© Senter for statlig økonomistyring Feriekvoter 29. april 2009 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

© Senter for statlig økonomistyring Ferien nærmer seg! Hvilken feriefølelse vil du ha i kontrollperioden for junilønn? © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Ferie som ble overført til 2009 Loven Inntil 14 feriedager kan overføres ved årsskiftet (10 virkedager etter ferieloven og 4 virkedager etter den avtalefestede ferien). Kilde: http://www.lovdata.no/all/tl-19880429-021-002.html, http://www.sph.dep.no/templates/Kapittel.aspx?id=1673 Viktig med god rutine for kontroll av rest ferie og fravær Rapport for restferie og fraværskvoter Transaksjonskode yhr_frav10 Kjør rapporten i god tid frem mot junilønn for å være i forkant med kontroll og oppfølging ved evt. endring © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Oversikt over kvotetyper Kvotetyper for ferie – Infotype 2006 30 Betalt ferie (4. – 210) 31 Betalt ferie o/60 år (3. – 210) 32 Ekstraferie beregnet (2. – 210) 37 Fjorårsferie fra annen etat (1. – 210) 40 Ubetalt ferie (1. – 220) (Tall i parentes angir kvotetrekk i prioritert rekkefølge og fraværstype) Kvotetype 32, 37 og 40 påvirker ikke junilønn. Overført ferie skal avvikles før ny ferie. Dette behandles automatisk i SAP ref. prioritert rekkefølge. OBS! All ferie, betalt og ubetalt, blir automatisk overført i SAP når antall dager / sluttrekk er gyldig i infotype 2006. Kontroller derfor antall dager, sluttrekk nøye. © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Nullstill gamle kvoter Rydd opp i gammel restferie som ikke lenger kan benyttes. Dette gjøres ved å nullstille / fylle opp kvoten i IT 2006, via IT 416. Hvis dette ikke er gjort er det faktisk mulig å trekke av foreldet kvote via IT 416 (husk – eldste ”ledige” kvote trekkes først i SAP). Gjelder og fraværskvoter, spesielt kvotene 63 / 62 pga. utbetaling Eksempel på kvote som ikke er nullstilt (****=korrigering IT 416) © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Beregning av feriedager ved årsskiftet (1) SSØ tildelte ved årskiftet kvoter og rapporterte resultat til virksomhet (via opal_con/). Hver virksomhet er ansvarlig for å kontrollere denne rapporten. Kontroll og eventuelle endringer bør ha vært ferdig til februarlønn, senest nå til junilønn. Fullservicekunder sender bilag til SSØ ved korrigeringer. Delservicekunder og basiskunder korrigerer selv i SAP. Kvotetyper som tildeles automatisk er 30, betalt ferie 31, betalt ferie o/60 år 40, ubetalt ferie 63, tjenestefri senior © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Beregning av feriedager ved årsskiftet (2) Krav: 5 uker ferie (kvote 30 og evt. 40) = 5 * gjennomsnittlig antall arbeidsdager (IT 7) For ansatte over 60 år (kvote 31 og evt. 40) = 1 * gjennomsnittlig antall arbeidsdager pr. uke (IT 7) Betalt ferie (kvote 30 og 31) = opptjente feriepenger og evt. opptjente feriepenger senior delt på dagsats Dagsats i SAP = Årslønn / 260 dager x deltidsprosent fra infotype 7 Eks: 260 000 (årslønn) / 260 (dager) * (6 timer/7,5 timer = 80%) = 800 kr. Maks ant. betalte feriedager er 25 (30 dg. hvis over 60 år og kvote 31). © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Eksempel på beregning av feriedager En ansatt har tjent opp feriepenger i fjor med totalt kr 18.490,-. Han jobber 5 dagers uke – dvs. han har 25 feriedager pr år. Dagsats / ferietrekk pr. dag er kr 1.000,-. Antall feriedager med lønn blir 18,49 som avrundes til 18 hele dager. Dette gir 25 – 18 = 7 dager uten lønn. Avrunding ned til hele feriedager. Dersom avrunding ikke er ønskelig ved delvis opptjening må beregning og registrering foretas manuelt. Junilønn: Månedslønn                                      + 21.700 Feriepenger:                                    + 18 490 Trekk for verdi av lønn under ferie     - 18 000 Differanse mellom feriepenger og ferietrekk på kr 490,- går automatisk til utbetaling i juni. © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Kontroll av feriepenger – Delservice og Basis kunder Formål er kvalitetssikring av opptjente feriepenger i forkant av junilønn SAP regner, etter siste lønnskjøring, opptjente feriepenger / dagsats = betalte feriedager Transaksjonskode pc_payresult Velg CRT – akkumulert resultattabell Se opptjente feriepenger lønnart /327-/331 Velg RT_ – resultattabell (komprimert presentasjon) Se dagsats lønnart /07Z © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Kontroll av feriepenger – Fullservice kunder Formål er kvalitetssikring av opptjente feriepenger i forkant av junilønn SAP regner, etter siste lønnskjøring, opptjente feriepenger / dagsats = betalte feriedager Lønnartrapporten, variant 77 eller lønnslipp © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Retting av ferie- og fraværskvoter som er feil Virksomheten er ansvarlig for retting. Kvoter rettes manuelt av saksbehandler. Saksbehandler må selv beregne riktig kvote. Her er det ingen systemstøtte. Retting foretas i IT 2006 og/eller IT 416. Feriekvotene i IT2006 bør ikke endres etter at junilønna er kjørt Manuelle endringer direkte i IT2006 etter junilønn vil medføre rekalkulering junilønn korrigeres © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Hvilket fravær er trukket på hvilken kvote? Dersom en ansatt har flere feriekvoter med betalt ferie og det er trukket dager fra alle kvotene, for eksempel fra overført betalt ferie, betalt ferie over 60 år og årets kvote for betalt ferie, så kan man bli litt i tvil over hva som har gått til fratrekk hvor. For å finne ut hva som er trukket hvor: Velg aktuell kvote i IT2006 Klikk Velg/endre Velg ”gå til” og ”Kvotetrekk” (**** = IT416) © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018 © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Behandling av seniorkvoter Kvote 63 – Tjenestefri senior med gyldighet tidligere enn 01.01.2009 skal fylles opp / nullstilles. Gjelder både dager / timer til utbetaling og dager / timer som ikke er tatt ut. Det er ikke tillatt å overføre disse dagene / timene til 2009. OBS! Fravær som kan utbetales overføres automatisk i SAP hvis kvoter ikke er nullstilt, selv om sluttrekk er rett definert. © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

