Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar1 Kravspesifikasjon System for administrasjon og ressursstyring ved DSBs skolevirksomhet Tilbyderkonferanse.

Presentasjon om: "Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar1 Kravspesifikasjon System for administrasjon og ressursstyring ved DSBs skolevirksomhet Tilbyderkonferanse."— Utskrift av presentasjonen:

1 Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar1 Kravspesifikasjon System for administrasjon og ressursstyring ved DSBs skolevirksomhet Tilbyderkonferanse 12. august 2013

2 Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar2 Bakgrunn for anskaffelsen Bakgrunnen for anskaffelsen er at dagens system som benyttes av Norges brannskole ikke lenger vil bli vedlikeholdt av leverandør, mens de to andre skolene kun benytter MS Office som støtteverktøy i planleggingen og gjennomføringen av opplæringen. Kursadministrasjon med håndtering av prosesser og prosedyrer knyttet til elev- og kundebehandling har særlig stort behov for støtteverktøy.

3 DSBs skolevirksomhet Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar3 Norges Brannskole – NBSK Den nasjonale utdanningsinstitusjonen for kommunalt brann- og feierpersonell, brann- og redningspersonell til landets flyplasser samt personell for håndtering av akutt forurensning i strandsonen Sivilforsvaret og sivilforsvarets beredskap og kompetansesentra Sivilforsvaret er en statlig forsterkningsressurs for nød- og beredskapsetatene ved håndtering av store og spesielle hendelser Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap – NUSB NUSB har som overordnet mål å formidle kompetanse om samfunnssikkerhet og beredskap til sivilt og militært personell på sentralt, regionalt og lokalt nivå

4 Anskaffelsesprosessen - overordnet  RFI – Request for information i TED 22. februar 2013  6 selskap kom og presenterte forskjellige løsninger  Kunngjøring av konkurranse 28. juni 2013  Åpen anbudskonkurranse m/SSA-K  Tilbudsfrist 16. september 2013  De tre beste vil inviteres til tilbudspresentasjon  Vinner kåres og alle deltagere tilskrives. Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar4

5 Kvalifikasjonskrav  Generiske krav K01-K04 : –Skatteattest –Moms –HMS-egenerklæring –Firmaattest Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar5

6 K05 – Økonomi og finans Kval.krav: Leverandøren skal ha god soliditet, være kredittverdig, lav konkursrisiko og økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjon: Kredittvurdering ikke eldre enn 12 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon og inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating. Eller: Årsregnskap for siste to år inklusive revisors beretning og årsberetning. Hvis leverandøren støtter seg på andre foretak for å fylle kvalifikasjonskravene knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet, må det foreligge en gjensidig forpliktelseserklæring i henhold til FOA § 17-8 (2). Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar6

7 K 06 Gjennomføringsevne Kval.krav: Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne og tilstrekkelig erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon: Beskrivelse av forhold relatert til kapasitet og kvalitet på drifts-, service- og forvaltningsapparatet som kan og/eller vil bli tilbudt som en del av leveransen hvor det tydelig fremgår hvilke deler av drifts- og forvaltningsapparatet som leveres av underleverandører, og hvilke underleverandører det dreier seg om. Beskrivelsene skal minimum omfatte en kortfattet beskrivelse av leverandørens organisasjon, med oversikt over avdelingskontorer og antall ansatte og det skal oppgis relevante referanseprosjekt siste 3 år. Hvis leverandøren støtter seg på andre foretak for å fylle kvalifikasjonskravene knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, må det foreligge en gjensidig forpliktelseserklæring i henhold til FOA § 17-9 (2). Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar7

8 Tildelingskriterier  Pris –Prisen består av hovedsaklig tre elementer –Initiell kost (oppstartsprosjekt og eventuelle engangsavgifter) –Fast månedlig/årlig kost –Konsulentpriser for bistand i kontraktsperioden utover den faste månedlige/årlige kosten –Prisen evalueres basert på en estimert totalkostnad over 8 år. I tillegg evalueres den tilbudte prismodellen og kostnad for endring av antall brukere.  Forventet leveransekvalitet –vurderes basert på tilbyders besvarelse av oppdragsgivers kravspesifikasjon. Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar8

