Forslag til ny organisering av fakultetsdministrasjonen (resultatet etter ledermøtet ) Dekanus Strategisk rådgivning Strategisk rådgivning NK fakultetsdir. NK fakultetsdir. Seksjon for strategisk rådgivning Personalseksjonen har det overordnede ansvar for personalprosessen ved DMF. I tillegg kommer ansvaret for HMS, dokumentsenteret og kontakten med LOSAM, med mer. Støtter institutt- ledelsene med det de trenger av pesonaltjenester. Økomomi- og planseksjonen har det overordnede ansvaret for økonomi- og planprosessen. Dette innbærer controllingstøtte til fakultet og institutt, attestant- og bestillertjenestene, samt det faglige ansvaret for LP-apparatet ved instituttene. Her er det også et nært og tett faglig samarbeid med seksjon for strategisk rådgivning. Ø&P-seksjonen jobber tett mot toppledelsen ved DMF mtp økonomisk kontroll og annen overordnet planlegging. Utdanningsseksjonen har det overordnede ansvaret for å administrere de ulike studie- prosessene ved DMF det være seg enkeltfag, medisinstudiet, masterstudiene og PhD studiene. Instituttene har delegert ansvar i denne prosessen og samarbeider tett med utdanningsseksjonen. Infrastrukturseksjonen har det overordnede ansvaret for AV/IT- prosessen, kontorstøtteprosessen, infrastrukturprosessen, samt opp- følging av DMFs prosjekt knyttet til det nye sykehuset (fases ut over tid). Seksjon for strategisk rådgivning har rådgivningsressurser som har kapasitet til å kunne utrede ulike strategiske spørsmål for både fakultet og institutt. I tillegg har seksjonen ansvaret for kommunikasjonsrådgivning, praktisk lederstøtte, koordinering av større arrangement, koordinering av medisinsk teknisk samarbeid, samt EU- rådgivning. Prodekaner samarbeider faglig sett tett med de ulike seksjonene. Dette gjelder spesielt; utdanningsseksjonen og seksjon for strategisk rådgivning. I tillegg er de selvsagt i nær dialog med medarbeiderne ved instituttene som bidrar inn i prosessene som de har et faglig ansvar for. Øverste leder av DMF og har totalansvaret for DMFs ulike virksomheter og virksomhets- områder, herunder også oppnådde faglige og økonomiske resultater. Fakultetsdirektøren er DMFs øverste admininstrative leder og er ansvarlig for den administrative driften ved DMF, herunder også kontinuerlig forbedring av de ulike admininistrative støtte- prosessene. Jobber i et tett samspill med dekanus. Det medisinske fakultetet ved NTNU

2 Forslag til ny organisering av fakultetsdministrasjonen (resultatet etter ledermøtet ) Controllerrollen legges til Økonomi- og planseksjonen som gir denne støtten til fakultetsledelsen og underlagte enheter. Bestiller og attestant variabel lønn og reise, legges til Økonomi- og planseksjonen. Dette blir et servicesenter for alle ved DMF. Det opprettes en egen personalseksjon med en dedikert personalleder. Denne seksjonen skal yte service til både fakultetet og instituttene. Dagens studie- og forskningsseksjoner, legges ned og erstattes av en utdanningsseksjon og en seksjon for strategisk rådgivning. Det opprettes en egen infrastrukturseksjon hvor også dagens AV/IT- seksjon legges inn. Prodekan medisin, må få tilgang til en ressurs på fakultetsnivået som kan avlaste og gi økt kvalitet i arbeidet med å koordinere og utvikle studiet. Instituttene får tilført LP-rollen (lokal prosjektstøtte som iht LØF) til hvert institutt. Antallet og prosentdel av stilling som er dedikert LP- rollen, vil variere fra institutt til institutt. Som en konsekvens av dette, vil instituttene få utvidet myndighet og ansvar for styring av egen prosjektportefølje sammenlignet med i dag. Dette forplikter! Det bør legges til rette for at de som innehar LP-rollen ved instituttene, inngår i et felles faglig miljø på tvers av instituttene. Det er mulig at økonomi- og planseksjonen i samarbeid med seksjon for strategisk rådgivning, kan være koordinatorer for et slikt fagmiljø. Dagens semestersekretærer erstattes av 6 årskonsulenter. Disse vil jobbe ca 50% av sin tid med medisinstudiet. Det vil være to årskonsulenter per stadie. Det er ønskelig at den andre 50% av konsulentens tid, fylles med annet studiearbeid ved instituttene. Dette gjør at instituttene vil få en ressurs som jobber 100% med studiearbeid noe som regnes som en fordel mtp kompetanse og kvalitet i arbeidet. I modellen ovenfor, forutsettes det at roller, myndighet og ansvar er klarlagt så langt det går an. Der hvor en enhet (f.eks. en seksjon) skal levere noe til andre enheter, bør det inngås klare avtaler om hva som skal leveres (såkalte service-leveranseavtaler, eller SLA). Et godt eksempel på dette er Personalseksjonen og Økonomi- og planseksjonen som har konkrete leveranser til instituttene (personal- og controllingtjenester). På samme måte, må instituttene ta ansvar sine dedikerte oppgaver. Et viktig prinsipp må være at det ikke skal være dobbeltarbeid og unødig ressursbruk. Dette forutsetter at alle jobber i samme retning og har samme målsettinger. Når det ikke er tilfelle, vil det oppstå behov for å bruke ekstra ressurser for å kontrollere, korrigere og styre. Dette er ressurser som ellers kunne ha vært brukt til andre viktige ting. Fakultets- administrasjonen Det medisinske fakultetet ved NTNU