IT-strategi , ”Metode for samordning av IT-systemer ” v/ Arild Sandnes (versjon 0.4)

Samordning i et felleskap Man har ikke valgt å gå til nyanskaffelse ut fra de vanlige kriteriene om at den løsningen man har trenger fornyelse. Man kan ikke velge fritt. Valget skjer ut fra hva som tjener knutepunktet, ikke isolert sett min kommune. Fordi man kanskje er godt fornøyd med dagens IT-system, kan det være vanskelig å forholde seg objektiv.

Valg av anskaffelsesprosedyre Konkurranse med forhandlinger. Opplysning om skiftekostnader, er et sentralt moment i anskaffelsen. Statens standardkontrakt for IT- anskaffelser

Hvordan vil man jobbe med anskaffelsen? Kravspesifikasjon Demo Evaluering Forhandlinger

Kravspesifikasjon Overordnede krav Krav til brukervennlighet Krav til funksjonalitet/ prosesstøtte –Ta også med prosesser/funksjonalitet som er en utvidelse av standard-løsningen Krav kan deles i ”må krav” (tatt i bruk i dag) og ”ønskelig” (planlagt tatt i bruk).

Kravskjema eksempel (1)

Kravskjema eksempel (2)

Vurdering av krav

Democase

Evaluering Programpakke generelt / teknisk løsning Funksjonalitet Prosesstøtte Økonomi Gjennomføringsevne Leverandør (helhetsvurdering)

Evaluering (2) Evalueringsskjema settes opp før demonstrasjonene, og gruppen vekter de forskjellige punktene i skjema. Skjema legges til side, og tas ikke fram igjen før etter karaktergivingen under demonstrasjonene (egne karakterskjema). Karakterene fra karakterskjemaene føres over på Evalueringsskjemaet.

Evalueringsskjema (1) eksempel

Evalueringsskjema (2) eksempel

Evalueringsskjema (3) eksempel

”Skiftekostnader” Leverandører som allerede har levert IT-system til en eller flere av kommunene i KnpS, og som vurderes å ha en løsning som er tilfredstillende vil ha en økonomisk fordel når tilbud til KnpS kommunene skal utarbeides.

Sammesetning av gruppene IT-systemene er gruppert etter fag Rådmannsutvalget har bestemt at faggruppene konstittuerer seg selv, og velger selv leder Hver kommune har en stemme Fasilitatorer skal bistå gruppene med å gjennomføre samordningsprosessen. I tillegg vil Kns-I (Knutepunkt Sørlandet Innkjøp) bidrar innkjøpsfaglig i valgprosessen.

Aktuelle fasilitatorer: Arild Sandnes, Kristiansand –Økonomi / lønn / personal / kommunale avgifter –Sak/ arkiv / portal Margrethe Noraas, Kristiansand –Skoleadm / læringsplattform Hans Petter Furuborg, Vennesla –Barnehage Egil Johansen, Songdalen –Sosial

Tidsplan Konkurransegrunnlaget ferdig i løpet av juni (annonsering på DOFFIN). Forhandlinger med leverandørene ferdig i september / oktober Rådmannsutvalget gjør sine valg.

Informasjon til leverandørene Under utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget forutsettes det at ingen informerer eller diskuterer den pågående prosessen med leverandørene. Informasjon om den enkelte konkurranse offentliggjøres på DOFFIN.

Faggruppe – økonomi

Faggruppe – lønn/personal

Faggruppe – teknisk avgifter

Faggruppe – skole

Faggruppe – sak arkiv

Faggruppe – barnehage

Faggruppe - sosial