Kunnskap for en bedre verden Opplæringsdag totalkostmodell for forskning: TDI/leiested Del I 22. og 26. mai 2014 Lise T. Sagdahl Andreas S. Wangen Terje Ruud

Kunnskap for en bedre verden 2 Takk til pilotgruppen! IME: Ragnar Hergum, Geir Ivar Soleng, Anders Kvernberg Tor Fr. Holan Randi Hostad, Kirsten Marie Ramstad Ekseth Terje Mathiesen, Tove Kristin Blomset Johnsen Halsten Aastebøl Eivind Voldhagen IVT: Stig Erik Holiløkk Åge Alfred Løvoll Kjell Ove Slutås DMF Raimond Klein Hofmeijer Øyvind Lundenes Janne Østvang NT Gorm Beck Morten Valseth

Kunnskap for en bedre verden 3 Program del I - lederfokus Kl : Hovedlinjer og viktige lederutfordringer med TDI/leiested Synliggjøring av totale kostnader - kommunikasjonsutfordringen Budsjettering av nye prosjekter Hvordan sikre hensiktsmessige og helhetlige løsninger som holder transaksjonskostnadene og administrativt merarbeid for forskerne på et minimum? Hvordan sikre god utnyttelse av forskningsinfrastruktur tross prising? Noter eventuelle spørsmål underveis!

Kunnskap for en bedre verden 4 Program del II – hjelp til implementering Kl : lunsj på egen hånd Kl : Hva har vi lært som er nyttig i implementeringsarbeidet? Erfaringer/læring fra pilotene – prisberegning (maler og metodikk) Gode prosesser - hvordan sikre fremdrift? Oppdragsvirksomhet, salg fra leiested Anleggsregister - nye rutiner og opprydding Fakturering/belastning - leiested i Maconomy : Avslutning: Videre arbeid og tilbud om workshops/opplæring

Kunnskap for en bedre verden 5 Målsetting: Alle fakulteter og VM er i stand til å ta i bruk TDI/leiestedsmodell fullt ut fra og med 2015

Kunnskap for en bedre verden 6 «Husk at vi driver med langt mer kompliserte ting til daglig.» Prosjektleder IME - på presentasjon av TDI/leiested

Kunnskap for en bedre verden 7 Implementering TDI/leiested - fremdrift januar - mai: 3 piloter implementerer TDI/leiested nødvendig forbedring av systemer og rutiner mai - desember: fortløpende implementering ved de andre enhetene Opplæring/workshops fortløpende for å hjelpe alle fak/inst med implementering Styrebehandling høst 2014

Kunnskap for en bedre verden 8 Bakgrunn for TDI/leiested Bidrags- og oppdragsprosjekter (BOA) skal etter krav fra KD (F-07-13) organiseres i prosjekter budsjetteres og regnskapsføres med totale kostnader –Egeninnsats synliggjøres i bidragsprosjekter –For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg (pluss en rimelig margin for fortjeneste), og institusjonen skal kunne dokumentere dette U&H sektoren har utviklet en nasjonal modell/metodikk som gir det nødvendige grunnlaget for å beregne indirekte kostnader og synliggjøre alle kostnader i forskningsprosjekter (TDI-modellen*) –Innføres i UoH sektoren i 2014 *TDI: tid, direkte og indirekte. Se:

Kunnskap for en bedre verden 9 Hvorfor redegjøre for totale kostnader? Vi MÅ fordi Kunnskapsdepartementets regler krever det. Vi BØR for å prioritere bruk av knappe ressurser. Vi kan TJENE på det fordi finansieringen ses i forhold til de kostnadene vi kan redegjøre for.

Kunnskap for en bedre verden 10 Regelverk Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (F-07-13) Regelverk for offentlig støtte Lov om merverdiavgift Regelverk for offentlige anskaffelser

Kunnskap for en bedre verden Sum indirekte kostnader (NTNU 2014): per vit. årsverk (sum) per tekn/adm årsverk TDI modellen - for forskning Vi synliggjør kostnader som vi allerede har! (fordelt på felles og på fakultet/institutt)

Kunnskap for en bedre verden 12 Hva ligger i TDI satsene? Indirekte kostnader –Bibliotek –IT/telefoni –Fellesadministrasjon PERSONAL / ØKONOMI ANNEN FELLESADMINISTRASJON –Lokal administrasjon –Kontorplassen –Andre støttetjenester Arbeidsplassats lik for alle og gjelder for alle – vitenskapelig og tekn./adm. ansatte i prosjekter Aktivitetsspesifikk sats henføres til ulike kjerneaktiviteter iht. et brukerperspektiv én sats per kjerneaktivitet (forskning) per institusjon gjelder bare for vitenskapelig ansatte + Resten av støttetjenestene (eksklusiv leiestedskostnader)

