1 Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk Velkommen til Leverandørkonferanse

2 Hensikten med konferansen Orientering om anskaffelsesprosessen –Anskaffelsen gjennomføres i to faser: kvalifiseringsfasen og tilbudsfasen –Kvalifiserte, utvalgte og sikkerhetsklarerte leverandører vil få utlevert konkurransegrunnlaget jfr. tentativ plan: medio juni 2015 –Frist for innlevering av tilbud jfr. tentativ plan: september 2015 –Forhandlinger gjennomføres jfr. tentativ plan: oktober/november 2015 –Oppstart jfr. tentativ plan: april 2016 Veilede interessenter i kvalifiseringsfasen –Leverandørene anbefales på det sterkeste å gjøre seg godt kjent med gjeldende dokumenter, herunder Del I Regler for kvalifiseringen med tilhørende vedlegg før søknad om deltakelse sendes. –Husk å dokumentere oppfyllelse av samtlige krav som fremkommer av dokumentene. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

3 Agenda for gjennomføring Kort om bakgrunnen for anskaffelsen Beskrivelse av tjenesten o Leveransens art o Leveransens omfang Kvalifikasjonskrav Anskaffelsesregelverk (FOSA) Sikkerhetsanskaffelse – hva betyr det? Allmenngjøring og virksomhetsoverdragelse Spørsmål fra leverandørene Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

4 Bakgrunnen for anskaffelsen Kort redegjørelse om bakgrunnen for anskaffelsen Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

5 Leveransens art Beskrivelse av tjenesten

6 Eksisterende tjeneste Forsvarsbygg har i dag ca. 420 ansatte som utfører renholdstjenester for Forsvaret. For å dekke forsvarssektorens behov for renholdstjenester kjøper Forsvarsbygg også renholdstjenester fra kommersielle aktører. Forsvarsbygg sin renholdstjeneste er i dag inndelt i seks markedsområder. I noen markedsområder utgjør innkjøp av renholdstjenester ca. 50 %, mens omfanget av tjenestekjøp i andre markedsområder utgjør en mindre andel. Totalt dekker Forsvarsbygg 70 % av behovet med eget personell, mens resterende 30 % blir dekket av renholdspersonell fra kommersielle aktører. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

7 Leveransens art Renholdstjenester er en landsdekkende tjeneste og Oppdragsgiver har derfor valgt å inndele anskaffelsen i 10 geografiske områder. Med renholdstjenester menes regelmessig renhold, periodisk renhold, rengjøringsrelaterte oppgaver og ekstraordinært renhold. Regelmessig renhold er renhold som gjennomføres med fast frekvens minst en gang i måneden og omfatter alle tilgjengelige overflater opp til en høyde på tre meter. Under begrepet Regelmessig renhold inngår også renhold av kvarter og gjesterom. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

8 Leveransens art fortsetter Periodisk renhold er primært hovedrengjøring, skuring/polishbehandling (boning), vinduspuss og møbel/tekstilrens. Under begrepet Periodisk renhold kan også renhold av kvarter og gjesterom ved flytting inngå. Rengjøringsrelaterte oppgaver vil for eksempel være bytte av sengetøy og håndklær ved renhold av kvarter og gjesterom, avfallshåndtering, etterfylling av sanitærartikler. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

9 Leveransens art fortsetter Ekstraordinært renhold vil være renhold på bestilling som Bruker får behov for, til eksempel i forbindelse med øvingsaktivitet eller andre oppdukkende forhold. Det må påregnes betydelige variasjoner hva gjelder avrop knyttet til Ekstraordinært renhold i de ulike geografiske områdene. Rengjøringstjenesten skal gjennomføres i henhold til krav som vil fremkomme av konkurransegrunnlaget. Kontroll av rengjøringstjenesten vil bli gjennomført i henhold til NS-INSTA 800 (Rengjøringskvalitet – Målesystem for vurdering av rengjøringskvalitet), siste utgave. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

