Rådgivernettverk april HØYKOM-prosjekter - prosjektutvikling i praksis Knut Adolphson Sekretariatet HØYKOM-programmet

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 2 HØYKOM-prosjekter er som alle andre prosjekter Prosjektene må forankres, planlegges og finansieres Prosjektene møter løpende utfordringer og kan endre kurs, avspore og evt. velte underveis Resultater skal implementeres og effekter realiseres

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 3 HØYKOM-prosjekter er som alle andre prosjekter Prosjektene må forankres, planlegges og finansieres Prosjektene møter løpende utfordringer og kan endre kurs, avspore og evt. velte underveis Resultater skal implementeres og effekter realiseres Søkerne og prosjektene har til tider varierende behov for støtte - sekretariatet kan ikke dekke alle behov! Vi vil at søkerne og prosjektene skal lykkes Vi går mot flere og større prosjekter…HØYKOM og prosjektene trenger støttespillere

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 4 HØYKOM-prosesser: Søknad (Søker kan ta kontakt med sekretariatet om en idé) Skjema og veiledning finnes på nettstedene våre Sekretariatet mottar søknader og siler/prioriterer Søknadene vurderes og sekretariatet skriver anbefaling Programstyret setter seg inn i samtlige aktuelle søknader Programstyret fatter vedtak: –bevilgning og evt. tilsagn på hele eller deler av søknadsbeløpet med mulige forbehold –avslag med evt. invitasjon til å søke på nytt Detaljert “merkantil” kontrakt inngås mellom HØYKOM og søker HØYKOM yter mye søknadsveiledning underveis!

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 5 HØYKOM-prosesser: Oppfølging Resultater måles ved avtalte (periodiske) milepeler Fokus på fremdrift, økonomi og og nå også leveranser Avvik endringshåndteres Manglende oppfyllelse kan resultere i sanksjoner (inndragning og/eller tilbakehold av midler)

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 6 HØYKOM-prosesser: Prosjektavslutning Resultatoppnåelse etterprøves ift. søknaden Kontraktsoppfyllelse etterprøves Sluttrapportering vurderes Informasjonsspredning, gjenbruk og videreformidling vurderes Siste del av tilskudd utbetales Manglende oppfyllelse kan resultere i sanksjoner (inndragning og/eller tilbakehold av midler)

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 7 HØYKOM-prosesser: Spredning Sluttrapporter publiseres på HØYVIS Resultatdokumenter kan publiseres som nyheter o.l. Oppsummeringer sendes andre instanser, f.eks. departementer, andre program osv. Sekretariatet henleder søkere til eksisterende kunnskapskilder og erfaringer

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 8 De viktigste kompetansetyper Kunnskap om lokale forhold og aktuell sektor Prosjektstyring Prosessledelse Teknologianvendelse Organisasjonsutvikling Gevinstrealisering Praktisk bruk av offentlig lovverk Merkantile forhandlinger Markeds- og leverandørkontakter Søknadsutvikling

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 9 Fokus på søknadsvurdering Søknaden er det komplette underlag for bindende juridisk kontrakt …det viktigste redskap ift. styring og oppfølging …grunnlaget for resultatmåling Søknadsprosessen fører ofte til bevisstgjøring…...og innebærer av og til “profesjonalisering” …er et godt startpunkt for rådgivers samarbeid med søker

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 10 De vanligste søknadsproblemene Formalfeil –Provokasjon –Prosjektet allerede igangsatt –Søker hovedprosjekt før forprosjekt avsluttet –Søker utover programperioden –Søkt utover godkjennbar ramme (godt synlig) –Avhengigheter til rammebetingelser utenfor kontroll –…

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 11 De vanligste søknadsproblemene Formalfeil Utenfor HØYKOMs scope –Ikke prioritert satsingsområde –Oppfyller ikke programmets målsettinger –Infrastruktur- eller utstyrfokusert –Ikke reell bredbånd (< 2Mbps begge veier) –Drift og videreutvikling av eksisterende anvendelse –...

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 12 De vanligste søknadsproblemene Formalfeil Utenfor HØYKOMs scope Mangelfull eller dårlig prosjektdesign –Utydelige mål og delmål –For grov plan ift. størrelse og kompleksitet –Mangler milepeler og leveranse (uspesifisert) –Ikke etterprøvbare resultater –Mangler kompetanse –...

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 13 De vanligste søknadsproblemene Formalfeil Utenfor HØYKOMs scope Mangelfull eller dårlig prosjektdesign Uakseptabel risiko –Ingen risikohåndtering beskrevet –Mangler formelle samarbeidsavtaler og formelle vedtak –Ikke i tråd med vedtatte strategier –“Alt-i-ett” eller “sekkepost”-prosjekter: hva som helst kan skje –“Halvveis”-prosjekter: utvikler anvendelse men implementerer ikke –...

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 14 De vanligste søknadsproblemene Formalfeil Utenfor HØYKOMs scope Mangelfull eller dårlig prosjektdesign Uakseptabel risiko Utilfredstillende finansiering –Egenandel for lav –Kreditter og/eller tilskudd fra annen ordning –Prosjektkostnader feilberegnet ift. regelverk –...

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 15 Prosjektutvikling i praksis: gruppearbeid Møte med virkeligheten via søknaden Dere skal vurdere og foreslå “forbedringer” i søknad og prosjekt Målet er at prosjektet skal ha maksimal sjanse for å lykkes - innen begrensningene satt av HØYKOMs rammer Dere får den vesentligste dokumentasjon Deres konklusjoner presenteres og drøftes i plenum

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 16 Prosjektkarakteristika Eksemplene er mottatte prosjektsøknader - tilfeldig utvalg Store og små - grupper med store søknader må skumme Ingen fikk bevilgning - nøyaktige årsaker er ikke tema Takt og tone - dette er seriøse søknader og seminardeltakere kan ha vært involvert, respekter taushetsplikten!

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 17 Gruppe 1 Kommunen ønsker å styrke offentlig og privat virksomhet med samordnet bredbåndtilgang via en næringshage - kommunen som “samfunnsbygger” Totalkost 5,42 mill - søker 2,0 mill ut 2002 (stor søknad) Basert på resultat av 2 vellykkede HØYKOM-finansierte forprosjekter

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 18 Gruppe 2 Samarbeidende aktører innen kunnskapsformidling ønsker å effektivisere undervisningen vha. videokonferanse Totalkost søker ut 2002 (liten søknad) Pilotanvendelse hos de aktuelle aktørene

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 19 Gruppe 3 Region i Finnmark ønsker å utnytte bredbånd til holde på/øke antall lokalt utførte årsverk Totalkost 1,85 mill - søker 0,9 mill ut 2002 (middels stor søknad) Finnmark er offentlig prioritert sone

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 20 Gruppe 4 Fylkeskommune vil dra bredbånd nordover og tilby det lokalt til akseptabel pris Totalkost over 17 mill - søker over 8 mill ut 2004 (stor søknad - kronemessig) Finnmark er offentlig prioritert sone

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 21 Gruppe 5 Høyskole ønsker å etablere nettbasert studium innen planlegging (teknisk etat o.l.) Totalkost 3,58 mill - søker 1,76 mill ut 2003 (stor søknad - kronemessig) Utvidelse av eksisterende tilbud

Rådgivernettverk april 2002 Knut Adolphson 22 Gruppe 6 Kommune vil samarbeide interkommunalt om kvalitetsutvikling innen helse og omsorg Totalkost 3,58 mill - søker 1,76 mill ut 2003 (stor søknad - kronemessig) Basert på vellykket forprosjekt støttet av HØYKOM