Ambulanseprosessen i Helse Midt-Norge Asbjørn Hofsli Direktør for eierstyring

Innhold: 1. Bakgrunn 2. Beslutningsprosess – drift 3. Anskaffelsesprosessen – forberedelse 4. Anskaffelsesprosessen – konkurranse 5. Resultat 6. Etterarbeid

Kolvereid DPS Namsos Røros Volda DPS Ålesund Kristiansund Hjelset Molde Tiller DPS Trondheim Haltdalen Orkdal DPS Leistad DPS Stjørdal DPS Levange r Larsnes Somatiske sykehus Psykisk helsevern: sykehus og DPS-døgntilbud Rusbehandling Rehabiliterings- og opptreningsinstitusjoner m. avtale Meråker Institusjoner og behandlingstilbud i Helse Midt-Norge Universitetssykehus Kastvollen Muritunet Selli Bjørnang Desentraliserte deltjenester Ørland Aure Tingvoll Rissa Mork Steinkjer Halsa Vestmo Oppdal Private sykehus m. avtale Private røntgeninstitutter m. avtale Vegsund DPS Veksthuset Eide Sjøholt DPS Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Høylandet Nevrohjemmet

Prosessen fram til styrevedtak: Informasjonsmøter med drivere av ambulansetjenester og tillitsvalgte for å få innspill om hva som burde utredes for å skaffe beslutning om valg av framtidig eierform av ambulansetjenester. Etter oppdrag fra Helse Midt-Norge leverte Ernst & Young raspport om kvaliteten ved ambulansetjenester (2006). Rapporten sendt til høring til: Alle dagens drivere av ambulansetjenester Alle kommuner i Midt-Norge Rapporten har vært presentert for konsernutvalget og i møte hvor alle driverne og representanter for alle HF var invitert. I arbeidet med styresak ble det etablert en arbeidsgruppe med representanter fra alle HF, RHF og 2 tillitsvalgte.

Styresaken hadde til hensikt å utrede fordeler med privat versus offentlig drift. Følgende momenter ble belyst i en rapport som ble lagt ved styresaken: Rapport fra Riksrevisjonen Rapport fra Ernst & Young Faglige forhold: Ansatteforhold/arbeidsgiverpolitikk Sykefravær Økonomiske forhold (Kjøp av biler/bygninger, Driftsøkonomiske forhold, Lønn/pensjon Organisering Behov for evt justeringer i henhold til dagens stasjonering Større ambulanseområder Helsepolitiske forhold Helse Midt-Norge s samhandlingsstrategi Soria Moria erklæringa Helsetjenester 2010/eierstrategi Felles innhold i ambulansetjenestene/Felles kravspesifikasjon System for rapportering Høringsuttalelser til rapport fra Ernst&Young

Resymé av styresak 99/06, : De ansattes representanter i arbeidet går inn for drift i helseforetakenes regi. Deres uttalelse er gjengitt i rapporten. Offentlig drift av ambulansetjenestene gir fordeler i forhold til faglig kvalitet og utvikling, sammenhengende pasientforløp, dokumentasjon og utvikling av ansattes kompetanse. Vi har i dette arbeidet ikke funnet objektive data som dokumenterer om privat eller offentlig er å foretrekke. Det må påregnes minimum 45 millioner i investeringer ved drift i egen regi. Dette forutsetter at alle driftsmidler overtas til bokført verdi. Driftsutgiftene vil øke med minimum 15 mill. forutsatt dagens kvalitet videreføres Uavhengig av driftsstruktur antar vi at kostnadene knyttet til ambulansedrift vil øke betydelig.

