Direktørnettverket 14 august Gjennomføring av organisasjonsendring høsten 2013

Ny organisering EIR 2 Internadministrasjon Rektor Universitets- direktør Lederstøtte HMS BHT Fagstøtte USITEiendoms- avdelingen Personal- støtte Felles- tjenester Personaldirektør Irene Sandlie Direktør Fellestjenester Marianne Gjesvik Mancini Direktør Fagstøtte Monica Bakken Administrasjonssjef NN Direktør for Virksomhets- og Økonomistyring NN Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting Direktør organisasjonsutvikling Anita Sandberg Strategisansvarlig Systemeierskap Johannes Falk Paulsen Direktør Per Erik Syvertsen Revisjonssjef Sveinung Svaberg HMS-koordinator Elisabeth Mona Leder BHT Maria Astrup IT- Direktør Lars Oftedal

Rollefordeling 3 Selvstendig ansvar og beslutningsmyndighet på felt hvor de er gitt delegerte fullmakter Ansvar for å overholde gjeldende regulering, (eks: lov og interne reglementer). Linjeledere ved enhetene Skal bistå UiO-ledelsen i arbeidet med overordnet strategi, kommunikasjon og policy. Ingen instruksjonsmyndighet, med mindre delegert Lederstøtten Operativ, tjenesteytende rolle overfor sine brukergrupper Ingen instruksjonsmyndighet, med mindre delegert I iverksettingen av vedtak kan det kreves at fastsatte rutiner, prosedyrer o.l følges. Støtteavdelingene

Kjennetegn ved prestasjonssterke ledergrupper De har et klart formål De har klare mål for hva de skal oppnå sammen De kommuniserer godt De skaper resultater for organisasjonen, gruppen og medlemmene De kjennetegnes av motivasjon og entusiasme 4

Universitetsdirektørens Lederfora høsten 2013 ULG i dagens form utgår, siste to møter 20. og 27. august Nye ledergrupper og fora –Ledergruppe –Utvidet ledergruppe –Lederforum –Månedlige møter med hver avdelingsdirektør 5

Ledergruppen Møtetid: Tirsdag kl , oppstart 3 september Hyppighet: hver 14 dag Hovedformål høsten 2013: –Sikre gjennomføring av organisasjonsendringen i SA5 Type saker: –Diskusjonssaker, beslutningssaker, korte informasjonssaker Faste Deltagere: –Irene Sandlie, Marianne G. Mancini, Monica Bakken, Marina Tofting, Anita Sandberg, Direktør for Virksomhets- og økonomistyring Midlertidige deltagere: –Ellen Johanne Caesar deltar inntil Direktør for Virksomhets- og økonomistyring er på plass –Johannes Falk Paulsen deltar i ledergruppen høsten 2013 i egenskap av leder for operativ gjennomføring av organisasjonsendringen –Bente Hennie Strandh deltar på møtene høsten 2013 i egenskap av koordinator for alle IHR prosjekter –Bjørn Sarnes deltar på møtene i perioden Internadministrasjon etableres 6

Utvidet ledergruppe Møtetid: Tirsdag kl , oppstart 10 september Hyppighet: hver 14 dag Hovedformål høsten 2013: –Strategisk og operativ oppfølging og planlegging av Sentraladministrasjonens virksomhet Type saker: –Diskusjonssaker, beslutningssaker, korte informasjonssaker Tema saker: –Strategisk plan, årsplan, årshjul, virksomhets- og økonomistyring, operative saker Faste Deltagere: –Ledergruppen + Per Erik Syvertsen og Lars Oftedal Midlertidige deltagere –Ingrid Sogner deltar frem til

Lederforum Møtetid: Ikke fastsatt Hyppighet: Månedlig Hovedformål høsten 2013: –Informasjonsdeling Type saker: –I all hovedsak informasjonssaker Faste Deltagere: –Alle deltagere i ledergruppe og utvidet ledergruppe + administrasjonssjef Internadministrasjon, leder BHT, HMS koordinator, Revisjonssjef 8

Øvrige møter Deltagelse i rektoratmøter, dekanmøter og styremøter skjer der –Man selv har en sak oppe –Det er en sak som er spesielt relevant for eget arbeidsområde Deltagelse i ovennevnte møter diskuteres i ledergruppen Direktørnettverket? 9

Gjennomføringsorganisasjon Hver avdelingsdirektør er ansvarlig for gjennomføring i egen avdeling Det skal legges til rette for de ulike aktivitetene som er nødvendig for å realisere målene med ny organisering av SA5 Det etableres to hovedprosjekter med delprosjekter; –Operativ gjennomføring, ledes av Johannes Falk Paulsen –Strategisk utvikling, ledes av Anita Sandberg For å sikre god koordinering og sikker fremdrift defineres en felles koordinator for alle IHR prosjekter –Koordinator Bente Hennie Strandh 10

Overordnet tidsplan, bemanning og innplassering - drøftet 11 AugustDesemberNovemberOktoberSeptember Bemanning og innplassering Avklare grensesnitt Funksjons- og bemanningsplaner Drøftingsmøte bemanningsplan Kartleggings og Innplasseringssamtaler Innplassering og brev seksjonssjefer Samling for seksjonssjefer Kartleggings og innplasseringssamtaler medarbeidere Informasjon i avdelinger Innplassering og brev medarbeidere Avdelingssvise samlinger

Overordnet tidsplan, operativ gjennomføring – foreløpig skisse 12 AugustDesemberNovemberOktoberSeptember Budsjett og økonomisk styring Etablere økonomiske styringsprinsipper ny organisasjon Fordele bevilgning Budsjettere nye enheter Stedkoder og System- implementering Romkabal Opprette ny stedkodestruktur Opprette kostands- stedsstruktur Teknisk implementering alle systemer Startdato? 31.12

Utviklingsaktiviteter for å lykkes med ny struktur 1.Effektive ledergrupper 2.Nettverk – reetablere 3.Nye enheter – felles opplegg for kick-off 4.Kompetanseutvikling – inkl. prosjektkompetanse 5.Samlokalisering 6.Realisere gevinster av IHR-prosjektene 7.Profesjonalisere sentrale støttefunksjoner 8.ARK – Arbeids- og klimaundersøkelse