Åpen anbudskonkurranse EØS Persontransporttjenester til og fra skole og barnehage Oppdragsgiver: Bergen kommune Tilbyderkonferanse 14. desember 2012, kl

Agenda 1.Innledning - målsetting 2.Konkurranseform og -prosedyre 3.Oppdragsgivers behov; spesielle utfordringer 4.Konkurransegrunnlag 5.Elektronisk konkurransegjennomføring – digital signatur 6.Spørsmål og svar

Konkurranseform Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud: Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold (herunder ”presiseringer”, ”merknader”, fotnoter etc) samt formuleringer som kan føre til at tilbudet ikke lenger er sammenlignbart med konkurrenters tilbud. –Still heller spørsmål - før , kl !

(1) Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. (2) Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a. oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til § (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet), b. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt, eller c. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har fremsatt. (3) Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Andre åpenbare feil vurderes etter regelen i § (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet). FOA § Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser

Rammeavtale; oppdragsgivers behov Bergen kommune inngår for første gang en rammeavtale om disse tjenestene. Alle leveringsvilkår skal være fastlagt, slik at kommunale enheter kan avrope på rammeavtalen ved behov. BEHOV: 1.Transporttjenester til midlertidige skolelokaler 2.Transporttjenester i forbindelse med undervisning utenfor skolens lokaler 3.Transporttjenester i forbindelse med ekskursjoner, aktivitetsdager og liknende Ad 1) og 2): Behovet vil variere fra semester til semester, men være nokså konstant innenfor hvert semester.

Spesielt for dette transportoppdraget Barn i alderen 1 – 15 år –Barnehagebarn: Alltid med ledsager –Skolebarn i grunnskolen: Som regel med ledsager –Skolebarn i ungdomstrinnet: Kan være uten ledsager i større grad enn yngre barn Passasjergruppen stiller store krav til bl.a. –Sikkerhet –Pålitelighet –Kommunikasjon

Dokumentstruktur i konkurransefasen- Konkurransegrunnlag KONKURRANSEGRUNNLAG Vedlegg 1 - Kontrakt Bilag 1 – Oppdragsgivers spesifikasjon –Bilag 1.1 Skoler og antall elever –Bilag 1.2 Barnehager og antall barn Bilag 2 - Utgår Bilag 3 – Administrative bestemmelser Bilag 4 – Samlete pris- og betalingsbestemmelser –Bilag Prisskjema Bilag 5 – Endringer i den generelle kontraktsteksten (Evt forbehold skal settes inn her.) Bilag 6 - Endringer i avtaleteksten etter kontraktsinngåelse Vedlegg 2 - Tilbudsforside Vedlegg 3 - HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4 – Referanseskjema Vedlegg 5 - Forpliktelseserklæring (fylles ut av underlev.) Rød skrift: Må fylles ut

Korrigering av konkurransegrunnlaget Årstall for tilbudsfrist og siste frist for spørsmål er 2013, ikke –Jfr. Informasjon sendt gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell

Tilbud: Kryss av i bilag 1! Bilag 1 inneholder minstekrav. Oppdragsgiver må krysse av ja/nei i bilag 1! –OBS: Manglende avkryssing, eller avkryssing på «nei», vil kunne føre til avvisning av tilbudet grunnet vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen (FOA § 20-13, 1. ledd, bokstav d). –KOFA har i sakene 2008/58 og 2009/12 m fl tatt stilling til om manglende oppfyllelse av et minstekrav kan være et vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen, som krever avvisning av tilbudet: ”»Der oppdragsgiver uttrykkelig har benevnt et forhold som et minstekrav, vil vilkåret i hvert fall som et klart utgangspunkt være oppfylt.”» Det kreves ikke noe løsningsbeskrivelse/beskrivelse av hvordan man vil gjennomføre oppdraget. Derfor «mangler» bilag 2.

Tilbud- Utfylling av pris- skjemaet Alle hvite felt i tabellene skal fylles ut. Avvikende prisformater vil føre til avvisning.

Bilag 3 - Bestillings- og avbestillingsfrister Bestillingsfrist: 1 uke. –Mindre enn 1 uke: ikke leveringsplikt, men leveringsrett Avbestillingsfrist: –vederlagsfritt inntil 48 timer før oppdragsutførelse, deretter mot vederlag.

Oppdragsgivers arbeid med tilbudene 1.Tilbudsåpning - åpningsprotokoll 2.Første kontroll om alle nødvendige dokumenter er levert 3.Tilbudsbrev og tilbudsforside: Forbehold? Hvis ja, må tilbudet avvises? 4.Kvalifisering: Systematisk gjennomgang av dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (kapittel 3 i konkurransegrunnlaget); ikke kvalifisert betyr avvisning av leverandør. 5.Kontroll om alle krav i leveransebeskrivelsen er akseptert; herunder: eventuelle forbehold (presiseringer/merknader etc) i tilbudet som krever avvisning? 6.Systematisk evaluering av tildelingskriteriene 7.Begrunnet forslag for tildeling sendes til byrådsbehandling 8.Byrådsvedtak 9.Meddelelse om tildeling, 10 dagers karenstid (”klagefrist”) 10.Kontraktssignering

Noen utvalgte obligatoriske avvisningsgrunner Ikke levert dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav –Gjelder også underleverandører! –Følgende kan (ikke «må») oppdragsgiver innhente etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Skatteattester Firmaattest HMS-egenerklæring –Følgende kan ikke innhentes etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Dokumentasjon for tekniske kvalifikasjoner Èn eller flere celler i prisskjemaet mangler utfylling Forbehold mot kravspesifikasjon eller kontrakt som ikke er uvesentlige –Herunder manglende avkryssing i bilag 1