Forts. En benytter såkalt ”konkurranse med forhandlinger”, slik at det ikke er nødvendig å bruke prosedyren ”åpen anbudskonkurranse”. Dette gir oppdragsgiver større muligheter til å oppnå tjenester som er gunstig både med hensyn til kostnader og kvalitet. Det foreslås at Helse Midt-Norge RHF er oppdragsgiver og kunngjør konkurransen samlet for hele helseregionen. For å realisere strategien om felles kvalitetsnivår på ambulansetjenesten i hele regionen

Styrets vedtak i sak 99/06, Nye myndighetskrav og utvikling innen tjenesten vil medføre økonomiske utfordringer de kommende år, uavhengig av eierskap. Disse utfordringene skal håndteres innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. Nåværende eierskapsmodell av båt- og bilambulanser videreføres. Ny organisering med færre ambulanseområder pr. helseforetak tilstrebes. Helse Midt-Norge RHF er oppdragsgiver og gjennomfører anbudskonkurransen samlet for hele helseregionen. Anbudskonkurransen skal baseres på felles kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag. Kontraktsperioden blir fire år med mulighet for ett års opsjon.

Styrets vedtak i sak 99/06, Protokolltilførsel fra Ingegjerd S. Sandberg, Ellen Wøhni sluttet seg til i etterkant: ”Fokus på økonomiske hensyn i RHF’et er grunnlag for styrets vedtak om å fortsette dagens ordning i forhold til ambulansedrift. Sakens dokumenter gir ikke nok opplysninger om de reelle kostnadene ved privat drift, heller ikke offentlig drift. Foretaksmøte i Helse Midt- Norge RHF , sak 4 har krav om/legger til grunn at ansattes arbeidsforhold skal ivaretas også ved konkurranseutsetting er ikke synliggjort i vedtaket. Dette gjelder lønns- og arbeidsvilkår og pensjonsforhold.”

Ny behandling i styret Forslag: Ingegjerd S. Sandberg omdelte og refererte brev fra KLP. Representanten fremmet slikt forslag: Vedtak i sak 99/06 ble fattet uten at saken var godt nok belyst for styret med hensyn til blant annet kostnadsforskjeller mellom privat og off. drift. Vedtaket i sak 99/06 oppheves. Saken utredes på nytt og legges frem for styret i neste møte. Vedtak: Styret for Helse Midt-Norge RHF fastholder sitt vedtak i sak 99/06.

Anskaffelsesprosessen – før utlysing Kjøp av ambulansetjenester er underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser, og der de grunnleggende kravene er: - god forretningsskikk - likebehandling - konkurranse - forutberegnelighet - gjennomsiktighet - etterprøvbarhet (dokumentasjon) Ambulanselederne i helseforetakene hadde på eget initiativ startet med utarbeidelse av et konkurransegrunnlag høsten Et konkurransegrunnlag består av administrative bestemmelser, beskrivelse av omfanget, kravspesifikasjon, tildelingskriterier og kontraktsvilkår for det som skal anskaffes.

Anskaffelsesprosessen (forts) Før og etter behandlingen av driftsmodell i styret, tok Helse Midt-Norge RHF ansvaret for å koordinere arbeidet der helseforetakene ved innkjøpssjef og ambulanseleder deltok. Det ble utvekslet mye informasjon og synspunkter pr. e-post. Ambulanselederne hadde et eget møte for å ferdigstille kravspesifikasjonen i slutten av januar Et utkast ble oversendt medio/ultimo februar 2007.

Anskaffelsesprosessen (forts) I starten av mars 2007 ble helseforetakene innkalt til et møte. Hensikten var å organisere arbeidet bedre og gi et felles grunnlag for prosessen videre. Av spesielle utfordringer i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget kan følgende nevnes: - Å få klarhet i hvilke krav som skulle, burde og kunne stilles i konkurransen - både til potensielle tilbydere (kvalifikasjonskrav) og til tilbudene som skulle leveres. - Utformingen av minimumskrav (kontraktsvilkår) og krav som var egnet til å skille tilbudene fra hverandre. - Å få en inndeling i ambulanseområder som både sørget for konkurranse og ivaretok vedtaket i styret om færre områder (og færre kontrakter). I helseforetaksstyrene ble områdeinndelingen behandlet parallelt!! (problemstillinger i Osen/Roan og Rindal). - Å gi korrekte opplysninger om omfanget, herunder antall oppdrag fordelt på hastegrad og kilometer. - Å få fram opplysninger om forhold som tilbyderne skulle ta hensyn til, eksempelvis overtakelse av husleiekontrakter. - Beskrivelse av vaktordningene på de ulike stasjonene (kasernert vakt, hjemmevakt og kombinert løsning – samt båtambulansebemanning).

