Læringsmål Når du har studert dette kapitlet, skal du kunne oppbyggingen av et IT-ført regnskap de viktigste kravene til spesifikasjoner i regnskapet de viktigste kravene til dokumentasjon i regnskapet de viktigste regnskapsrapportene i et IT-ført regnskap de viktigste reglene om oppbevaring av dokumentasjon Kapittel 12

Regnskapssystem Om regnskapssystem i bokføringslovens § 4: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og lovbestemte spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningene kan ivaretas Et standardisert IT-regnskapsprogram er en del av et regnskapssystem Kapittel 12

Økonomisystem Regnskapssystemet er en del av økonomisystemet Økonomisystemet omfatter også: Faktura- og ordresystemer Lønnsystemer Lagersystemer Betalingssystemer Andre moduler knyttet opp mot selve regnskapsprogrammet som for eksempel årsoppgjørsprogrammer Kapittel 12

Krav til spesifikasjon Spesifikasjoner som Bokføringslovens § 5 krever bokføringsspesifikasjon kontospesifikasjon kundespesifikasjon leverandørspesifikasjon spesifikasjon av merverdiavgift spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser Kapittel 12

Bilagsjournalen er en del av bokføringsspesifikasjonen Spesifiserte krav er: alle bokførte spesifikasjoner i perioden er i ordnet rekkefølge dokumentasjonsdato dokumentasjonshenvisning (bilagsnummer) tilordningskoder (kontonummer, kundenummer, leverandørnummer) andre relevante behandlingskoder (mva kode) Kapittel 12

Kontospesifikasjon - eksempel 4300 Varekjøp Dato Bilag nr Tekst Mva-kode Beløp 01.01.x1 Inngående saldo 03.01.x1 1 Varekjøp 2 20 000 04.01.x1 Frakt 1 000 10.01.x1 4 Kreditnota - 3 500 13.01.x1 5 Rabatt - 330 31.01.x1 Utgående saldo 17 170 Kapittel 12

Kontospesifikasjon - krav kontokode (kontonummer) og kontonavn for hver konto alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjons- henvisning (bilagsnummer) andre relevante behandlingskoder (mva.kode) inn- og utgående saldo Kapittel 12

Kundespesifikasjon alle transaksjoner pr. kunde pr. periode i ordnet rekkefølge kundens navn og kode (kundenummer) dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning (bilagsnummer) inn – og utgående saldo Kapittel 12

Kundespesifikasjon - eksempel 10001 Profittsenteret AS Org.nr: NO 888 888 777 MVA Dato Bilag nr Tekst Forfall Beløp 01.01.x1 Inngående saldo 16.01.x1 7 Varesalg 01.02.x1 12 500 31.01.x1 Utgående saldo Kapittel 12

Leverandørspesifikasjon - eksempel 50003 Datahuset AS Org.nr: No 999 777 888 MVA Dato Bilag nr Tekst Forfall Beløp 01.01.x1 Inngående saldo - 70 000 07.01.x1 3 Datamaskin 06.02.x1 - 31 250 31.01.x1 Utgående saldo - 101 250 Kapittel 12

Spesifikasjon av merverdiavgift Omsetningen blir inndelt i avgiftspliktig og avgiftsfritt salg Vi har flere satser (standard, middels og lav) hhv 25 %, 14 % og 8 % i 2008 Vi har inngående og utgående avgift Skal vise hva bedriften skal betale inn til staten (evt. ha til gode fra staten). Dette vil være sum utgående avgift fratrukket sum inngående avgift Kapittel 12

Spesifikasjon av lønn mm Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige opplysninger: Spesifisere de lønnsoppgavepliktige opplysningene kontovis og per periode. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser føres på rene konti - skal vises særskilt. Kapittel 12

Dokumentasjon Bokføringslovens § 10: Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. Kapittel 12

Sporbarhet Bokføringslovens § 10: Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Kapittel 12

Fullstendighet Bokføringslovens § 10: Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig Kapittel 12

Oppbevaring (1) Bokføringslovens § 13 (10 års oppbevaring): Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes: årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5 dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen nummererte brev fra revisor Kapittel 12

Oppbevaring (2) Bokføringslovens § 13 (3 år og 6 måneders oppbevaring): avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift Kapittel 12