Kunnskap for en bedre verden 13 Nye, felles budsjetteringsmaler for NTNU beregner automatisk indirekte kostnader i tråd med totalkostnadsmodellen (TDI): NFR prosjekter Oppdragsprosjekt Bidragsprosjekt EU Ta malene i bruk:

Kunnskap for en bedre verden 14 Alt er en overgang …sa reven da han ble flådd Bilde: Dagbladet

Kunnskap for en bedre verden 15 *NTNUs instruks for økonomiforvaltning Indirekte kostnader i BOA prosjekter Minimumssats på 40 % for full dekning av indirekte kostnader * Som før, men bokført egenandel kan øke når kostnader synliggjøres - med mindre ekstern bidragsyter dekker kostnadene. Fakultetene må vurdere om det er behov for å justere sine modeller fordi TDI satsene påvirker fordelingen. Fordelingsmodeller varierer mellom fakultetene. (Hvem får inntekter og kostnader?) Egenandel varierer for ulike prosjekter. (Andel av indirekte kostnader som ikke dekkes av eksterne i bidragsprosjekter) Uklart om bruk av forskningsinfrastruktur /leiested er inkludert i indirekte kostnader. TDI satser skal benyttes i alle nye prosjekter. Kronebeløp omregnes til en prosent indirekte kostnader per prosjekt. Leiestedskostnader er ikke inkludert i TDI satser for indirekte kostnader. Før Fra nå og fremover

Kunnskap for en bedre verden 16 Hvem er han «Ove R. Head» som stikker av med pengene i prosjektene våre? Svar: Han sørger for husrom, administrativ støtte, IT systemer, telefon, bibliotekstjenester og ledelse - slik at en forsker forhåpentligvis kan få mulighet til å forske Potensial for forbedring? Ja! Dyrt? Tja? Hva med en sammenligning?

Kunnskap for en bedre verden 17 Sammenligning med andre InstitusjonIndirekte kostnader vit. årsverk (tusen NOK) Timepriser stipendiat (med gj. snitt lønn) (NOK) NTNU UiB UiO SINTEF> 80 %> 800 Maksimal pris NFR bedrifter1100

Kunnskap for en bedre verden 18 Ser nærmere på leiested Leiestedskostnader = pris leiested x omfang (timer)

Kunnskap for en bedre verden 19 *Fra 2012, unntak Nasjonal infrastruktur iht veikart Forskningsinfrastruktur i BOA Forskningsrådet finansierte innkjøp av utstyr direkte (dekket investeringskostnad). Leiestedskostnader ok på noen fagområder. Bidragsprosjekter: Alle leiestedskostnader skal synliggjøres, og NTNU kan ved behov legge inn egeninnsats. Oppdragsprosjekter: Alle kostnader synliggjøres og dekkes av oppdragsgiver (oppdragspris + fortjeneste). Oppdragsprosjekter: Risiko for at oppdragsvirksomhet (og salg) ble subsidiert. Bidragsprosjekter: Kostnader til laboratorier utgjorde ofte en skjult egeninnsats. NTNU hadde varierende praksis for prising: ingen priser, symbolske priser og reelle priser. Forskningsrådet finansierer kun bruk av forskingsinfrastruktur *, dvs. leiestedspris multiplisert med timer. Skal ha leiestedspriser basert på totale kostnader og forventet bruk. Synliggjør kostnader NTNU allerede har. Før Fra nå og fremover

Kunnskap for en bedre verden 20 Innvending: «Det blir så dyrt» Ikke gi bort penger på søknadstidspunktet. Realistiske budsjetter er en forutsetning for å få dekket mest mulig av kostnadene planlegge aktivitet/ressursbruk argumentere (godt) for bedre finansiering Kulturendring «Ja, men det dekker jo NTNU !» Vi synliggjør NTNUs kostnader + eventuell egeninnsats

Kunnskap for en bedre verden 21 Mulige gevinster av TDI/leiested Bedre prosjektfinansiering som gir større strategisk handlingsrom –Forskningsrådet og EU vil dekke større andel av direkte kostnader (leiested og dokumenterte driftsmidler) Transparent økonomi i forskningsprosjekt (BOA-reglement) –Valgfri egeninnsats i bidragsprosjekter Bedre styringsinformasjon og grunnlag for å sikre økonomisk bærekraft, effektiv drift og prioriteringer –Kunnskap om aktivitet er et viktig første steg Forenkler samarbeid med andre aktører, spesielt innen sektoren –Avklarer forventninger Vi må hente ut gevinster uten utilsiktede konsekvenser.