Konkurransen Konkurransen ble kunngjort i april Anskaffelsesprosedyren var ”Konkurranse med forhandling”. Forhandlinger gjennomføres for å tilpasse tilbudene til kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget. Generelt kan det forhandles om endring eller supplering av alle sider ved tilbudene, så som pris, tekniske spesifikasjoner og forretningsmessige vilkår. Tilbyderne skulle bekrefte at visse krav, blant annet til kjøretøy, bekledning og rapportering, ble oppfylt ved levering av tjenesten (minimumskrav=kontraktsvilkår) og ellers beskrive forhold knyttet til lokaler, organisering og kompetanse. Tildelingskriteriene var ”løsningsforslag” (kvalitet) og ”kostnader”. Disse ble vektet henholdsvis 60 % og 40 %.

Konkurransen (forts) 81 viste interesse/hentet konkurransegrunnlaget på doffin.no og 43 tilbud ble mottatt. 4 leverandører ble avvist pga. manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene (skatt-/mva.attest, HMS, bankgaranti). Det ble gjennomført to evalueringssamlinger der medisinsk systemansvarlig, ambulanseleder og innkjøpssjef fra helseforetakene deltok. Disse deltok også i forhandlingsmøtene. Alle kvalifiserte tilbydere fikk gi revidert tilbud og deltok dermed i forhandlingene. Det ble gjennomført forhandlingsmøter med 13 tilbydere. Øvrige tilbydere fikk gi enda et revidert tilbud for å vurdere om det var grunnlag for forhandlingsmøter med dem. Det ble inngått kontrakter med 12 leverandører på til sammen 23 ambulanseområder med en varighet på 5 år. 4 leverandører fikk kontrakt i to eller flere områder. Før var det 46 leverandører på til sammen 61 områder. Det var bare 1 leverandør som ble innstilt til kontrakt som ikke hadde avtale tidligere.

Resultat Av tidligere leverandører (inklusive nye/sammenslåtte selskaper) som ble kvalifisert, leverte tilbud og som ikke ble innstilt til kontrakt (inklusive underleverandøravtaler) gjaldt det 3 i Nord-Trøndelag, 3 i Sør-Trøndelag, 9 i Nordmøre og Romsdal, og 1 i Sunnmøre. Kontraktsverdi i 2008 er ca. 327 millioner kroner. Estimerte kostnader i 2007 er ca. 281 millioner kroner. Kostnadsøkningen kan i hovedsak forklares med økt bemanning pr. døgnbil for å tilfredsstille kravene til lovlige tjenesteplaner. Det ble sendt 10 klager til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) om i hovedsak følgende forhold: - Lite konkret kravspesifikasjon - Påstander om ulovlig utforming og endring av tildelingskriteriene - Unormalt lavt tilbud/”prisdumping” - Manglende deltakelse i forhandlingene - Mangelfull begrunnelse for kontraktstildelingen - Ikke konsekvent tildeling av kontrakter i forhold til ”kvalitet”/pris i hele regionen - Uriktig anvendelse av ILO-konvensjon nr. 94 I de tilfellene KOFA mente det forelå brudd på regelverket, var disse i det vesentligste knyttet til manglende eller for sen begrunnelse for kontraktstildelingen. Etter KOFA-behandlingen er alle saker bortsett fra én avsluttet. Denne saken omhandler blant annet habilitetsmessige forhold.

Etter avtaleinngåelse Overgang pr Evaluering av anskaffelsesprosessen Kontraktsoppfølging