Arkivering og journalføring av anskaffelsessaker

Presentasjon om: "Arkivering og journalføring av anskaffelsessaker"— Utskrift av presentasjonen:

1 Arkivering og journalføring av anskaffelsessaker
Presentasjon Innkjøpsseksjonens frokostmøte Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

2 Arkivering og journalføring
Er arkivarbeidet et stebarn i offentlig forvaltning? ”Må vi virkelig gjøre det?” ”Vi må konsentrere oss om våre kjerneoppgaver!” ”Hvem har bruk for alt dette?” Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

3 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Hvorfor trenger vi arkiv? Lov om arkiv, Formålsparagrafen (todelt: samtid – framtid) Dokumentasjon av rettslig og forvaltningsmessig art både for arkivskaperne selv og for personer og virksomheter som har vært gjenstand for saksbehandling eller lignende hos den som har skapt arkivet. Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse" Lov om arkiv, § 6 Arkivansvaret Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og disse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

4 Journalføringsplikten
Christian VI Dansk/norsk konge 1730–1746 Innførte journalplikten ved Kongelig resolusjon 18. august 1740 ”I henseende til desto bedre orden dermed, og at alle ting hvert på sitt sted endog av etterkommerne kan finnes, vil vi allernådigst at enhver renteskriver i sitt kontor skal holde journal over de der innkomne brev og alle andre papirer … og så ofte noen dokumenter i mengde til arkivet avleveres, en sådan journal, for de samme årganger dokumentene er innkommet, skal medfølge.” Arkivforskriften § 2-6: Journalplikten omfatter dokument som Er saksdokument for organet jfr. off.l.§ 4 Er kommet inn til eller sendt ut fra organet Er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon Ikke kommer inn under arkivbegrensning Organinterne dokument journalføres i den grad organet finner det tjenlig. Henviser til off.l. §§ 14, 16 + off.forskriften § 8 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

5 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

6 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Dokumentbegrepet Offentleglova § 4 Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ Som gjeld ansvarsområda til organet Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

7 BKsak Ett sentralt arkiv for hele Bergen kommune Arkivtjenesten
Sentralarkivet BKsak En elektronisk arkivstruktur for saksbehandling Forskriften § 2-1 Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Fysisk arkiv Elektronisk arkiv Blandet arkiv - Ordnet etter emnekode / arkivnøkkel Journalposter føres kontinuerlig. Det genereres automatisk en postliste med dokumenter som er journalført. Fra denne postlisten plukkes inn- og utpost til offentlig journal - Det fysisk er det autentiske, og det elektroniske er pr. def. arbeidskopi, men det fysiske og elektroniske må samsvare Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

8 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
FINANS HELSE OPPVEKST BYUTVIKLING KULTUR INNKJØP EMNEKODE 0713 ORD I SAKS- BESKR. ORD I DOK.- BESKR UTLYSNING STILLINGER Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

9 Forskrift om offentlege arkiv: § 1-1. Arkivansvaret i offentlege organ
Forskrift om offentlege arkiv: § 1-1. Arkivansvaret i offentlege organ * Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. * Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Bergen Byarkiv Kommunal arkivmyndighet Avlevering Sentralarkivet er en sentral arkivenhet for noen virksomheter i kommunen. Alle byrådsavdelingene på 1. nivå. Noen på 2. nivå Noen virksomheter i kommunen som bruker BKsak og som overlater arkivfunksjonen til Sentralarkivet Andre kommunale virksomheter Som bruker BKsak Andre kommunale virksomheter som ikke bruker BKsak arkiv Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen arkiv arkiv arkiv

10 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Arkiveringsplikt Forskrift om offentlege arkiv, § 3-19 Arkivbegrensning 1.Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er utfylte. Fra dette er det følgende unntak: a) det organet som har produsert slikt materiale skal arkivere ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene, b) dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

11 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Arkivbegrensning 2. Konsept, utkast, kladder og kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger og lignende som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Fra dette er det følgende unntak: a) konsept som har notater og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den Står i, skal arkiveres, b) kopi at utgående dokument skal arkiveres, c) andre kopier m.v. som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

12 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Arkivbegrensning 3. Tekstbehandlingsfiler og lignende, bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf. § 2-13. 4. Sakspapir som medlemmene av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokument for det organet medlemmet representerer. 5. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

