Tilbyderkonferanse Anskaffelsesprosess – Dekk og tilhørende tjenester, DL nr NB! Tilbyderkonferansen ble ikke avholdt, da ingen potensielle tilbydere møtte frem

Endres i topp-/bunntekst Side 2 Formålet med tilbyderkonferansen Gi bedre forståelse for anskaffelsen gjennom å presentere / gå gjennom konkurransegrunnlaget Vi ønsker gjennom tilbyderkonferansen å bidra til at tilbyderne klarer å levere tilbud som formelt sett er i henhold til det vi har bedt om i konkurransegrunnlaget. Men påpeker at det er leverandørene som bærer risikoen for å innlevere den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør, og at tilbudene er klart og korrekt utformet. Besvare eventuelle spørsmål

Endres i topp-/bunntekst Side 3 Agenda Gjennomgang konkurransegrunnlaget Administrative bestemmelser Tilbudsskjema Kontrakten Kravspesifikasjonen Prisskjemaet Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler Eventuelle spørsmål NB! De som deltok i forrige konkurranse med tilbudsfrist , som ble avlyst, må være obs på at noe av informasjonen og oppsettet i dokumentene er endret.

Endres i topp-/bunntekst Side 4 Konkurransegrunnlaget Konkurransen består av: dekk til alle kjøretøy og eventuelle tjenester knyttet til dekk (også leasede kjøretøy Opsjon på diverse tjenester (tilbyder må gi tilbud på disse) Dekkhotell Omlegging av hjul 24 timers veihjelp - utrykning for skifte av hjul ved punktering eller annen skade på hjul Andre produkter og tjenester relatert til hjul/dekk PDMT gjennomfører anskaffelsen på vegne av: Politi- og lensmannsetaten Politiets særorganer (Utrykningspolitiet, Kripos, Økokrim, Politiets utlendingsenhet, Politihøgskolen og Politiets data- og materielltjeneste) Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse, som betyr at dokumentasjon vedrørende kvalifisering og tilbud skal innsendes samtidig. Alle får èn mulighet (ikke forhandling).

Endres i topp-/bunntekst Side 5 Konkurransegrunnlaget, fortsetter Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: Administrative bestemmelser: sier noe om hvordan anskaffelsen gjennomføres, prosesser og frister Tilbudsskjema (sjekkliste som fylles ut og signeres av tilbyder) Kravspesifikasjon (kundens krav og preferanser) Prisvedlegg, ti ark (NB! ark 1-7 og ark 9-11) (fylles ut av tilbyder iht til oppstilling) Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler (fylles ut av tilbyder) Forbehold (skal eventuelt fylles ut av tilbyder) Kontraktsvilkår/rammeavtale (kundens krav) I tillegg: annen dokumentasjon fra tilbyder og endringskatalog På forsiden av rammeavtalen og i konkurransegrunnlagets administrative del pkt. 2 fremkommer hvilke vedlegg som vil utgjøre dokumentene i kontrakten

Endres i topp-/bunntekst Side 6 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kvalifikasjonskravene: Minstekrav som stilles til tilbyderne (sier noe om deres evne til å oppfylle kontrakten) Skal evalueres før tilbudene evalueres Tilbydere som ikke dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene anses ikke kvalifisert til å delta i konkurransen, og vil ikke få sitt tilbud evaluert (blir avvist) Husk at all påkrevd dokumentasjon MÅ foreligge innen tilbudsfrist, og sendes sammen med tilbudet For oppdragsgiver er det kun tillatt å etterspørre offentlig tilgjengelige dokumenter som skatteattester, HMS-egenerklæring og firmaattest. Det er ikke lov å etterspørre dokumenter som ikke foreligger ved tilbudsfrist, og adgangen til å utdype dokumentasjon som foreligger er også begrenset.

Endres i topp-/bunntekst Side 7 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tilbudsinnlevering Tilbudsfrist er 12. august 2013 kl Husk å merke forsendelsen: «Tilbyd – dekk med tilhørende tjenester, referansenr », hvis ikke vil tilbudet bli avvist. Tilbudet leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets data- og materielltjeneste, v/ innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Forsendelsen må ikke være anonymisert, da dette er umulig hvis det sendes som bedriftspakke. Husk at tilbudsskjemaet skal fylles ut og signeres av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Bruk avkryssingsskjemaet for å sjekke at all dokumentasjon er vedlagt tilbudet. Èn ringperm med kvalifiseringsdokumenter To ringpermer med tilbudsdokumenter Ett elektronisk eksemplar – minnepinne Se konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt. 6.

Endres i topp-/bunntekst Side 8 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tildelingskriterier Pris -70 %, herunder: –Dekk, inkl. omlegging –Dekkhotell (opsjon) –Omlegging av hjul (opsjon) Tilgjengelighet - 30 %, herunder: –Dekk –Dekkhotell (opsjon) –Omlegging av hjul (opsjon) Les nøye konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt. 8.1 og 8.2 for å se hvordan evalueringen vil skje.

Vedlegg A Kravspesifikasjon Må leses nøye og besvares i henhold til hvordan kravet/ preferansen/ opsjonen skal verifiseres. Tilbyder skal fylle ut siste kolonne (ja/nei), samt beskrive/ dokumentere på en måte som sannsynliggjør at kravet/ preferansen/opsjonen er oppfylt og hvordan(der det er påkrevd) Ved plassmangel skal beskrivelse/dokumentasjon gis i Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder. Det skal gis tydelige referanser som henviser til krav-/preferanse-/opsjonsnummer. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. Endres i topp-/bunntekst Side 9

Vedlegg B Prisskjema Informasjon som fremkommer i dette dokumentet benyttes for å evaluere tildelingskriterium 1, Pris Les nøye innledende informasjon i ark 1 Alle gule celler i alle ark skal fylles ut! Ark 2-7: her skal priser på de historisk sett mest kjøpte dekkdimensjoner fylles ut Endres i topp-/bunntekst Side 10

Vedlegg B Prisskjema, fortsetter Dersom tilbyder ønsker å tilby andre dekkmerker enn de som er forespurt i ark 2-7 må ark 9 fylles ut. NB! Dekkmerker det ikke gis tilbud på her, vil ikke være en del av kontrakten Ark 10, tilhørende tjenester, skal fylles ut og vil være en del av evalueringen Ark 11, opsjoner må også fylles ut i sin helhet Gjeldende listeprislister (komplette/hele sortimentet per merke/ produktområde) vil være en del av en eventuell kontrakt, og skal derfor vedlegges for: Alle tilbudte dekkmerker Alle andre etterspurte produkter/tilbehør

Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler Informasjon som fremkommer i dette skjemaet benyttes for å evaluere tildelingskriterium 2, Tilgjengelighet Ved behov for ferge skal avstand i tid angis inklusive fergetiden Endres i topp-/bunntekst Side 12

Endres i topp-/bunntekst Side 13 Forbehold Tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FoA § første ledd bokstav d, skal avvises Dette fordi vesentlige forbehold kan gi leverandøren en konkurransefordel, og medføre at tilbudene blir vanskelig å sammenlikne. Hvilke forbehold som anses som ”vesentlige”, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Dersom forbeholdet medfører en risiko for at leverandøren får en konkurransefordel, er forbeholdet vesentlig og tilbudet må avvises. Dersom leverandøren har tatt flere forbehold som isolert sett ikke anses som vesentlige, kan forbeholdene samlet sett medføre at tilbudet må avvises. (Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen faller inn under FoA §20-13 første ledd bokstav e.)

Eventuelle spørsmål