Regional IKT-løsning for sikker print Tilbudskonferanse 5. mars 2013

Agenda 1.Velkommen 2.Presentasjon av deltakerne fra Sykehuspartner 3.Kort om Helse Sør-Øst og Sykehuspartner 4.Innledende om prosjektet og anskaffelsen 5.Gjennomgang av sentrale elementer i konkurransegrunnlaget 6.Eventuelle spørsmål

Deltakere fra Sykehuspartner Jonas Gjendemsjø – Prosjektleder Tor Anders Helle – Enhetsleder Print og dokumenthåndtering Bjørn Erik Bjørnstad – Innkjøp Christian Henriksen – Prosjektdeltaker fra Print og dokumenthåndtering Jan Tore Richardsen – Arkitekt IKT standard plattform

Agenda 1.Velkommen 2.Presentasjon av deltakerne fra Sykehuspartner 3.Kort om Helse Sør-Øst og Sykehuspartner 4.Innledende om prosjektet og anskaffelsen 5.Gjennomgang av sentrale elementer i konkurransegrunnlaget 6.Eventuelle spørsmål

Helse Sør-Øst RHF Statlig helseforetaksgruppe med ansvar for spesialisthelsetjenestene – I 10 fylker, for 2,7 millioner mennesker – Regionen har ca medarbeidere Omsetning er ca 64 milliarder kroner 10 underliggende datterselskap som er organisert som selvstendige helseforetak – Akershus universitetssykehus HF – Vestre Viken HF – Oslo universitetssykehus HF – Sunnaas sykehus HF – Sykehuset i Vestfold HF – Sykehuset Innlandet HF – Sykehuset Telemark HF – Sykehuset Østfold HF – Sørlandet sykehus HF – Sykehusapotekene HF

Sykehuspartner Etablert i oktober 2003 Er en enhet i Helse Sør-Øst RHF Om lag 900 ansatte Felles tjenesteleverandør innenfor IKT, HR og innkjøp for hele helseregionen Sykehuspartners innkjøpsavdeling koordinerer den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen

Sykehuspartners virksomhetsområder HR-tjenester IKT Brukerstøtte Innkjøp og logistikk Stab Mål: Levere et tilbud av tjenester som bidrar til å effektivisere sykehusadministrasjonen Sykehuspartner IKT har totalt ca. 640 medarbeidere Vi drifter og forvalter ca applikasjoner, PCer for ca brukere Sykehuspartner IKT har totalt ca. 640 medarbeidere Vi drifter og forvalter ca applikasjoner, PCer for ca brukere Hovedoppgaven er å hjelpe ansatte i Helse Sør-Øst med det de lurer på innenfor IKT Innkjøp og logistikk er en helhetlig tjenesteleverandør for hele helseregionen innenfor innkjøp og logistikk Direktørens stab består av fire direktører innen økonomi, organisasjonsutvikling, personalavdeling og kundekontakt og strategi

Agenda 1.Velkommen 2.Presentasjon av deltakerne fra Sykehuspartner 3.Kort om Helse Sør-Øst og Sykehuspartner 4.Innledende om prosjektet og anskaffelsen 5.Gjennomgang av sentrale elementer i konkurransegrunnlaget 6.Eventuelle spørsmål

Prosjektet "Sikker print" Et prosjekt i ”program IKT plattform” En oppdatering av felles regional printtjeneste Nullvisjon for print på avveie Kostnadseffektivisering – Hente ut stordriftsfordeler ved felles organisering Prosjektet er også ansvarlig for koordinering med et annet regionalt prosjekt ”Profilhåndteringsverktøy”, som skal bidra til en automatisert håndtering av utskriftsenheter på klientene

Utviklingen av Sikker print Omlegging av printere og klienter til ny plattform Nivå 1: Implementering av pull-print løsning Nivå 2: Implementering av profilhåndteringsverktøy og direkte print OMLEGGING

Generelt om anskaffelsen Det skal inngås en avtale om leveranse til alle helseforetakene i Helse Sør-Øst RHF Det skal leveres – Programvare / utstyr – Prosjekt, opplæring og konsulentbistand Estimert verdi anslås til å ligge mellom kr 15 – 20 mill – Tallet er ikke bindende mht kontraktens omfang