Kunnskap for en bedre verden 22 Se absurdgalleriet for mer humor

Kunnskap for en bedre verden 23 Leiestedsmodell og prisberegning

Kunnskap for en bedre verden 24 Inngangspris per time = inkluderte leiestedskostnader antall større enheter x gjennomsnittlig kapasitet Leiestedsmodell Tilleggspris for ekstra teknisk bistand (timepriser) Tilleggspris for bruk (rød) Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område) Fri bruk (blå) Tilleggspris per time = restavskrivninger + restdriftsmidler kapasitet Teknikerpris per time = lønnskostnader + indirekte kostnader 1628

Kunnskap for en bedre verden 25 Fordeling av kostnader - timepris Prisen for bruk av et leiested kan da beregnes som: Telleren i brøken - kostnadene for hvert leiested - består av Arealkostnader inkludert bygningsavskrivninger Avskrivningskostnader utstyr (ikke BOA finansiert utstyr i bidragspris) Felles driftsmidler (kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter) Lønnskostnader og indirekte kostnader til teknisk støttepersonell som er nødvendig for at leiestedet skal være klar til bruk for forskere Nevneren i brøken – kapasitet – er kostnadsbæreren som kostnadene skal fordeles på for å få en timepris: Dimensjonert antall brukertimer per år

Kunnskap for en bedre verden 26 Leiested – prising Et leiested kan være: alt fra mange forskningsinfrastrukturer, laboratorier og verksteder, til en enkelt utstyrsenhet. For å beregne en timepris for et leiested må vi gjøre følgende: Avgrense leiestedet tydelig ved å beskrive hvilke laboratorier/ vitenskapelig utstyr som inngår Identifisere kostnadene knyttet til leiestedet Fastsette en kapasitet for leiestedet Viktig å holde detaljeringsgraden på et fornuftig nivå!

Kunnskap for en bedre verden 27 Leiestedsøkonomi

Kunnskap for en bedre verden 28 Hvor i linja ligger leiestedene? De fleste leiestedene opprettes på instituttene (knyttes ofte til fagrupper) Leiested kan ha flere eiere, men med vertsinstitutt Leiested kan legges på fakultetet, eks NanoLab Opprettes som egne k-sted. Roller og ansvar tydeliggjøres av eier. Inst/fak LS1LS2LS3LS4

Kunnskap for en bedre verden 29 kostnaderFøres på leiestedSkyggeoversiktKommentar Arealkostnaderxavhenger av husleieordning Avskrivninger utstyrxNTNU må evt endre praksis Felles driftsmidlerx Teknikerkostnaderxmulig å dele stillinger Paga Hvilke kostnader føres ned på leiested? Viktigst å samle inntekter på leiested (hente inn økte eksterne midler) Da må vi holde oversikt over kostnader (grunnlag for prisberegning) holde oversikt over aktivitet (grunnlag for prisberegning) minimere transaksjonskostnader (for å maksimere gevinster) Forslag til svar:

Kunnskap for en bedre verden 30 Hvordan gjøre bruker i stand til å betale? Prising må ikke bli en barriere for utnyttelse av laboratoriene! Skiller mellom internfinansiert aktivitet, bidragsaktivitet oppdragsaktivitet (og salg)

Kunnskap for en bedre verden 31 Internfinansiert aktivitet Vi må sørge for at internfinansierte ressurser som forskningsinfrastruktur gjøres tilgjengelig for kjernevirksomheten! Formålet med å gjøre rede for kostnadene er ikke å begrense tilgangen til utstyret. De ulike brukergruppene må få tilgang som det er planlagt at de skal ha.

Kunnskap for en bedre verden 32 Interne prosjekter Internfinansiert bruk finansieres alltid av NTNU ved institutt/fakultet To alternativer: A.Uten fakturering – anbefales inntil videre! B.Med fakturering

Kunnskap for en bedre verden 33 A: Uten fakturering interne prosjekter Eier av leiested finansierer intern bruk av leiested ved å basisfinansiere leiested Brukere som skal ha tilgang, kan benytte leiested på eiers regning Timer registreres på enkleste måte for å holde oversikt over total intern aktivitet - timer kan registreres på ulike aktiviteter eller prosjektnummer (utdanning, forskning, prosjekt) Inst/fak LS1LS2LS3LS4 Fordeler: Enkelt for bruker Kjent system Eier betalte Ulemper: Kan oppleves som «gratis» for interne prosjekter og som en kostnad for BOA. Mindre kontroll. Anbefales

Kunnskap for en bedre verden 34 B: Med fakturering interne prosjekter Institutt/fakultet finansierer interne prosjekter Brukerne får internt prosjektnummer Leiestedet belaster kostnadene på internt prosjekt Inst/fak LS1LS2LS3LS4 Fordeler: Bedre oversikt Bedre kontroll Ulemper: Høyere transaksjons- kostnader inntil Maconomy kan benyttes til interne prosjekter (ikke DMF) Byråkratisk?

