Betalingsmodulen i FS 25. november 2015 Geir Vangen og Kathy Foss Haugen, FSAT

Agenda Litt om betalingsmodulen Ulike økonomisystemer Integrasjoner 2

Betalingsmodulen i FS Er tilrettelagt for: Kontantprinsipp (Inntektsfør krav = N) Regnskapsprinsipp (Inntektsfør krav = J) 3

Ulike modeller som brukes i dag Kontantprinsipp Uten kontering (kun NTNU som har direkte innbetaling til samskipnad) Med kontering (alle andre statlige universiteter og høgskoler) Regnskapsprinsipp Med reskontro i økonomisystem (Westerdals) Med reskontro i FS (alle andre private høgskoler) 4

Betalingsmodulen i FS Reskontro kan følges opp i: FS (Oppfølg krav i regnskapssystemet reskontro = N) Økonomisystem (Oppfølg krav i regnskapssystemet reskontro = J) 5

Betalingsmodulen i FS I dag er det tilrettelagt for SAP OF Agresso UNI VISMA Fritekst 6

Fakturatype Kontonr hovedbok ved rapportering til økonomisystemet. Org.nr: Angir organisasjonsnr som skal føres på faktura. Årsavgift Aktiv Kun aktive fakturatyper kommer med i nedtrekkslister. Generer student ved oppretting For å muliggjøre refusjon, kontonr-bank og kontonr-hovedbok (kontering). Reskontroføring: Kontonr-reskontro - felt for kontonr, dette kontonr benyttes ved overføring til reskontro i økonomisystem ved inntektsføring av krav. Konter faktura: angir om fakturaer av denne type skal skal konteres og overføres til hovedbok.

Fakturadetaljtype Kontostrengen varierer i forhold til hvilket økonomisystem som er registrert. Viktig å oppgi korrekte konteringsopplys- ninger før reskontroene opprettes

Fakturareskontro Så lenge fakturastatus ikke er gitt noen verdi, så er det lov å gjøre enhver endring i reskontro- forekomsten. Når fakturastatus er gitt verdi, er det sperre for følgende oppdateringer: Fakturastatus kan ikke slettes (men kan gis annen verdi) År, termin, fakturatype og registreringsdato for fakturatopp kan ikke endres Registreringsdato, beløp og konteringsinformasjon for den enkelte fakturalinje kan ikke endres, men nye linjer kan legges inn Viktig med opplysninger om studieprogram/emne/kurs dersom dere skal fakturere flere ganger med samme fakturadetalj

Hovedbokføring FS Overfører følgende data: Hovedboktransaksjon Kundeopplysninger (for de som har reskontro i økonomisystemer) 10

Kontering Fakturareskontro- Informasjon som gjelder konteringen Løpenr: Fortløpende nummerering fra 1 og oppover. Dato: Dato for kontering. Ved kontering av innbetaling vil dato for INNBET benyttes (når beløp kom inn på konto)- Kontostreng: avhenger av økonomisystem som benyttes Avgiftskode Debet: Debetbeløp Debet: Kreditbeløp Merknad: Generell merknadstekst Hovedbok Ført hovedbok: J/N om konteringen er ført hovedbok. Etter hovedbokføring er det ikke mulig å gjøre endringer på konteringen. Buntnr: Buntnr som er benyttet ved hovedbokføring Bilg: Bilagsnr som er benyttes ved hovedbokføring Periode: Periode som er benyttet ved hovedbokføring 11

Innlasting av transaksjoner fra reskontro For de institusjonene som har reskontroen i økonomisystemet og ikke i FS, så er det nødvendig med informasjon tilbake til FS. Hva overføres tilbake til FS: Innbetalinger Utbetaling av overskytende beløp Info om faktura er purret Info om faktura er sendt til inkasso Info om en faktura er tapsført. 12

Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank Sjekker om fakturareskontro finnes for oppgitt fakturanr. Videre sjekkes KIDkode. Bankkontonr fra fakturareskontroens fakturatype sjekkes mot bankkontonr i transaksjonen. Sjekker så om betalingen allerede er registrert i FS ellers så registreres innbetalingen med opplysninger om betalingsdato og beløp. Dersom innbetalt krav er markert med kryss for semesteravgift (i bildet Fakturadetaljtype), så vil det bli generert et registerkort for samme år-termin som fakturaen. Ved registrering av INNBET, så vil det samtidig bli foretatt kontering av innbetalingen. Dersom innbetalingen kommer fra en student som er relegert, vil det ikke bli opprettet registerkort. 13

Studentweb Studenter kan se og eventuelt generere fakturareskontro i Studentweb Studenter kan skrive ut fakturaen Ulike modulvalg for å kunne styre om tidligere ubetalte fakturaer også skal vises frem Det kan være aktuelt og knytte dette til en nettbetalingsløsning 14