ØKONOMIFORUM 12. DESEMBER 2017 Mamdouh Al-farra

Inngående fakturer Inngående fakturaer Leverandørfaktura Innkjøpsfaktura

Innkjøpsfaktura Når vi bestiller gjennom Basware PM, mottar vi en faktura med kategori innkjøpsfaktura. Referanse på innkjøpsfaktura er bestillingsnummer ( UH-nummer). Så får vi match mellom fakturaen i Basware Invoice og ordren i Basware PM. - Som hovedregel skal alt bestilles gjennom Basware PM.

Innkjøpsfaktura Fordeler med innkjøpsfaktura: Vi sparer masse tid og ressurser, får bedre oversikt, automatisk kontroll mot varemottak, og bedre avvikshåndtering. Seksjon for Økonomi slipper å dele ut fakturaene til attestering og anvisning og deretter purre på. Innkjøpere og godkjennere slipper attestering og anvisning i Basware Invoice. Vi har mer kontroll når det gjelde prisavvik og feil fakturering. Ved prisavvik må innkjøpsfaktura attesteres og anvises, men vi sparer masse tid likevel ( fakturen er ferdig kontert)

Innkjøpsfaktura Eks. mange leverandører fakturerte oss for ordren to ganger. Systemet oppdager dette. (Ordrestatus: Ordre fullt fakturert)

Krever det mye tid å legge inn bestilling i PM? Tips: Skal du bestille noe som du vet at den ligger i dine gamle anmodninger (er bestilt fra før)? Du kan kopiere en gammel anmodning og korrigere litt på den. Så sparer du masse tid. (Dette gjelder ikke eksternkatalog)

Leverandørfaktura Når vi bestiller direkte på mail eller telefon, mottar vi en faktura med kategori leverandørfaktura. Vi opplever i dag utfordringer i forhold til dårlig merkede leverandørfakturer samt at fakturene blir liggende ubehandlet hos brukere. Vi bruker masse tid og ressurser for å finne ut hvem skal betale de leverandørfakturene. ( Dette er bortkastet tid) Krav til gyldig referanse på leverandørfaktura. Etternavnet til den som attesterer fakturaene ( bestilleren) + avdeling eller institutt som hører til. Fakturer som mangler gyldig referanse vil bli sendt i retur til leverandøren.

Leverandørfaktura Vi ønsker ikke å motta fakturer på mail eller i internt post som skal skannes og legges i Basware Invoice. Basware gjør denne jobben for oss. Ved bestilling direkte ( på mail eller telefon), må alle oppgi riktig fakturaadresse.

Faktura-adresse https://www.nhh.no/om- nhh/kontakt/

Elektronisk Handel Format ( EHF) Ved å sende og motta faktura i EHF-format spares masse tid. I tillegg slipper vi purringer og inkassovarsler. En annen stor fordel er at du er helt sikker på at alle fakturaer kommer frem. Alle statlige organisasjoner krever faktura i EHF format. Vi ønsker ikke å motta PDF-fakturaer fra norske leverandører.

Ny leverandører!! Hvorfor opprettes det så mange nye leverandører? Skal du bestille møbler, kontorrekvisita, oversettelse, mat, Hotel konferanse, blomster, … etc. må du kontakte innkjøperen på din avdeling eller institutt. Oversikt over leverandører og veiledning finner du i paraplyen https://www.nhh.no/paraplyen/okonomi/innkjop

Generelle regler NHH betaler ikke fakturaer adressert til privatpersoner. Vi må skille mellom kvittering, utleggsrefusjon og faktura Vi har fått mange Kvitteringer i Basware Invoice. Eksempel: Når en har betalt reise med kredittkort, så får han/hun tilsendt kvittering. Kvitteringen skal ikke legges inn i Basware Invoice for behandling.