Kunnskap for en bedre verden 35 Bidragsprosjekter Leiestedene fakturerer bidragsprosjektene for totale leiestedskostnader, (dvs. leiestedspris multiplisert med timer) Bidragsprosjektet fordeler kostnadene på partnerne i hht. kontrakten og NTNUs egeninnsats belastes fakultet/institutt (og ikke leiestedet) Inst/fak LS1LS2LS3LS4

Kunnskap for en bedre verden 36 Oppdragsprosjekter Leiestedene fakturerer oppdragsprosjektene for totale leiestedskostnader, (dvs. leiestedspris multiplisert med timer) Ingen egeninnsats tillatt Inst/fak LS1LS2LS3LS4

Kunnskap for en bedre verden 37 Dokumentasjon av leiestedsbruk Med timeregistrering – loggføring/booking av leiested/utstyrsenheter Ikke felles system for registrering av timer/booking (foreløpig) Leiestedspris belastes prosjektene etter bruk - i Maconomy Uten timeregistrering – forskningsinfrastruktur der folk går inn og ut hele dagen Fordeler kapasiteten på prosjektene som disponerer leiested. Anslår hvor stor andel av arbeidstiden den enkelte forsker har behov for å benytte leiestedet og belaster prosjektene med timepris for disse timene Omfang avtales (i kontrakt) og kvalitetssikres underveis i prosjektet – belastning i Maconomy.

Kunnskap for en bedre verden 38 Økonomisk resultat leiested Eier har ansvar for økonomisk resultat for leiestedene De fleste leiestedene vil i hovedsak finansieres av interne midler (intern aktivitet), men riktig prising gir potensial for høyere kostnadsdekning for leiested på BOA prosjekter. Eier av leiestedet må bestemme hvordan inntektene disponeres: –dekning av kostnader –fornying og utvikling av forskningsinfrastrukturen –se leiestedene i sammenheng

Kunnskap for en bedre verden 39 Eksempel: investeringsplan for Nanolab

Kunnskap for en bedre verden 40 «Crashkurs» om oppdrag – (KDs rundskriv F-07-13) «Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås.» «For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette.» Veilederen utdyper: I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte. Dette betyr at institusjonen ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader som prosjektet måtte medføre. Oppdrag kan heller ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut i fra en vurdering av prosjektets faglige interesse. Både oppdragsvirksomhet og salg av tjenester skal ha oppdragspris som inkluderer alle statens kostnader (pluss en rimelig fortjenestemargin).

Kunnskap for en bedre verden 41 Oppdrag og leiestedspriser Oppdrag, andel av total BOA Oppdragspris inneholder avskrivninger for utstyr finansiert av offentlige midler (inkluderer noe BOA i tillegg til egne investeringer) Kapasitet avgjør som regel pris (mange timer i døgnet) I et oppdragsmarked kan det være grunner for å sette kapasiteten høyt for å få lavere pris. Men kapasiteten må være den samme ved beregning av oppdragspris og bidragspris på gitt leiested. Høyere kapasitet, gir lavere oppdragspris og samtidig lavere bidragspris, som igjen gir lavere inntekter på bidragsprosjekter der eksterne dekker leiestedskostnader Omfanget av oppdrag varierer mellom instituttene, generelt lav andel av BOA Avveining mellom inntekter på oppdrag og bidrag Tenk dere godt om før dere fastsetter kapasitet høyere enn forventet bruk!

Kunnskap for en bedre verden 42 Lederutfordringer

Kunnskap for en bedre verden 43 Lederutfordringer 1.Kommunisere hensikten med TDI modellen og leiested tydelig 2.Sikre at leiestedene ikke prises for lavt (misforstått markedstenkning) 3.Sikre at nye maler for budsjettering av søknader tas i bruk ved alle enheter 4.Ledere må være oppmerksom på at egeninnsatsen i bidragsprosjekter vil kunne øke ved innføring av TDI modellen. Eventuelle konsekvenser av endringen må vurderes ved hvert fakultet. 5.Minimere transaksjonskostnader, merarbeid for forskere og barrierer for bruk av forskningsinfrastruktur (som i stor grad internfinansieres enten de brukes eller ikke!) 6.Ta ansvar for strategiske beslutninger knyttet til drift, investeringer og utvikling av forskningsinfrastruktur