10 Leveransens omfang - geografisk oppdeling Beskrivelse av tjenesten

11 Geografiske områder Omfanget av renholdstjenesten vil bli delt opp i 10 geografiske områder. Følgende geografiske områder vil gjelde: Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk Område nr. Geografisk områdeStørre lokasjoner 1 FinnmarkHøybuktmoen, Porsangmoen, med tilhørende lokasjoner 2 TromsBardufoss, Setermoen, Skjold, med tilhørende lokasjoner 3 Nordland, TromsAndøya, Ramsund, Sortland, Trondenes, med tilhørende lokasjoner 4 NordlandBodø, Drevja, Mosjoen, Reitan, med tilhørende lokasjoner 5 Trøndelag, Møre og RomsdalKuhaugen, Ørland, Værnes, med tilhørende lokasjoner 6 Hedmark, OpplandDombås, Jørstadmoen, Rena, Terningmoen, med tilhørende lokasjoner 7 Hordaland, Sogn og FjordaneHaakonsvern, Wallemsviken, med tilhørende lokasjoner 8 Rogaland, AgderJåtta, Kjevik, Madla, Sola, med tilhørende lokasjoner 9 Akershus, OsloAkershus festning, Huseby, Kolsås, Linderud, Sessvollmoen, Kjeller, med tilhørende lokasjoner 10 Buskerud, Telemark, Øst- og VestfoldKarljohansvern, Rygge, med tilhørende lokasjoner

12 Geografiske områder Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

13 Krav som leverandøren må oppfylle for å kunne delta i konkurransen. Kvalifikasjonskrav er knyttet til leverandørens generelle egnethet til å levere tjenesten. Kvalifikasjonskrav

14 Del I Regler for kvalifiseringen pkt Obligatoriske krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. Leverandøren skal ha et velfungerende HMS-system. 5.4 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

15 Del I Regler for kvalifiseringen pkt Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha god finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen(e). 5.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal være registrert som godkjent renholdsvirksomhet i renholdsregisteret. Alternativt skal leverandøren være registrert i renholdsregisteret med status som «søker» under behandling Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

16 Anskaffelsen gjennomføres i henhold tilgjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser fastsatt ved kgl.res. 4. oktober 2013 nr (FOSA). Anskaffelsesregelverk

17 Anskaffelsesregelverk - FOSA Forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA) benyttes i forbindelse med anskaffelse av graderte tjenester, jfr. § 1-3, første ledd, bokstav e. En gradert tjeneste er definert som tjenester til sikkerhetsformål som inneholder eller krever behandling av sikkerhetsgradert informasjon, jfr. § 4-1 bokstav j. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring jfr FOSA Del II § 5-1 (1)». Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

18 Godkjenning/autorisasjon og klarering av leverandør Hva betyr det? Sikkerhetsgraderte anskaffelser i Forsvaret

19 Hvorfor dette er en sikkerhetsgradert anskaffelse Forsvaret har gjennomført en verdivurdering av anskaffelsen og kommet frem til at leverandørene vil kunne få tilgang til/behandle sikkerhetsgradert informasjon. Når en leverandør skal behandle sikkerhetsgradert informasjon i sine lokaler, blir leverandøren underlagt sikkerhetsloven samt forskrifter. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

20 Krav til leverandøren: Godkjenning/autorisasjon av leverandør på BEGRENSET nivå Leverandøren blir underlagt sikkerhetsloven samt forskrifter. Leverandøren blir kontaktet av Forsvaret ifm en førstegangsinspeksjon, hvor vi gir veiledning og råd. Forsvaret autoriserer daglig leder. Leverandøren må etablere en sikkerhetsorganisasjon og rutiner for mottak og behandling av sikkerhetsgradert informasjon. Leverandøren må utarbeide sikkerhetsdokumentasjon.

21 Krav fortsetter: Leverandøren må innhente taushetserklæring, gjennomføre autorisasjonssamtale og autorisere aktuelt personell, samt utarbeide autorisasjonsliste. Leverandøren må definere lokalene sine inn i kontrollert, beskyttet og sperret område. Lokalene må være sikret i henhold til bestemmelsene. Oppbevaringsenhet for sikkerhetsgradert informasjon. Evt informasjonssystemer (PC), som skal benyttes til sikkerhetsgradert informasjon, må godkjennes av Forsvaret. Systemet kan ikke ha eksterne linjer/koblinger.

22 Krav fortsetter: Sikkerhetsavtale må være inngått før sikkerhetsgradert informasjon blir utlevert til leverandøren. (Konkurransegrunnlaget). Leverandøren må dekke alle utgifter i forbindelse med tiltak som må utføres for å tilfredsstille sikkerhetsbestemmelsene. Samme gjelder for evt underleverandører som skal behandle sikkerhetsgradert informasjon i sine lokaler.

23 Krav til leverandøren som tildeles kontrakt: Klarering av leverandør på KONFIDENSIELT nivå. Innebærer i tillegg til kravene på BEGRENSET nivå. Leverandøren må gi egenopplysninger ifm en leverandørklarering (utenlandske eierinteresser, oppdrag for utlandet og næringsinteresser som personer i leverandørens styre og ledelse har i utlandet. Videre oversikt over styre, ledelse, utenlandske statsborgere og en skisse/tegning over lokalitetene som er tenkt til den sikkerhetsgraderte anskaffelsen). Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) undersøker leverandøren (bl a økonomi, styre og ledelse). Personell må sikkerhetsklareres. Samme gjelder for evt underleverandører som skal behandle sikkerhetsgradert informasjon i sine lokaler.

