Bevaring og kassasjon i digitalt skapt arkiv Gro Hendriksen, Nordisk arkivakademi, 26.9.16

Bevaringsvurdering statlige arkiv kartlegging Bevarings-vurdering veiledning Bevaringsvurdering statlige arkiv

Forprosjekt bevaringsutvalg Oppgaven er å foreslå mandat for videre arbeid med bk-vurdering av digitalt skapt materiale Intern arbeidsgruppe vår 2016

Utfordring – mengden! Kartlegginger: Digitalt skapt materiale i kommuner og fylkeskommuner 1985 – 2010 Riksarkivarens undersøkelse statlig sektor Anslag på 10-15 000 bevaringsverdige uttrekk Kun 802 uttrekk fra kommunale/fylkeskommunale arkivskapere er pr. 2013 overført depot Statlig sektor: lite kunnskap, men noe kartlagt Vi trenger mer kunnskap om arkivbestanden, for å kunne legge realistiske planer

Utfordring - kompleksiteten Kompleksiteten i forvaltningen og forvaltningens arkivdanning Samhandling på langs og tvers Redundans Ikke-standardiserte løsninger (e-post, nettsider, prosjektverktøy) skal dokumentasjon ”løftes inn” i sakarkivsystemet, eller skal det utvikles egne fangst-løsninger? Tilnærmingen til enkeltarkivskaper er ikke tilstrekkelig for å kartlegge dagens forvaltning

Standarder for arkivdanning ISO-standarder for arkivdanning Knytte bk til klassifikasjon Sikre dokumentasjon av bevaringsverdige oppgaver Sikre tilstrekkelige metadata for virksomhetens behov Sikre tilstrekkelig metadata for overføring til depot Hands-on eller hands-off? Så langt er vår myndighet begrenset til veiledning i ”beste-praksis”

Utfordring - arkivskapers og arkivmyndighetens ulike behov Bevaringsvurdering for arkivskapers egne behov Blir arkivskapers behov ivaretatt Hva skal vår veiledning/ansvar være?

Kriterier for bevarings- og kassasjonvurderingene Kilder for forskere og andre Til bruk for forvaltningskunnskap, administrasjonshistorie, politisk analyse, samfunnsvitenskapelige og filologi, diverse forskningsspørsmål. Hvilke kilder og til hva? Lite erfaring…

Bevarings- og kassasjonskriterier - rettighetsdokumentasjon Hvor mye skal bevares av rettighetsdokumentasjon? Arkivloven ”sikre arkiv som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon” (NOU 1987:35 ”tinglysingsmateriale, pantebøker og – registre som stadfester eiendomsgrenser og eierforhold” Bevaringsutvalg 2002: ”personer og virksomheters rettigheter og plikter, saksbehandling med varige konsekvenser – ”langvarige rettigheter” Begrep er tolket videre enn lovens intensjon

Går vi mot strengere prioritering? Hvis vi blir tvunget til å velge (mengde, konservering) Arkiv med betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon Nasjonalt råd? Hva blir etterspurt? Hvor kritisk er det om dokumentasjonen går tapt?

Hva koster bevaringen? Hva vil bevaring kreve av ressurser, for arkivskaper, for arkivmyndigheten? Her mangler vi kunnskap… men meningene om hva som er mulig eller ikke mulig, er sterke ”Mengden arkiv spiller ingen rolle når arkivet er digitalt” ”Bare vi får flere ressurser, kan vi løse oppgavene” Forprosjektgruppen vil foreslå en pilot for å beregne ressursbruk

BK på dagsorden! MAVOD: Modernisering av vedlikehold av arkiv og overføring til depot Arkivverkets eget utviklingsprosjekt (mars 2017) Prosjektet skal utrede utfordringer, behov og alternative konsepter knyttet til vedlikehold og overføring. Så anbefales konsept for videre arbeid. Hvem gjør hva, og når Kriterier for bk er oppgave for bevaringsutvalg

BK på dagsorden! Revisjon arkivforskriften SAMDOK (Samla samfunnsdokumentasjon) SKATE, Styring og koordinering av tjenester i e- forvaltning strategisk samarbeidsråd for digitalisering av offentlig forvaltning Skate har bedt Arkivverket utarbeide en foranalyse om dokumentasjonsforvaltning og arkiv.

Mulige veivalg? Generisk hovedtilnærming, men åpning for fasettert tilnærming Veiledning for standard arkivdanning, minimumskrav, beste praksis Fasettert tilnærming Ny arkivdanning vil kreve utviklingsarbeid Arkivskapere som danner arkiv på tvers av forvaltningsnivå Bevaringspåbud uansett format (spesielle arkiv)

”Kaste eller bevare” Utredninger Piloter Innsynsløsning Mer kunnskap! Veivalg