Kunnskap for en bedre verden 44 Utfordring 1: kommunisere hensikt 1.Kommunisere hensikten med TDI modellen og leiested tydelig Bruk presentasjonen – eller be om hjelp Vis til informasjon på nettsidene Her finnes: Inngående beskrivelse av TDI modell og leiestedsmodell (rapporter på norsk og engelsk) Presentasjoner fra opplæringsdager (inkl denne) Notat til dekanmøtet som utdyper Lenker til Universitets- og høgskolerådet siderom TDI Lenke til Forskningsrådets sider om TDI i prosjekter Hjelp!

Kunnskap for en bedre verden 45 Utfordring 2: unngå for lave priser 2. Sikre at leiestedene ikke prises for lavt (misforstått markedstenkning) Opplæring til medarbeidere som skal beregne priser Leder må gi føringer: For leiested med hovedsakelig bidragsfinansiert og internfinansiert virksomhet, bør prisene primært baseres på totale faktiske kostnader faktisk/forventet bruk av leiestedet. Hjelp!

Kunnskap for en bedre verden 46 Utfordring 3: ta i bruk budsjetteringsmaler 3. Sikre at nye maler for budsjettering av søknader tas i bruk ved alle enheter Spre informasjon om nye maler Prosjektøkonomene har fått opplæring Malen hentes på nettsidene Hjelp oss med tilbakemeldinger slik at malene blir bedre. Ta i bruk siste versjon til enhver tid. Hjelp!

Kunnskap for en bedre verden 47 Utfordring 4: egeninnsats og fordeling 4. Ledere må være oppmerksom på at egeninnsatsen i bidragsprosjekter vil kunne øke ved innføring av TDI modellen. Eventuelle konsekvenser av endringen må vurderes ved hvert fakultet. Snakk med økonomiledere, drøft i ledergruppe Vurder håndtering av egeninnsats (hvem garanterer, hvor mye?) Prosjektgruppen og pilotgruppen bidrar gjerne om fakultetene har behov for hjelp til å vurdere spørsmålene og finne løsninger. Hjelp!

Kunnskap for en bedre verden 48 Utfordring 5: gjøre dette enkelt hvis mulig 5. Minimere transaksjonskostnader, merarbeid for forskere og barrierer for bruk av forskningsinfrastruktur (som i stor grad internfinansieres enten de brukes eller ikke!) Unngå fakturering av internfinanisert virksomhet der det er fornuftig Skape kultur for tilgang til leiested – fokus på primæroppgaver Holde detaljeringsgraden på et fornuftig nivå Benytte felles verktøy/maler og felles løsninger Hjelp!

Kunnskap for en bedre verden 49 Utfordring 6: strategisk utvikling leiested 6. Ta ansvar for strategiske beslutninger knyttet til drift, investeringer og utvikling av forskningsinfrastruktur TDI gir mer transparent økonomi Innføring av leiested innebærer rydding og oversikt Beslutningsgrunnlag i form av: oversikt over kostnader på leiested – inkl. avskrivninger oversikt over aktivitet på leiested Bedre rapporter Hjelp!

Kunnskap for en bedre verden 50

Kunnskap for en bedre verden 51 Husk at: Prising av leiested er avgjørende for å hente finansiering til infrastruktur som tidligere kunne være prosjektbevilgning til direkte kjøp av utstyr.

Kunnskap for en bedre verden 52 Fremdrift og videre arbeid Sommer/høst Fakulteter og institutter oppretter leiested og jobber med kulturendring Fokus på spesielle utfordringer som –VM - forvaltningsoppgaver –DMF - samarbeid helseforetak –SINTEF samarbeid Prosjektgruppen (Lise, Andreas og Terje) vil bistå fakultetene ut året – sikre felles retning og konsistent innføring av modell –Arrangere workshops der folk kan komme å få hjelp av hverandre? –Andre tiltak? Mål: Alle klar til å ta i bruk TDI/leiested fullt ut

Kunnskap for en bedre verden 53 Takk til

Kunnskap for en bedre verden 54 Program del II Kl : Hva har vi lært som er nyttig i implementeringsarbeidet? Erfaringer/læring fra pilotene – prisberegning (maler og metodikk) Gode prosesser - hvordan sikre fremdrift? Oppdragsvirksomhet, salg fra leiested Anleggsregister - nye rutiner og opprydding Fakturering/belastning - leiested i Maconomy : Avslutning: Videre arbeid og tilbud om workshops/opplæring