Prosjektpresentasjon for [Virksomhet] eInnsyn Prosjektpresentasjon for [Virksomhet] Versjon 0.1

Agenda Hva er eInnsyn? Hvorfor skal vi bruke eInnsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hvordan skal vi innføre eInnsyn?

Hva er eInnsyn? eInnsyn er en ny innsynsløsning for hele det offentlige Norge eInnsyn tar over for offentlig elektronisk postjournal (OEP) 1. januar 2018 eInnsyn eies av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og driftes og forvaltes av Difi

eInnsyn skal fremme åpenhet og demokrati eInnsyn er en lett tilgjengelig tjeneste, med bedre og mer brukervennlige funksjoner for innsyn Innbyggerne får tilgang til det offentlige Norge på et sted eInnsyn skal realisere visjonen om en felles inngang til offentlig sektor

Agenda Hva er eInnsyn? Hvorfor skal vi bruke eInnsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hva er målbildet?

Hvorfor skal vi bruke eInnsyn? Alle statlige virksomheter skal publisere offentlig postjournal på internett for å fremme åpenhet og demokrati i forvaltningen eInnsyn er en videreføring og forbedring av OEP Ny teknisk infrastruktur gjør eInnsyn mer sikker, og den er enklere å bruke for innbyggere og forvaltningen

eInnsyn kan gi store gevinster Virksomheten kan spare tid fordi arbeidsflyten blir mer effektiv tid forbrukt på innsynskrav kan reduseres Innbyggere opplever mer åpenhet fordi det blir mer åpenhet i offentlige dokumenter og saker For å skape gevinster bør virksomheten benytte seg av muligheten til å fulltekstpublisere offentlig informasjon Gevinstrealisering fra eInnsyn kan kreve endring av kultur for publisering og rutiner i saksbehandlingsprosessen

Agenda Hva er eInnsyn? Hvorfor skal vi bruke eInnsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hvordan skal vi innføre eInnsyn?

Slik jobber vi med offentlig postjournal i dag Skriv korte og konsise kulepunkter som oppsummerer hvordan virksomheten jobber med offentlig postjournal og fulltekstpublisering i dag. Tips til punkter inkluderer: Hvem som jobber med offentlig postjournal, og hvordan dette foregår. En enkel vurdering av hvor mye av virksomhetens informasjon som er unntatt offentligheten. Hvor mye tid vi bruker på å behandle innsynsbegjæringer. Det regnes ut ved å gange antall innsynsbegjæringer med gjennomsnittlig behandlingstid (bruk 45 minutter som gjennomsnittstid hvis virksomheten ikke har et eget tall). I dag publiserer vi [f.eks. 5000] journalposter Vi får [f.eks. 2000] innsynsbegjæringer

Hvilke gevinster kan vi få? Oppsummer gevinstene virksomheten kan få i noen korte, konsise kulepunkt. Få med f.eks: En enkel beregning av spart tid. Eksempel: Du anslår at 75% av virksomhetens saksdokumenter er offentlige. Hvis virksomheten fulltekstpubliserer disse kan man anslå at det kommer 75% færre innsynsbegjæringer. Hvis virksomheten får 4000 innsynsbegjæringer i året, betyr det at ca. 3000 kan unngås. Det tilsvarer over 1,3 årsverk, hvis gjennomsnittlig behandlingstid er 45 min. Fremhev muligheten for å gjøre interne forbedringer. Innføring av eInnsyn er en god mulighet til å gå opp og forbedre egne rutiner og definere tydelige roller og ansvar. Fulltekstpublisering er god metode for intern kvalitetskontroll. Virksomheten kan unngå [f.eks. 75%] innsynsbegjæringer. Virksomheten kan spare [f.eks. 1,5 årsverk] på unngåtte innsynsbegjæringer

Holdninger til publisering – legg inn funnark Her legger dere inn funn fra kartlegging av holdninger. Legg gjerne inn funnarkene fra «Verktøy for å kartlegge holdinger». Fokuser på behovene til ledere og ansatte.

Agenda Hva er eInnsyn? Hvorfor skal vi bruke eInnsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hvordan skal vi innføre eInnsyn?

Innføring av eInnsyn skal gjøres i fire faser De fire fasene er utformet med utgangspunkt i endringsledelse og tjenesteinnovasjon Ved å følge fasene får vi kartlagt hvordan eInnsyn vil endre måten vi jobber på og hvilke gevinster det kan gi FASE 1: Gjør implementeringen av eInnsyn viktig FASE 2: Gjør endringen tydelig for organisasjonen FASE 3: Få endringen til å skje FASE 4: Få endringen til å vare

FASE 1: Gjør implementeringen av eInnsyn viktig VI ER HER FASE 1: Gjør implementeringen av eInnsyn viktig Hovedaktiviteter i fasen Kartlegge holdninger til publisering Kartlegge berørte aktører Planlegge forankring Starte forankring Hensikten med fasen Hensikten med fasen er å gjøre implementeringen av eInnsyn viktig for ansatte, og legge et godt grunnlag for at løsningen blir tatt i bruk. Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet.

FASE 2: Gjør endringen tydelig for organisasjonen Hovedaktiviteter i fasen Kartlegge dagens saksbehandlingsrutiner Kartlegge og kategorisere dokumenter Identifisere behov for nye rutiner Lage og forankre nye rutiner Identifisere behov for opplæring Kartlegge gevinster Lage og forankre gevinstplan Lage en plan for implementeringen Gjøre risikovurdering Hensikten med fasen Hensikten er å definere et felles målbilde som alle kan stille seg bak, og en konkret plan for å komme dit. Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet.

FASE 3: Få endringen til å skje Hovedaktiviteter i fasen Gjennomføre opplæring Implementere nye rutiner Implementere måling av gevinster Fortsette med forankring Hensikten med fasen Aktivitetene i denne fasen skal sikre at overgangen til å bruke eInnsyn skjer på en god måte. Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet.

FASE 4: Få endringen til å vare Hovedaktiviteter i fasen Måle gevinster og starte med kontinuerlig forbedring Gjennomføre rullerende opplæring Hensikten med fasen Arbeid med gevinstrealisering og forankring fortsetter etter at eInnsyn har blitt en del av ny praksis i virksomheten. Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet.

Neste steg Angi sentrale aktiviteter som skal gjennomføres i nærmeste fremtid. Tilpass denne siden til målgruppen ved å fokusere på aktivitetene som er mest relevante for personene som er til stede. Xxx