Leverandørene oppfordres til å melde til oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp: Hvis enkelte elementer er vanskelig/umulig å prise, eller krever forbehold Hvis enkelte elementer i oppdragsgivers spesifikasjon (bilag 1) eller i andre kontraktdokumenter oppfattes som vanskelig/umulig å oppfylle, eller krever forbehold

Konkurransegjennomføringsverktøy Bergen kommune har tatt i bruk verktøy for helelektronisk gjennomføring av anskaffelser. Dette betyr at våre konkurranser kunngjøres til Doffin/TED gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell MSS. Vi ønsker på denne måten å gjennomføre våre anskaffelser på en sikrere, enklere og bedre måte: –Sikre oss og våre leverandører enkel og kostnadseffektiv konkurransegjennomføring gjennom tilrettelegging for standardisering og gjenbruk av informasjon –Bedre etterlevelse av forskrift om offentlige anskaffelser gjennom full sporbarhet av kommunikasjon, tidspunkt for levering og åpning av tilbud, etc. –NB!! Gyldig elektronisk signatur er en forutsetning for å kunne levere tilbud – husk å sjekke i god tid at den er gyldig! –For ytterligere informasjon, ta kontakt med –Mercell kundesenter

Innkomne spørsmål (1) «Vi kan ikke se at oppstartsdato for oppdraget er spesififsert i Konkurransegrunnlaget. Hva er oppstartsdato?» Svar: Det vil ikke være korrekt å fastsette «oppstartsdato for oppdraget», fordi det skal inngås en rammeavtale. Innenfor denne rammeavtalen skal det enkelte transportoppdraget kunne bestilles etter oppdragsgivers behov. Forventet tidspunkt for inngåelse av rammeavtalen er i slutten av januar Oppstart for selve rammeavtalen vil avtales med den valgte leverandøren ved kontraktsinngåelse. Forutsatt avtaleinngåelse i januar 2013, ønsker oppdragsgiver at avtalen skal tre i kraft senest primo mars I dag har de aktuelle kommunale enhetene løpende avtaler med enkelte leverandører, og disse avtalene skal bringes til opphør snarest etter inngåelse av rammeavtalen. Dette betyr at det må forventes at noen enheter vil bestille tjenester umiddelbart etter avtaleinngåelse, mens andre må forholde seg til oppsigelsesbestemmelsene i løpende kontrakter, og vil bestille så snart disse kontraktene er terminert.

Innkomne spørsmål (2) «Fra konkurransegrunnlaget finner vi at tildelingskriteriet i denne konkurransen er laveste pris. Hva legges i begrepet pris?» Svar: Bergen kommune oppfatter dette spørsmålet dit hen at spørsmålsstiller ønsker å vite hvordan tilbudsprisen skal beregnes. Beregning av tilbudspris vil på grunnlag av Bilag 4.1 – Prisskjema. I prisskjemaet skal tilbyder fylle ut 18 prisposter. Bergen kommune vil foreta en skjønnsmessig prosentvis vekting av disse 18 postene, med utgangspunkt i behovet slik det er beskrevet i bilag 1 – Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt

Innkomne spørsmål (3) «I kontraktutkastet leser vi at landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje skal legges til grunn for prisene. Vi tolker dette som at det er krav om at Bussbransjeavtalen skal legges til grunn for prisene. Er dette korrekt tolket?» Svar: Oppdragsgiver stiller ikke krav om at en bestemt tariffavtale skal legges til grunn for prisene. Det stilles krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Der det finnes flere landsomfattende tariffavtaler innenfor samme bransje, stiller oppdragsgiver ikke krav om at en bestemt avtale skal legges til grunn. Det kreves bare at en gjeldende avtale legges til grunn. Bussbransjeavtalen av 2012 mellom NHO Transport og Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund, Yrkestrafikkforbundet vil oppfylle oppdragsgivers krav.

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter § 5. Krav til kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår Oppdragsgiver skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelse. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Innkomne spørsmål (4) «Viser til Konkurransegrunnlagets Bilag 4 punkt 2.2 Indeks for regulering hvor det fremkommer at prisene skal reguleres på bakgrunn av SSB Emne 08 Priser, prisindekser og konjunkturindikatorer, tabell 05331: KPI-JA for varer og tjenester, etter leveringssektor. Tabell 05331: KPI-JA for varer og tjenester inneholder flere underkategorier med ulike indekser, og vi får underkategorien for KPI-JAE Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende prisfaktor til å stemme med startindeksen på 184,3. Kan oppdragsgiver bekrefte om vi har tolket det riktig når vi bruker Tabell 05331: KPI-JA for varer og tjenester, underkategori KPI-JAE Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende faktor som utgangspunkt for reguleringen i vår prissetting av tilbudet?» Svar: Bergen kommune bekrefter at det er Tabell 05331: KPI-JA for varer og tjenester, underkategori KPI-JAE Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende faktor som er utgangspunkt for reguleringen.

Flere spørsmål? Spør nå eller send spørsmål skriftlig via Mercell! Alle spørsmål besvares skriftlig i Mercell. Siste frist for spørsmål: 02. januar 2013, kl Tilbudsfrist: 10. januar 2013, kl