Agenda 1.Velkommen 2.Presentasjon av deltakerne fra Sykehuspartner 3.Kort om Helse Sør-Øst og Sykehuspartner 4.Innledende om prosjektet og anskaffelsen 5.Gjennomgang av sentrale elementer i konkurransegrunnlaget 6.Eventuelle spørsmål

Konkurransegrunnlagets oppbygning Hoveddokument med konkurransebestemmelser Vedlegg 1 Kravspesifikasjon del a og b – Besvares av leverandør Vedlegg 2 Avtaler med bilag og prisskjema – Bilag, inkl. prisskjema, besvares av leverandør Vedlegg 3 Tilbudsbrev – Mal for tilbudsbrev Vedlegg 4 HMS egenerklæring Vedlegg 5 Morselskapsgaranti Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring

Konkurransebestemmelser Informasjon om anskaffelsen 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring – Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser. – Forhandlingsforbud 1.4 Spørsmål vedrørende konkurransen – All kontakt rettes til – Kontaktperson er Bjørn Erik Bjørnstad – Spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte – gjøres tilgjengelig via Doffin.no

Konkurransebestemmelser Informasjon om anskaffelsen 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget – Det kan bli foretatt endringer som ikke er vesentlige fram tom Evt endringer blir gjort tilgjengelig på Doffin.no 1.6 Betingelser for gjennomføring av konkurransen – Kommunikasjon skal kun foregå på den måten som er forutsatt i konkurransegrunnlaget – Avlysning av konkurransen eller avvisning av tilbyder kan bli aktuelt hvis dette ikke overholdes

Konkurransebestemmelser Kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske krav – Skatteattester – Firmaattest – HMS-egenerklæring 2.2 Finansielle kvalifikasjoner – Kredittvurdering eller annen dokumentasjon 2.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner – Dokumentasjon av firma, kapasitet og relevante leveranser – Evt forpliktelseserklæring for underleverandører – Dokumentasjon på miljøkrav

Konkurransebestemmelser Krav til tilbudet 3.2 Tilbudsformat – 1 eks på papir innsatt i ringperm – 2 eks elektronisk 3.3 Strukturering av tilbudet – Tilbudet struktureres og formateres i hht tabellen Frist: , kl – Leveres i lukket konvolutt merket "13/00026 – Regional IKT-løsning for sikker print. Åpnes kun av adressat"

Konkurransebestemmelser Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Nr KriterierVekt UnderkriterierVurderes på grunnlag av Leverandørens besvarelse av 1. Kvalitet60% Kvalitet på teknisk og funksjonell løsning Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – del a:  Kapittel 2 Tekniske og funksjonelle krav Kvalitet på prosjektleveranse Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – del a:  Kapittel 3 Prosjektleveranse Vedlegg 2a Kjøpsavtalen Bilag:  Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan  Bilag 5 Test og godkjenning  Bilag 6 Administrative bestemmelser Kvalitet på supportVedlegg 1 Kravspesifikasjon – del b:  Kapittel 2 Support og drift 2. Pris40% Vedlegg 2a Kjøpsavtalen Prisskjema Bilag 7a

Konkurransebestemmelser Avgjørelse av konkurransen 4.2 Utdyping av tildelingskriterier – "Kvalitet på teknisk og funksjonell løsning" vektlegges høyest – Pris regnes om til karakterscore – Kr legges til for hver MFP som ikke støttes 4.3 Avlysning og avvisning – Avvik eller forbehold medfører risiko for avvisning

Konkurransebestemmelser Informasjon om kontrakt Statens standardavtaler for IT-anskaffelser vil bli benyttet – Kjøpsavtalen SSA-K – Vedlikeholdsavtalen SSA-V Det vil bli inngått avtale med en leverandør

Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Besvarelse av kravene Kravkategorier – O og OF er obligatoriske krav Må oppfylles, ved mangler vurderes avvisning Gir ikke uttelling i evalueringen – B og BF Bør oppfylles, ikke absolutte krav Gir uttelling i evalueringen – I Informasjon, ikke krav til leveransen Svar – J: Leverer funksjonen eller aksepterer kravet – D: Delvis – må spesifisere hva som er inkludert og hva som ikke støttes – N: Funksjonen eller kravet støttes ikke Kommentar / ref – Kommentar / forklaring fra leverandøren

Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – del a K Skriverpark IntegrasjonerMFP leverandør XMFP leverandør Y TerminalTerminal trengs ikke, løsningen benytter MFPens innebygde display til å styre løsningen. Vår kortleser kobles rett i leverandør X sin MFP Terminal må kobles på DriverVi anbefaler å benytte universaldriver XYZ fra leverandør X Vi anbefaler å benytte universaldriver XYZ fra leverandør Z Skriverkø…… ModellerGjelder modell n1,n2,n3… Erfaringer med referanser Vi har implementert dette hos Oslo kommune …

Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – del a K-50 Løsningen bør støtte Multidomener for å kunne støtte både pull print og vanlig print i en overgangsperiode under installering. Leverandøren bes beskrive hvordan dette er løst.

Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – del a K-61 Leverandør bør beskrive en konkret prosjektplan for de tjenester han vil levere for planleggings- og forprosjektfasen ved det enkelte HF Planen bør minimum angi: – milepæler – anslått tidsperiode for aktivitetene (som minimum angir innbyrdes forhold i tidsbruk) – leveranser/resultater knyttet til aktivitetene – ressursinnsats for hver av aktivitetene, både for Kunde og Leverandør – nødvendige rapporteringer – ansvarlig for aktiviteten Beskrivelsen legges inn i Vedlegg 2a Kjøpsavtalen Bilag 4.

Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – del b Support og drift K-1 Leverandøren bes legge ved sin releaseplan for de nærmeste 2 år, samt den opprinnelige planen for to år tilbake, med beskrivelse av hva som er gjort av de planlagte release de siste 2 år.

Kjøpsavtalen Bilag Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan – Utfylling av informasjon om implementeringsprosjektene Bilag 5 Testing og godkjenning – Beskrivelse av testopplegg Bilag 6 Administrative bestemmelser – Utfylling av administrativ informasjon Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser – Prisbestemmelser – Priser oppgis i Bilag 7a Prisskjema

Kjøpsavtalen Bilag Bilag 7a Prisskjema Struktur – "Programvare-Utstyr" Kostnader relatert til programvare / utstyr – "Prosjekt-Opplæring-Bistand" Prosjektkostnader, kostnader for opplæring og timepriser for konsulentbistand Retningslinjer – Priser inkl. mva. – Alle kostnader tilknyttet leveransene skal fylles inn – Priser som ikke er fylt inn regnes som inkludert – Fyll inn "Leveres ikke" for printere som ikke støttes – Supportavtale: Pris for 3 års service

Kjøpsavtalen Bilag Prisskjema – Programvare og utstyr Pull print server / enterprise Lisenser og servicepriser

Kjøpsavtalen Bilag Prisskjema – Prosjekt, opplæring og bistand

Forbehold, avvik, uklarheter Eventuelle avvik og forbehold skal spesifiseres i tilbudsbrevet Avvik og forbehold må være mulig å prissette Unngå uklarheter og tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til andre tilbud Ved henvisninger til andre deler av tilbudet – Sørg for at henvisningene framstår så tydelige som mulig

Eksempler på forbehold og avvik hvor oppdragsgiver har plikt til å avvise Forbehold mot hele eller deler av kontraktsbestemmelsene Bruk av egne kontraktsbestemmelser / salgsbetingelser "Vi ønsker å komme tilbake til dette under en eventuell kontraktsforhandling" Forbehold mot valutaendringer hvis dette allerede er regulert i avtalen Forbehold mot gyldighetsrekkefølgen på avtaledokumentene Forbehold mot eventuelle endringer utenfor tilbyders kontroll

Fremdriftsplan AktivitetTidspunkt Tilbudskonferanse5.3 Frist for spørsmål11.3 Tilbudsfrist20.3 kl Evaluering20.3 – 23.5 Informasjon om kontraktstildeling23.5 Signering av kontrakt4.6

Agenda 1.Velkommen 2.Presentasjon av deltakerne fra Sykehuspartner 3.Kort om Helse Sør-Øst og Sykehuspartner 4.Innledende om prosjektet og anskaffelsen 5.Gjennomgang av sentrale elementer i konkurransegrunnlaget 6.Eventuelle spørsmål

Takk for oppmøtet og lykke til med tilbudsarbeidet!