9 Kravskjema Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar9 Kravskjema skal benyttes som tilbudsskjema i konkurransen. Så langt som mulig skal det leveres relevant dokumentasjon som viser at kravene oppfylles. Alle bilag skal nummereres fortløpende med henvisning til kravet i kravspesifikasjonen/ tilbudsskjemaet. Kolonnen ”evt. utfyllende informasjon” skal ikke benyttes til forbehold eller reservasjoner med virkning for leveransen, men skal henvise til vedlagt dokumentasjon. Eventuelle forbehold skal beskrives i tilbudsbrevet jf punkt 4.3. Må-kravMå-krav bør oppfylles for at tilbudet ikke skal avvises fra konkurransen Bør-kravBør-krav bør oppfylles for at tilbudet skal nå opp i konkurransen Krav som kun skal oppfylles, uten videre evaluering, er markert i rødt Krav som evalueres som en del av tildelingsvurderingen er markert i grønt.

10 Kravskjema Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar10 Ikke funksjonelle krav (noen sentrale) Basert på kommersielt tilgjenglig standardløsning uten behov for spesialtilpasninger Brukere skal kunne knytte seg opp til løsningen uten å måtte spesialkonfigurere arbeidsstasjon Løsningen skal driftes av leverandør De 3 skolevirksomhetene i DSB skal kunne benytte løsningen helt uavhengig av hverandre og skal kunne konfigureres individuelt Krav til informasjonssikkerhet på individnivå og at dataene skal være godt sikret Skalerbarhet Oppfyllelse av DSBs arkitekturprinsipper skal dokumenteres Det skal klart fremgå hva som kreves av aktiviteter, innsats og kompetanse for at løsningen skal kunne tas i bruk

11 Kravskjema Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar11 Funksjonelle områder Generell Kurs og elevadministrasjon Ressurshåndtering og knytting av ressurser til kurs/kursdeltakere MinSide-funksjonalitet som muliggjør en stor grad av selvbetjening Publisering av kurskalender på DSBs nettsider Fleksibilitet mht maler ved produksjon av diverse dokument Fleksibilitet ifht rapporter ePhorte-integrasjon Fremstilling av fakturagrunnlag med differensierte priser for ulike kunder og oversending av fakturagrunnlag til Agresso

12 Brukerhistorier Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar12 Tilbyderen beskriver hvordan løsningen støtter de enkelte aktivitetene eller elementene i historiene. Det kan benyttes skjermdumper for å illustrere systemstøtte. Dersom tilbyderen finner det hensiktsmessig kan også verktøy som spiller inn aktivitet på skjerm benyttes for å vise arbeidsflyten og hvor effektiv systemstøtten er. Det er avgjørende at det klart fremkommer hvordan det enkelte element støttes og hvilke forutsetninger som ligger til grunn for slik støtte. Oppleves det som uklart om løsningen gir støtte på enkeltelement vil Oppdragsgiver tolke det som om støtte ikke gis.

13 Brukerhistorier Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar13 4 relevante brukerhistorier er beskrevet Brukerhistoriene representere ikke alle behov som skal dekkes av løsningen, men beskriver hvordan en ser for seg at fremtidig løsning skal støtte både søkere, administratorer og andre brukere på none sentrale områder DSB er fleksibel i forhold til hvordan systemstøtte dokumenteres Det er ikke et krav at alle element i brukerhistoriene skal støttes av løsningen, men jo flere jo bedre kvalitetsscore Dokumentasjon av hvordan brukerhistoriene støttes vil tillegges relativt stor vekt i kvalitetsvurderingen av løsningen Ved besvarelse av funksjonelle krav i kravtabellen som også er element i brukerhistoriene, kan en vise til hvordan systemstøtten er dokumentert opp mot brukerhistoriene (for å unngå å måtte skrive det samme flere steder i besvarelsen)

14 Kostnader/Pris Et trygt og robust samfunn - der alle tar ansvar14 Forutsigbarhet er avgjørende DSB må på en enkel måte kunne beregne månedlig/årlig kostnad ut fra hvilke skoler som tar løsningen i bruk, antall brukere og antall kursdeltakere Må kunne fordele kostnader på skolenivå Oppstarts/engangskostnader må enten inkluderes i den årlige kostnaden eller angis spesifikt