Regnskapsrutiner i lokallagene 2016

Ansvar lokallag: Budsjett Attestere og anvise bilagene Skrive prosjekt på bilagene (Hva bilaget gjelder, eks styremøte, medlemsmøte, årsmøte, type kurs osv) Hvis det ikke fremkommer helt klart på fakturaen hva som er kjøpt og til hvilken anledning må det skrives en kommentar Betale alle faktura og sende disse til fylkeskontoret Sende kontoutskrift og bilag til fylkeskontoret Gjennomgang av regnskap på styremøte/årsmøte

Dokumentasjon lokallag: Bevertning/kjøp av mat Skriv på fakturaen/bilaget hva anledningen er og hvem som deltar Kjøp av gaver Skriv på fakturaen/bilaget hvem gaven er til og i hvilken anledning gaven gis Kurs/møter/reiser Legg ved program, innhold, hvem som deltar og styrevedtak Hotell/overnatting Skriv på anledning og navn på hvem som har overnattet

Ansvar Fylkeslag: registrere budsjett i Agresso håndterer og bokfører mottatte bilag fortløpende i Agresso registrerer bilag som er lønnsrelatert slik at disse blir utbetalt og innberettet sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale Årsoppgjør

Ansvar UDF sentralt: Utbetaler kontingentmidler 4 ganger i året –(februar, april, september og desember) Utbetaler reiseregninger Utbetaler godtgjøring Innberetter lønn

Årshjul – lokallagsregnskap Rutiner hele året: : TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 15. januar Legger inn vedtatt budsjett for lokallagene Første uke hver mnd. Sender bankkontoutskrift(ene) fra banken fra foregående mnd med attesterte og anviste bilag til fylkeskontoret til bokføring Etter avtale Sender resultatregnskap og balanserapport pr dato Innen 15. novemberSender inn oversikt over utbetalinger av møte og telefongodtgjøringer. Husk attestasjon og anvisning :

Årshjul – lokallagsregnskap Årsoppgjørsrutiner: : : TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 15. januar Sender inn de siste bilag og bankutskrifter fra året før VIKTIG AT DET DA BARE ER FOR DESEMBER Sender inn vedtatt budsjett for kommende år Innen 15. februar Fører de siste bilag og sender foreløpig regnskap til lokallaget og til revisor Innen 31. mars Sørger for revisjon og sender ferdig revidert regnskap og dokumenter til lokallaget Innen 31. mars (fortløpende) Attesterer revidert regnskap og sender det til fylkeskontoret FortløpendeRevisor lager revisjonsberetning og regnskapet er ferdig

Reiseregninger: Legitimasjonskrav jfr skattebetalingsforskriften § Reiseregningen må ha følgende innhold; arbeidstakers navn, adresse og underskrift: dato for avreise og hjemkomst for hver reise formålet med reisen hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer totalt utkjørt distanse for hver reise Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for Sendes til fylket senest en mnd etter gjennomført kurs/møte.

Lønn/godtgjøringer Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret. Skjema må inneholde flg opplysninger: fornavn, etternavn, adresse fødselsnummer bankkontonummer hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato Beløp underskrift - Fylkeskontoret registrerer lønn i Agresso - Utbetales sentralt (ca. 12. hver mnd, avregnes på neste kontigentutbetaling)

Mobil/Bredbånd:. Full dekning av abonnement Arbeidsgiver betaler mobilregningen fullt ut Refusjon Arbeidstaker betaler selv abonnementet Godtgjøring med fast beløp pr mnd Lokallaget må ha styrevedtak på valgt ordning. Anbefales godtgjøring med fast beløp hver mnd.

35% - regelen Lokallagene kan ha fri egenkapital på 35% av regnskapsårets kontingentinntekt Det kan avsettes til 2 formål; – Årsmøte (de lokallagene som har 2-årige årsmøteperioder kan sette av halvparten av utgiftene til årsmøte hvert år) – Frikjøp (Refusjonskrav som tilhører regnskapsåret, men som ikke er mottatt ved årsavslutning) –EK under kr berøres ikke av noen avkortningsordning

Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men det finnes noen unntak fra skatteplikten: Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person kr Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Viktig å skrive på bilaget hvem gaven er til og i hvilken anledning den gis

Datamaskiner, Ipad og telefon: Innkjøp av utstyr og materiell vil normalt utgiftsføres direkte over drift i et lokallag. Det må føres en liste over IKT- og kontorutstyr Listen må ajourføres mht. utstyr som avhendes. Det må også framgå hvor gjenstandene er plassert, særlig dersom de er på hjemlån.

Huskeliste før forsendelse til fylkeskontoret: Skriv ut eller få fra banken kontoutskrift hver måned Sjekk at alle inn-/utbetalinger er dokumentert Sorter bilag som på kontoutskriften Små kvitteringer festes på A4-ark Sjekk at bilag for alle aktiviteter siste måned er med Attestering av bilagene Sendes første uke hver måned evt. hver 2. mnd Send lønnsgodtgjøring og reiseregning til fylket Skriv på bilaget hva betalingen gjelder