene viser en tydelig tendens Det ER utfordringer med standarden Hovedsakelig knyttet til implementeringen av den i markedet De fleste kjenner seg igjen i beskrivelsen av markedssituasjonen De fleste mener rapporten tegner et for ensidig bilde av standarden som årsak til problemene En særegen norsk standard kan begrense tilfanget av tilgjengelige løsninger i markedet Men Noark 5 i seg selv oppfattes ikke å være til hinder for nye løsninger Konklusjonene er trukket på et for tynt grunnlag For få respondenter, utvalget er ikke representativt Flere av spørsmålene Menon skulle utrede er ikke besvart

Vi kunne hengt oss opp i – men jeg bare nevner i stedet Vi mener det er mangler ved rapporten: Misforståelser av hva Noark skal gjøre/er (primært korrespondanse) Tynt utvalg av «kilder»/informanter blant leverandører Manglende skille mellom «standarden» og andre faktorer som årsak Forståelsen av «bakoverkompabiliteten» i Noark 5 Ser ikke at Noark 5 er teknologinøytral, det er ingen «strenge tekniske krav» Mer av metodikken (bl.a. misforståelser omkring tilsyn) Men dette rokker ikke ved at noe må gjøres!

Menon beskriver en tilstand vi må ta på alvor Et marked som ikke fungerer Leverandører konkurrerer på pris, ikke innovasjon Anbud fokuserer bare på oppfyllelse av Noark-krav/antall Noark- krav som er oppfylt Uenighet leverandør - kunde om tolkning av Noark-krav Noark gir ingen incentiv til å bytte løsning En godkjenningsordning som misforstås Et fåtall leverandører dominerer

Og i tillegg vet vi: Markedet preges av tungvinte systemer Anskaffelser mangler fokus på brukernes behov Ikke mange systemer som har utnyttet muligheten som standarden gir Forvaltningen har fortsatt å kjøpe Noark-4-system i 10 år etter at den ble erstattet av Noark 5

Standarden alene kan ikke løse problemet En stor (eller liten) revisjon av standarden alene løser ikke alle utfordringene Menon og vi andre ser Utfordringene er komplekse Flere aktører eier både årsakene og løsningene

Arkivverket tar grep – på kort sikt: Noark 5 versjon 5 er i ferd med å bli lansert Kraftig forenkling og omstrukturering av standarden Gått bort fra «indre kjerne», «ytre kjerne» og «komplett» Noark 5 tjenestegrensesnittet skal ferdigstilles Godkjenningsordningen må endres Vi forbereder oss på forslag til ny arkivlov og hvilke føringer den måtte gi Vi har tilbudt (pilot) bistand ved innkjøp til ett stort innkjøp på trappene (dagens standard sammen med organets eget behov) Vi vil bli bedre på å hjelpe forvaltningen til å for eksempel: Se mulighetsrommet i Noark 5 Bruke standarden som basis for å bygge inn arkiv på en god måte Supplere standarden med egne behov

På lengre sikt må vi realisere brukervennlig arkivering Vi vil : lede arbeidet for å bidra til brukervennlig arkivering sikre at fagområdet ikke er et hinder i digitalisering av offentlig sektor Intensivere innsatsen For å lykkes må vi involvere bredt for å finne gode løsninger Avventer ny arkivlov, men starter konseptarbeid - «Innebygget dokumentasjon»

På lang sikt: vi må ta grep - sammen Arkivutfordringer i offentlig sektor utenfor Noark sitt felt: Store deler av det Arkivloven definerer som «arkiv» Virkemidlene vi bruker må tilpasses behovet Dokumentasjon bør skapes som direkte resultat av prosessene – automatisering Manuelle prosesser og bruk av skjønn er en stor risiko i dokumentasjonsforvaltningen Løsningen må være at arkivering ikke er noe man gjør, men noe som skjer fordi man utfører oppgavene på korrekt måte. Hvordan sikrer vi dokumentasjon i form av korrespondanse (Forvaltningen vil fortsatt bruke dette) «Arkivaren» må inn allerede når systemet designes Arkivverket må sammen med «alle andre» se på: Hvordan kan vi bruke erfaringene fra «Livet med standarden»? Hvordan vi kan bruke standarden/elementer fra standarden? Hvordan utnytte erfaringer fra å bruke standarden i eget utviklingsarbeid (Skatteetaten, Statens vegvesen, NAV, Fylkesmennene)? Hvilke andre virkemidler må vi ta i bruk for å løse utfordringen? Kan vi løse det med visjonen «Innebygget dokumentasjon»?