Seniordager gjelder pr kalenderår avtalen gjelder fra 01.05.08 (registreres med 60 timer*) 6 dager Rettighet SPH 7.5.9.1 a) Hovedtariffavtalen 5.9.a) Kollektivt avtalt SPH 7.5.9.1 b) Hovedtariffavtalen 5.9.b) Kan kollektivt avtales lokalt Kvote i SAP IT 2006 Kvote 63 - Tjenestefri senior + 62 Tildeles automatisk av SSØ fra 01.01.2009 Kvote 62 - Etatspesifikk velf. m/l Tildeles manuelt Fravær 1) ESS 2) SAP 1) ESS = fraværssøknad ”Tjenestefri senior” 2) SAP = IT 2001 ”Tjenestefri senior” fraværstype 512 ”Etatspesifikk velf m/lønn” ”Etatspesifikk velf m/lønn” fraværstype 511V Utbetaling og Reduksjon Før 31.12.2008 Utbetal = IT 14 lønnart 8F11** (timer) Reduser kvote = IT416, deltype(DT)0002 utb. rest snr. dg. Etter 31.12.2008 Utbetal og reduser = IT416, DT 0002 utb. Rest snr. dg. Reduser kvote uten utbetaling = IT 416, DT Z007 Utbetal = IT 14 lønnart 8F01** (timer) Reduser kvote = IT416, DT 0004 Etatspes. snr. HTA.. Utbetal og reduser = IT416, DT 0004 Etatspes. snr... Reduser kvote uten utbetaling = IT 416, DT Z008 Nyhet! * 60 timer er basert på 7,5 timers arbeidsdag (lik arbeidstid hele året). Ved sommer/vintertid justeres timer (7/7,75 timers arbeidsdag) ** antall timer må tilsvare likt antall dager. F.eks. 1 dags uttak MÅ registreres med fra til samme dato, pga av rapportering til SPK © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018

© Senter for statlig økonomistyring ? © Senter for statlig økonomistyring 17.09.2018