24 Sikkerhetsklarering av personell Personell som skal ha tilgang til beskyttet og sperret områder i Forsvaret, skal sikkerhetsklareres for nasjonalt STRENGT HEMMELIG (Hovedperson + nærstående) HEMMELIG (Hovedperson + ektefelle/samboer/partner) KONFIDENSIELT (Hovedperson) NATO klarering kan også være aktuelt (NC/NS/CTS) Utenlandske statsborgere Dobbelt statsborgerskap Opplysningsplikt Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

25 Relevante registre og kilder ved personkontroll Reaksjonsregisteret Straffesakregisteret Registre hos PST Det sentrale folkeregister Registre ved Skattedirektoratet Registre ved Statens innkrevingssentral Registre ved Utlendingsdirektoratet Registre hos NSM Private kredittopplysningsregistre Tilsvarende registre i fremmede stater Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk Minimum 10 års historikk!

26 Hva vurderes ved en personkontroll? Misbruk av rusmidler Fare for direkte eller indirekte press Straffbare handlinger Dårlig privat økonomi Sykdom som påvirker dømmekraften Gi feilaktig informasjon/ unnlate å informere Tilknytning til andre stater Andre relevante forhold Tilknytning til organisasjoner med ulovlig formål Sikkerhetsbrudd/ kompromittering Endring av sivilstand

27 Allmenngjøring og virksomhetsoverdragelse

28 Allmenngjøring Renhold er gjenstand for en allmenngjort tariffavtale etter allmenngjøringsloven. Det innebærer at samtlige arbeidstakere hos leverandøren minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av forskriften Forsvarssektoren vil foreta nødvendige skritt for å undersøke og sikre at leverandører/underleverandører nedover i kontraktskjeden tilbyr lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøringsvedtaket Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

29 Virksomhetsoverdragelse Konkurranseutsetting av renhold vil kontraktsfestes som en virksomhetsoverdragelse iht. arbeidsmiljølovens kap. 16. Eksisterende ansatte har krav på automatisk overføring til ny leverandør i medhold av loven Rett til å reservere seg mot overføringen Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

30 § 16-2.Lønns- og arbeidsvilkår (1) Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Krav etter første punktum kan fortsatt gjøres gjeldende overfor den tidligere arbeidsgiver. (2) Ny arbeidsgiver blir bundet av tariffavtale som tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder ikke hvis ny arbeidsgiver senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet skriftlig erklærer overfor fagforeningen at ny arbeidsgiver ikke ønsker å bli bundet. De overførte arbeidstakerne har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av tariffavtale som den tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder inntil denne tariffavtalen utløper eller til det inngås ny tariffavtale som er bindende for den nye arbeidsgiver og de overførte arbeidstakere. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

31 Pensjon (3) Arbeidstakernes rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon, overføres til ny arbeidsgiver etter reglene i første og andre ledd. Ny arbeidsgiver kan velge å gjøre allerede eksisterende pensjonsordninger gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Dersom arbeidstakernes tidligere pensjonsordninger ikke kan videreføres etter overdragelsen, skal ny arbeidsgiver sørge for at de overførte arbeidstakerne sikres rett til videre opptjening etter en annen kollektiv pensjonsordning Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

32 § 16-3 Reservasjonsrett (1) Arbeidstaker kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. (2) Arbeidstaker som motsetter seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver, må skriftlig underrette tidligere arbeidsgiver om dette innen den frist denne har fastsatt. Fristen kan ikke være kortere enn 14 dager etter at informasjon etter § 16-6 er gitt. (3) Arbeidstaker som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder de siste to år før overdragelsestidspunktet, og som gjør gjeldende reservasjonsrett etter denne paragraf, har fortrinnsrett til ny ansettelse hos tidligere arbeidsgiver i ett år fra overdragelsestidspunktet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstaker ikke er kvalifisert for Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

33 § 16-4 Vern mot oppsigelse (1) Overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver er ikke i seg selv grunn for oppsigelse eller avskjed fra tidligere eller ny arbeidsgiver. Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk

34 Spørsmål som ikke enkelt kan besvares under konferansen vil bli besvart skriftlig og kunngjort på Doffin.no. Unntatt er sikkerhetsgradert informasjon. Spørsmål fra salen

35 Husk å lese samtlige dokumenter godt LYKKE TIL