1
Tromsø kommune – offentlig virksomhet, stort samfunnsansvar Kommunestyret Ordfører: Jens Johan Hjort (H) Varaordfører: Anni Skogman (FrP ) Kommunestyret Ordfører: Jens Johan Hjort (H) Varaordfører: Anni Skogman (FrP ) Klageutvalg Forretningsutvalg Kontrollutvalg Klageutvalg Forretningsutvalg Kontrollutvalg Finans – og næringskomité Helse og omsorgskomité Utdanning-, kultur- og idrettskomité Byutviklingskomité Finans – og næringskomité Helse og omsorgskomité Utdanning-, kultur- og idrettskomité Byutviklingskomité Byrådet Byrådet Byrådsavdeling for finans Byråd for finans Jonas Stein (V) Kommunaldirektør : Oddgeir Albertsen Byrådsavdeling for helse og omsorg Byråd for helse og omsorg: Kristoffer Kanestrøm (FrP) Kommunaldirektør: Eva T. Olsen Byrådsavdeling for næring, kultur og idrett Byråd for næring, kultur og idrett: Vanja Terentieff (H) Kommunaldirektør: Stein Vidar Loftås Byrådleders kontor Byrådsleder: Øyvind Hilmarsen (H) Kommunaldirektør: Per Limstrand Kommuneadvokaten Utbyggingstjenesten Arkiv- og dokumenttjenesten Budsjett og finanstjenesten Regnskapstjenesten Innkjøp- og fakturatjenesten IT-tjenesten Personaltjenesten Arbeidsmiljøtjenesten Kemneren Fagrent Byggforvaltning Byrådavdeling for utdanning Byråd for utdanning Anna Amdal Fyhn (H) Kommunaldirektør: Kari Henriksen Skoler - 27 enheter Skole- og barnehage - 8 enheter Barnehager - 6 områder Barneverntjenesten Pedagogisk-psykologisk tjeneste Forebyggende helsetjenester Voksenopplæringen Flyktningetjenesten Hjemmebaserte tjenester (6 områdeenheter) Sykehjem (5 enheter) Allmennlegetjenesten Rehabiliteringstjenesten Rus- og psykiatritjenesten Boligkontoret Sosiale tjenester i NAV Tromsø Tildelingskontoret Mortensnes sentralkjøkken Bibliotek og byarkiv Kultur og idrett Kulturskolen Kulturhuset Servicetorget Kirkelig fellesråd Tromsø Havn KF Byrådsavdeling for byutvikling Byråd for byutvikling: Britt Hege Alvarstein (H) Kommunaldirektør: Øystein Nermo Byutvikling Bydrift Brann og redning Vann og avløp 2
Arkivpliktig dokumentasjon Arkiv som skal bevares i begrenset tid Virksomhetskritisk informasjon Informasjon som kan gjenbrukes Dokumentasjon av andres interesser Journalpliktig dokumentasjon Presist formulert i arkivforskriften Bevaringspliktig dokumentasjon Eks: Bilder, kart og tegninger, grunnlagsmateriale til prosjekter mv.
Virksomhetsdokumentasjon – Møteprotokoller, årsmeldinger, organisering, instrukser, arkivordning, foto og så videre Journal og sakarkiv – Brevjournal, kopibok, saksordnet arkiv Personalmapper – Dokumentere arbeidsforhold, utvikling, rettigheter for ansatt og for arbeidsgiver 4 Hva skal administrativ og personaldokumentasjon i helse og omsorgssektoren dokumentere? Rettighetsdokumentasjon for ansatte – stadig mer aktuelt
En gang mye av helse og omsorg ivaretatt i hjemmene. Offentlige tilbud var beregnet på fattiglemmer og enslige. Den gang var det tilstrekkelig å dokumentere tjenestens eksistens og økonomiforvaltning. 5 Dokumentasjonskrav i forandring I dag er helse- og omsorgstjenestene et av våre mest gjennomregulerte samfunnsområder med høye krav til tjenester, behandling, kompetanse og dokumentasjon. Gamle oppgaver forsvinner….og nye oppstår Tromsø gamlehjem Forhandlingsprotokoller for styret Styrets korrespondanse Klientprotokoller Fra foredraget: «Ansvar og organisering av MRSA-arbeid i kommunehelsetjenesten» av Regional smittevernlege Kirsten Gravningen
Arbeidsmiljøloven med forskrifter Helsepersonelloven med forskrifter Lignings- og regnskapslover Det finnes ingen fast mal! Lov og regelverk stiller noen minstekrav og gir veiledende retningslinjer. Fast mal må utformes på grunnlag av kartlegging og arkivplan. 6 Personaldokumentasjon
Forskjellen på arkivdanning og dokumenthåndtering 7
Informasjonssikkerhet – for hvem? Interne behov Eksterne behov 8 Informasjonssikkerhet skal sikre juridisk gyldig dokumentasjon for kommunens transaksjoner Organisasjonen overfor omverden Organisasjonens eget behov Ledelsen overfor organisasjon/ansatte Enkeltansattes behov Vern om sensitiv informasjon Sikre samfunnsdokumentasjon Sikre rettighetsdokumentasjon Transparens i forvaltning Vern om sensitiv informasjon
Informasjonssikkerhet – et organisasjonsspørsmål 9
Perspektiver for datakvalitet 10
Lovkrav Arkivloven med forskrift – Skal sikre samfunnsdokumentasjon gjennom at arkiver blir produsert og at de ivaretas på en forsvarlig måte Forvaltningsloven med forskrift – Setter opp rammeverk for hvordan stat, fylkeskommuner og kommuner skal arbeide Personopplysningsloven med forskrift – Skal sikre enkeltpersoner vern om sensitive opplysninger Offentlighetsloven med forskrift – Skal sikre samfunnet åpenhet og transparens for forvaltningen gjennom å sikre innsyn i saksbehandling og beslutningsprosesser En rekke særlover, forskrifter, regelverk og direktiv som gir bestemmelser for saksbehandling og dokumenthåndtering på de enkelte fagområder 11
Spesifikt for intern tilgangsstyring Opplysninger som er unntatt offentlighet og ikke inngår i den enkelte tjenestemanns oppgave, skal tjenestemannen ikke ha tilgang til. Dette er regulert i : Personopplysningsloven § 13 første ledd som lovfester krav om systematiske tiltak for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, Forvaltningsloven § 13 som omhandler taushetsplikt Forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 2 og nr. 3 som regulerer innsyn som er nødvendig for at den enkelte tjenestemann skal kunne utføre sitt arbeid. 12
Vår arkivdanning - basert på 13
Periodisere i faste bolker, og ved endringer Deponering –i praksis bare e-arkiv for enheter lokalisert utenfor rådhuset Avlevering – to depot: Personsensitivt klientmateriale til IKA Troms Sakarkiv og personalarkiv til byarkivet Ta alltid kontakt i god tid før ordning og avlevering 14 Periodisering, deponering og avlevering
15