Tilbyderkonferanse 15. januar 2015, kl. 12.00 Åpen anbudskonkurranse EØS 079-2014 Anskaffelse av feiemaskiner til Etat for bygg og eiendom Tilbyderkonferanse 15. januar 2015, kl. 12.00

Agenda Konkurranseform, konkurransegrunnlag Prismodell Prisskjema Endringer i konkurransen; svar på innkomne spørsmål Spørsmål

Konkurranseform Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud: Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold (herunder ”presiseringer”, ”merknader”, fotnoter etc) samt formuleringer som kan føre til at tilbudet ikke lenger er sammenlignbart med konkurrenters tilbud.

Forbehold Dersom det tas forbehold, skal dette presiseres som «forbehold:»! Virkningen av forbeholdet skal klart beskrives i et eget punkt i tilbudet, spesielt priskonsekvens må gjøres tydelig rede for. Forbehold som kommer frem på annen måte, er og skal behandles som avvik. Forbehold= Endring av kontrakten. Leverandør skal klart og entydig beskrive hvilke konsekvenser denne endringen får for kontrakten. Om forbeholdet IKKE er ubetydelig, vil dette føre til avvisning. Avvik har 2 virkninger. 1: Avviket får ingen virkning. 2: Avviket fører til direkte avvisning. Vær derfor nøye med at tilbudet ikke avviker fra kravspesifikasjonen.

Noen utvalgte obligatoriske avvisningsgrunner Ikke levert dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav Gjelder også underleverandører! Følgende kan oppdragsgiver innhente etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Skatteattester Firmaattest Andre offentlige dokumenter. Følgende kan ikke innhentes etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Dokumentasjon for tekniske/faglige kvalifikasjoner (gjennomføringsevne personell; erfaring fra liknende oppdrag; rutiner for miljøstyring) Forbehold mot kontrakt som ikke er uvesentlige Èn eller flere celler i prisskjemaet mangler utfylling Avvikende prisformat – f eks ved å legge til priselementer i prisskjema, eller ikke utfylte celler

FOA § 21-1 - Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser (1) Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. (2) Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a. oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til § 20-13 (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet), b. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt, eller c. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har fremsatt. (3) Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Andre åpenbare feil vurderes etter regelen i § 20-13 (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet).

Utfylling av prisskjema Alle hvite felter skal fylles ut i den sonen man ønsker å komme med tilbud på.

Ufylling av prisskjemaet Alle hvite felt i tabellene, og kun disse, skal fylles ut. Still spørsmål! Avvikende prisformater fører erfaringsmessig svært ofte til avvisning av tilbudet.

Dokumentstruktur i konkurransefasen- Konkurransegrunnlag Rød skrift: Må fylles ut KONKURRANSEGRUNNLAG Vedlegg 1 - Kontrakt Bilag 1 – Oppdragsgivers spesifikasjon Bilag 1.1 Kvalitetsprofilmatrise Bilag 1.2 Statistikk 2013 Bilag 2 - utgår Bilag 3 – Administrative bestemmelser Bilag 4 – Samlete pris- og betalingsbestemmelser Bilag 4A - Prisskjema Bilag 5 – Endringer i den generelle kontraktsteksten (Evt forbehold skal settes inn her.) Bilag 6 - Endringer i avtaleteksten etter kontraktsinngåelse Bilag 7 - Opsjoner Vedlegg 2 - Tilbudsforside Vedlegg 3 - HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4 – Referanseliste Vedlegg 5 – Statistikk 2013 fra leverandør Bilag 5 er kontraktstekst, og vil inngå i kontrakten. Vedlegg 1 er kontrakt, resten forsvinner

Oppdragsgivers arbeid med tilbudene Tilbudsåpning – åpningsprotokoll – 2 personer Første kontroll om alle nødvendige dokumenter er levert Tilbudsbrev og tilbudsforside: Forbehold? Hvis ja, må tilbudet avvises? Kvalifisering: Systematisk gjennomgang av dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (kapittel 3 i konkurransegrunnlaget); ikke kvalifisert betyr avvisning av leverandør. Kontroll om alle krav i leveransebeskrivelsen er akseptert; herunder: eventuelle forbehold (presiseringer/merknader etc) i tilbudet som krever avvisning? Evaluering av tildelingskriteriet Begrunnet forslag for tildeling lages som administrativ sak Direktør ved Etat for bygg og eiendom gjør vedtak. Meddelelse om tildeling, 10 dagers karenstid (”klagefrist”) Kontraktssignering

Leverandørene oppfordres til å melde til oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp: Hvis enkelte elementer er vanskelig/umulig å prise, eller krever forbehold Hvis enkelte elementer i oppdragsgivers spesifikasjon (bilag 1) eller i andre kontraktsdokumenter oppfattes som vanskelig/umulig å oppfylle, eller krever forbehold Er det noe vi har glemt? Er det noe vi ikke har tenkt på? Om vi oppdager at konkurransegrunnlaget er mangelfullt, etter tilbudsfristen, må konkurransen avlyses. Så si ifra med en gang dere finner en mangel i konkurransegrunnlaget.

Send flere spørsmål til ebe-i@bergen.kommune.no Frist: 20. januar 2015