Anskaffelse av prosjektoppfølgingssystem Tilbudskonferanse

Agenda Innledning, anskaffelsens formål Møtets formål og rammer Anskaffelsesregler Kvalifikasjon Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Prosessen videre Spørsmål

Anskaffelsens formål Systematisk oppfølging av både enkeltprosjekter og portefølje Forenkle statusrapportering (både økonomisk og andre nøkkelopplysninger) Kontroll over forpliktelser og disposisjoner, endringsmeldinger

Ønsket brukeropplevelse Fleksibelt Intuitivt og logisk Oversiktlig Brukervennlig Funksjonelt Oppdatert

Møtets formål og rammer Avklaringer rundt anskaffelsen, forhindre unødvendig avvisning Eventuelle presiseringer av innhold i konkurransegrunnlag Spørsmål fra tilbydere

Anskaffelsesregler Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud: Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold. Det oppfordres heller til å stille spørsmål i forkant av tilbudsinnlevering (frist 9. mai).

Praktisk gjennomføring av konkurransen Tilbudet skal leveres gjennom Bergen kommunes konkurranse- gjennomføringsverktøy Mercell. NB! Innlevering krever elektronisk signatur, husk å sjekke i god tid at den er gyldig.

Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon «krav» i Mercell Tildelingskriterier Kontrakter med bilag –SSA-K med bilag 1, 3, 4, 5, 6, 7 og 8 –SSA-V med bilag 1, 3, 4, 5, 6 og 7

Kvalifikasjonskrav Alle kvalifikasjonskrav må være oppfylt, og det skal leveres dokumentasjon som angitt i konkurransegrunnlaget Svært begrenset adgang til å utdype etter innleveringsfristen Dersom tilbyder støtter seg på andre foretak for å kvalifiseres, må det leveres forpliktelseserklæring, samt at underleverandør må levere dokumentasjon for det aktuelle kravet

Kravspesifikasjon Alle kravene angitt som minimumskrav til systemet må oppfylles Manglende oppfyllelse vil kunne føre til avvisning på grunn av forhold ved tilbudet

Kravspesifikasjon - hovedpunkter Brukergrupper og tilganger Brukergrensesnitt Prosjektadministrasjon Prosjektoppfølging –Portefølje, enkeltprosjekter og rapporter Tekniske krav –Systemkrav, integrasjon/støtte annen programvare Andre krav

Tildelingskriterier Pris (40%) –Anskaffelse –Vedlikehold i 8 år Funksjonalitet og brukervennlighet (60%) –Utdypes under

Tildelingskriteriet funksjonalitet og brukervennlighet Delt opp i 8 vurderingsemner, som er prioritert fra H (Høy) til L (Lav) Under hvert av vurderingsemnene er det angitt momenter som vil kunne gi positiv uttelling, disse er ikke uttømmende. Tilbudene vil bli vurdert på bakgrunn av den skriftlige besvarelsen, der løsningen illustreres. I tillegg vil det bli gitt anledning til å foreta en presentasjon av løsningen, basert på demodata fra oppdragsgiver.

Prosessen videre – før tilbudsfristen Leverandørene oppfordres til å melde til oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp: –feil, mangler, uklarheter i konkurransedokumentene –elementer som er vanskelig/umulig å prise, eller som krever forbehold –elementer i oppdragsgivers spesifikasjon (bilag 1) eller i andre kontraktsdokumenter som oppfattes som vanskelig/umulig å oppfylle, eller krever forbehold –spørsmål som kun oppdragsgiver kan besvare, og som bør besvares før tilbud leveres Oppdragsgiver vil besvare henvendelser via Mercell

Prosessen videre - tilbudsfrist 19. mai 2016 kl 12 Absolutt frist, sperres automatisk i Mercell.

Prosessen videre – etter tilbudsfrist 1.Tilbudsåpning 2.Første kontroll om alle nødvendige dokumenter er levert 3.Kvalifisering: Systematisk gjennomgang av dokumentasjon for kvalifikasjonskrav; ikke kvalifisert betyr avvisning av leverandør. 4.Kontroll av oppfylling av kravspesifikasjon 5.Mulighet for presentasjon av tilbudt løsning 6.Evaluering av tildelingskriteriene 7.Vedtak om tildeling 8.Meddelelse om tildeling, 10 dagers karenstid (”klagefrist”) 9.Kontraktssignering

Spørsmål