13 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
KOPIBOK – i forskriften § 3-20 Bevaringspåbod står det at kopibøker skal bevares. Elektronisk journal –> ikke påkrevd med kopibok Kopi av utsendt dokument (med underskrift) skal arkiveres Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

14 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

15 Noen typer dokumenter i BKsak
Følgende dokumenter har vanligvis vært brukt i anskaffelsessaker: Innkommende dokumenter (I) Utgående dokumenter (U) Notater (X) Saksfremlegg (S) Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

16 Offentleglova – hvilke dokumenter skal/bør unntas offentligheten?
De vanligste hjemlene for unntak fra innsyn i anskaffelsessaker er: OFFL § 23-3 (Anskaffelsesprotokoll og tilbud frem til valg av leverandør er gjort) - gjelder hele dokument! OFFL § 23-1 (”…når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet.”) – gjelder opplysninger, ikke hele dokument! OFFL §14-1 (” dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing”) – gjelder hele dokument! OFFL § 13-1 (” Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov”) – gjelder opplysninger , ikke hele dokument! De første tre hjemlene er kan-bestemmelser; dvs merinnsyn skal vurderes – jf. § 12. § 13-1 er en skal-hjemmel! Skal unntas offentlighet! Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

17 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Avskjermingskoder I feltet ved siden av Tilgangskoder vises et tall (0-5) som bestemmer hvilke opplysninger om dokumentet som skal være avskjermet i rapporten Offentlig journal. Tallet som vises er en standardverdi i henhold til valgt tilgangskode, men kan endres manuelt ved behov. Tallene har følgende betydning: 0 Ingen avskjerming. 1 De fysiske saksdokumentene er ikke tilgjengelig. Journalopplysningene er åpent tilgjengelige. 2 settes inn i sakstittel eller dokumentbeskrivelse blir tekst som avskjermet. Offentlig journal inneholder tekst i sakstittel og dokumentbeskrivelse, avsender og mottaker, samt avsenders/mottakers referanse. Tekst erstattes av ordet ’AVSKJERMET’ 3 Sakstittel, dokumentbeskrivelse, avsender og mottaker blir avskjermet. Offentlig journal inneholder bare journalnummer, dokumentdato, tilgangskode og Uoff. 4 Bare saksnummer/journalnummer blir skrevet ut i offentlig journal. Andre opplysninger er avskjermet. 5 Avskjermer avsender / mottaker. 6 Linje i sakstittel og journalpostbeskrivelse blir avskjermet. Offentlig journal inneholder tekst i sakstittel, journalpostbeskrivelse. Tekst erstattes av ordet ’AVSKJERMET’I tillegg avskjermes avsender og mottaker. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

18 Hvordan håndterer BKsak offenlighetsspørsmålet?
Gradering: U dokumentet er åpent for innsyn UO dokumentet er ikke åpent for innsyn I praksis: Dokumenter som inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet, bør graderes ”UO”. Ved innsynskrav kan dokumentet likevel sendes ut – evt etter at man har sladdet taushetsbelagte opplysninger. Dokumentet kan likevel vises på offentlig journal – her må avskjermingskoden brukes bevisst. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

19 Dokumenter frem til utlysingen
Saksgang Dok.-type U/UO (OBS: må vurderes for hvert dokument) Anskaffelsesprotokoll Lages av innkjøper; lagres og oppdateres fortløpende i BK sak; sendes til arkiv når kontrakt er tegnet. X UO frem til leverandør er valgt; 23-3 Mailer/dokumenter som avklarer anskaffelsesbehovet nærmere; evt. fullmaktsskjema Samles og arkivføres (=registreres i BKsak og sendes fysisk til arkiv) av innkjøper. I/U UO, 14-1, evt. 23-1 Konkurransegrunnlag med vedlegg Lages av innkjøper; underskrift; utlysing. Arkivføres ved utlysing. U Utlysingstekst Doffin Genereres i Doffin. Innkjøper arkivfører utlysingen. Dette gjelder også tilleggsinformasjon/-dokumenter! ARKIVFØRING: BÅDE REGISTRERING I BKSAK OG ARKIVERING I FYSISK ARKIV!!!!

