To begrunnelsen for bevaring av arkiver Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse" Dokumentasjon av rettslig og forvaltnings- messig art både for arkivskaperne selv og for personer og virksomheter som har vært gjenstand for saksbehandling eller lignende hos den som har skapt arkivet

Arkivverdig post Alle dokumenter som krever formell oppfølging i GK skal j.føres. Også dokumenter som sendes mellom forvaltningsenhetene i GK, i den grad dokumentet inngår som et formelt saksdokument. Interne arbeidsnotater hvor offentligheten ikke har rett til innsyn = u.off.

Ikke arkivverdig post Eks : reklame, trykksaker, fakturaer, regnskapsbilag, møteinnk/møteref., kurs- invitasjoner, eksterne rundskriv

Postrutiner arkivet Post ankommer daglig Rådhuset kl 0815, sorteres og åpnes av arkivet Faktura legges i hylle til regnskap for scanning i Compello Sakspost journalføres og skannes i ESA - saksbehandler mottar posten sin i ESA Ikke arkivverdig post legges direkte i Vo-hylle

Postrutiner arkivet – forts. Rundskriv journalføres ikke, settes i egen perm på arkivet - kopi til Vo-ledere, rådmann, ordfører Reklame legges i rett Vo-posthylle Personlig adressert post sendes saksbehandler uåpnet - retur arkivet for journalføring = arkivverdig

Postrutiner arkivet – forts. All sakspost skal stemples med rødt stempel som inneholder * dato * saksbehandler’s initialer * saksnr / doknr * emne / objektkode u.off-stempel journalføres i ESA scannes og kobles til rett sak i ESA

Saksbehandler’s ansvar Kontrollere at mottatt post er journalført i ESA All saksbehandling i GK skal skje i ESA Opprette nye saker/journalposter i ESA Ekspedere journalposter i ESA Ferdigstille saker i ESA En kopi av all ut-korrespodanse til arkivet, fortløpende (brever, notater, møtereferater)

Saksbehandler’s ansvar – forts. Avskrive journalposter i ESA - avskriv med kode / svarbrev - status E (ekspedert) Sak ferdig i ESA : sett status F på saksnivå Ansvar for saksmappa ved utlån Returnere komplett saksmappe til arkivet Opphør av arbeidsforhold i GK = rydde i egne saker og bringe disse til arkivet

Saksbehandler’s ansvar – forts. personlig adressert post : - retur arkivet for journalføring = arkivverdig telefakser : - retur arkivet for journalføring = arkivverdig

Saksbehandler’s ansvar – forts. E-post : - arkivverdig e-post videresendes mailgruppen : for journalføring i ESA

Saksbehandler’s ansvar – forts. ikke arkivverdig e-post * private mld * jobbrelatert – men ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon * mld av generell informasjon * masseutsendelse(reklame/invitasjon)

Offentlighetsvurdering av post Alle inngående dokumenter som journalføres i ESA blir forhåndsklassifisert ihht ”Lov om offentlighet i forvaltningen” Vurderingen foretas av arkivet samme dag som dokumentet blir journalført og scannet i ESA

Offentlighetsvurdering av post – forts. I saker/journalposter hvor arkivet er usikre ringer de saksbehandler for å rådføre seg Saksbehandler er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sak/journalpost snarest mulig, og ihht lovverket senest innen 3 dager. Ring arkivet dersom du er uenig i deres vurdering

§ i ESA offl § 5utsatt offentlighet i særskilte tilfeller - to forhold som må oppfylles samtidig : 1) direkte misvisende bilde av saken 2) offentlighet kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser - brukes i GK bare på inn.dok som blir j.ført med graderingskode XX

§ i ESA offl §14unntak for interne dokumenter - interne dok = møteinnk/møteref/notater interne dok. som KAN unntas : -offl §14 dokumenter som GK har utarbeidet for sin interne saksforberedelse -offl §15 dokumenter som er innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen

§ i ESA – forts. offl §13unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt offl §13 er ikke i seg selv en lovhjemmel for taushetsplikt, men en ren henvisningsbestemmelse i forhold til annet lovverk, som oftest fvl taushets- bestemmelser i § 13 Offl §13 fvl §13 sensitive opplysninger informasjon vedr. enkeltmenneskers helse, sosiale forhold o.l.

§ i ESA – forts. offl §23 unntak mht det offentliges forhandlingsposisjon m.m, økonomi, lønn, innkjøp offl §24 unntak for kontroll- og regulerings- tiltak, dokument om lovbrudd m.m. offl §25 dokumenter i saker om ansettelse eller forfremmelse, ikke søkerlister

Avskjerming i ESA saks / dokumenttittel, linje 2 merknad alle parter / adressater Alle feltene hakes av automatisk, fjern de du vil skal være åpne.

Offentlig journal (postlista) Offentlig journal (inneholder inn/ut-dok u/el.fil) publiseres på internett to virkedag etter journalføring. Ved forespørsel om innsyn j.fører arkivet innsynsbegjæringene i en samlesak pr.år Saksbehandler sørger for at pressen får dokumentene, dersom innsyn gis. Avlås innsyn, skal det lages svarbrev i samlesaken (malnavn AVI) og avslaget skal begrunnes med rett §

Rutiner ved arkivering - arkivbegrensing Følgende skal arkivbegrenses (fjernes) : Konsepter som ikke har betydning for saker Uferdige manusskrifter Kladdenotater, klistrelapper Ekstra kopier Midlertidig utgave av bearbeidet materiale, det endelige sluttprodukt arkiver Kvalitetssikre : sette journalposten i status E og saken i status F i ESA

Ord/begrep’s forklaringer Saksarkiv : den delen av arkivet som består av saksdokumenter (eks : sentralarkivet) Delarkiv : enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, feks. en eller flere avdelinger i et offentlig organ (eks : personalarkivet)

Ord/begrep – forts. Emnekode : en enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse. Objektkode : arkivkode (ordningsverdi) som identifiserer objekt, feks. gårds- og bruksnr., fødselsnr. osv. Arkivnøkkel : et klassifiseringssystem som omfatter alle saksområder GK steller med; forteller oss hvor vi finner igjen en sak/j.post.

Ord/begrep – forts. Sak : tilsvarer en saksmappe/saksomslag. Kan inneholde en eller flere journalposter. På saken registreres opplysninger som er felles for alle journalposter og dokumenter i saken. Hver sak tildeles et entydig saksnummer. Journalpost : informasjon som er felles for hoveddokument og vedlegg. Inneholder alltid et hoveddokument og kan i tillegg inneholde vedlegg.

Ord/begrep – forts. Dokument : felles betegnelse for hoved- dokument og/eller vedlegg. Eksterne dokumenter : korrespodanse mellom enheter som ikke journalfører i samme NOARK-base (journaltype I og U). Interne dokumenter : dokumenter som kommuniseres internt i en enhet eller mellom enheter som journalfører i samme NOARK-base (journaltype X og N).

Ord/begrep – forts. Journalføring : systematisk og fortløpende logg- føring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

Ord/begrep – forts. Avskrivning : registrering av opplysninger om når og hvordan en inngående journalpost har blitt håndtert, herunder også mottatt e-post og notater Journal : system for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om innsyn og offentlighet.

Ord/begrep – forts. Dokumentoffentlighet : det at et forvaltningsorgans saksdokumenter som hovedregel skal være offentlig tilgjengelige, så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven. Meroffentlighet : prinspipp som sier at et forvalt- ningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighets- lovens bestemmelser gir adgang til å unnta det fra offentlighet.

Ord/begrep – forts Offentlig journal : en kopi av journalen med allmennheten som målgruppe, hvor opplysninger unntatt offentlighet er avskjermet/strøket ut. Offentlig versjon av et dokument : en versjon av et dokument unntatt offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.