20 Dokumenter etter utlysingen og frem til tilbudsfrist
Saksgang Dokumenttype U/UO Spørsmål fra interessenter ang. utlysingen Mottas ofte pr telefon eller mail. Alle muntlige spørsmål skal formuleres skriftlig. Spørsmålene skal deretter publiseres i Doffin - sammen med svarene (se nedenfor). I UO; 23-1 Oppdragsgivers svar på spørsmål Innkjøper svarer i Doffin. Svarene må deretter arkivføres. U U (fordi anonymisert) Tilleggsinfo som oppdragsgiver publiserer i Doffin Innkjøper lager tilleggsinfo i Doffin; knytter evt.til dokumenter med tilleggsinfo. Både utlysing med tilleggsinfo og evt. tilleggsdokumenter som er publisert må deretter arkivføres. Referat tilbyderkonferanse Innkjøper lager referat. Utlyses i Doffin og arkivføres. Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

21 Dokumenter etter tilbudsfrist og før vedtak (1)
Saksgang Dokumenttype U/UO Tilbudene med alle vedlegg og evt. bilag til vedlegg Generelt skal hele tilbudet, og alle tilbud, arkivføres. (Vanskelig ved store kataloger og f. eks. vareprøver). I UO, 23-3 frem til lev. er valgt Åpningsprotokoll Lages av innkjøper, undertegnes av to innkjøpere, arkivføres. X UO, 23-1 frem til lev. er valgt Avvisning av tilbud (for sent innkommet, vesentlige forbehold) Lages av innkjøper. Underskrift av overordnet? Arkivføres. U U, evt. UO frem til lev. er valgt, 23-1 Evt. innsynskrav Mottas muntlig, pr mail eller brev. Skriftliggjøres. Arkivføres. Evt. svar på innsynskrav med vedlegg Lages av innkjøper og arkivføres. Evt. Klage på avvisning Mottas pr mail eller brev (sjeldent muntlig). Arkivføres. Evt. referater fra forhandlinger Lages av innkjøper. Arkivføres. UO, 23-1

22 Dokumenter etter tilbudsfrist og før vedtak (2)
Saksgang Dokumenttype U/UO Evalueringsark/hjelpeark i evalueringen, f eks: - Kvalifikasjonsvurdering - Vurdering om leveransebeskrivelsen er tilstrekkelig besvart - Evaluering av tildelingskriterier Lages av innkjøper. Arkivføres? (Dersom innholdet i dokumentet kan gjenskapes av andre enn saksbehandleren, behøver man ikke å arkivføre.) X UO, 14-1; merinnsyn må vurderes Innstilling/ administrativ sak/ byrådssak Lages av innkjøper. Sendes tjenestevei. Arkivføres? S UO, 14-1 Administrativt vedtak; byrådsvedtak (tildeling) Undertegnet av enhetsleder eller byråd. Arkivføres. U Meddelelse om tildeling med opplysning om karenstid Lages av innkjøper. Arkivføres og sendes til alle tilbydere som ikke er avvist tidligere.

23 Dokumenter etter tilbudsfrist og før vedtak (3)
Saksgang Dokumenttype U/UO Evt. Innsynskrav Mottas muntlig, pr mail eller brev. Skriftliggjøres. Arkivføres. I U Evt. svar på innsynskrav m/ vedlegg Lages av innkjøper og arkivføres. Evt. klagebrev Mottas pr mail eller brev (sjeldent muntlig). Arkivføres. Evt. svar på klagebrev Evt. utsetting av kontraktsinngåelse/forlengelse av karensfrist Lages av innkjøper. Sendes til alle tilbydere som ikke er avvist tidligere. Arkivføres. Kontrakt Ferdigstilles av innkjøper. Undertegnes av enhetsleder. Sendes til tilbyder /legges frem for underskrift. Arkivføres undertegnet. I (undertegnet av begge parter) UO, 23-1

24 Etter kontraktsinngåelse
Vurdere om man skal anlegge ny sak i BKsak: Statistikk Referater oppfølgingsmøter Avvik Purringer ... Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen

25 Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen
Spørsmål? Spørsmål om arkivering og journalføring generelt: Mona Johnsen, Sentralarkivet, tlf. – 7998 Spørsmål om anskaffelsessaker: Innkjøpsseksjonen, tlf Uwe Matthäus, tlf Tekniske spørsmål om bruk av BKsak: Inger Marie Lithun, tlf Mona Johnsen, Sentralarkivet; Uwe Matthäus, Innkjøpsseksjonen