E-læringssystem Anskaffelse og implementering Kunnskap for en bedre verden — IT for et bedre universitet

2 Agenda E-læringssystem (eLS) –Prinsipper for NTNUs ny e-læringssystem –Løsningens arkitektur –Kjernefunksjonalitet til det fremtidige eLS –Egenskaper Anskaffelsen og videre planer –Fremdriftsplan og status –Kvalifiserte leverandører Mottaksprosjekt –Erfaringer fra Århus –Mottaksprosjekt hos NTNU Annet

3 Utklipp fra anskaffelsesanbefaling Bestillingen fra prorektor Berit Kjeldstad i august 2014 NTNUs nye e-læringssystem (eLS): Et e-læringssystem gir muligheten til å lære når som helst, og hvor som helst. –E-læringssystemer legger til rette for web-basert læring, virtuelle utdanningsarenaer og digitalt samarbeid, mens tradisjonelle Learning Management Systemer (LMS) brukes til å planlegge, gjennomføre og vurdere læringsprosesser, og er ofte lukkede systemer. Et fremtidig e-læringssystem kan ses på som en forlengelse av dagens LMS, men inkluderer i tillegg: –Funksjoner som støtter blant annet sosiale læringsaktiviteter og studentenes ønske om å motta læring etter behov. –Muligheter til å utvide bruk og funksjonalitet etter hvert som behov og tjenestetilbud endrer seg, ved hjelp av standard grensesnitt mot andre datakilder og webtjenester.

Prinsipper for nytt eLS Fremtids -rettet Fleksibelt Brukervennlig Åpent Modulært Integrerbart Sosialt Effektivt Robust Ulike bruker- flater

5 E-læringssystem - prinsipper Anskaffelsen av det fremtidige e-læringssystemet ved NTNU er basert på følgende prinsipper: (detaljeres i etterfølgende plansjer) 1.E-læringssystemet skal støtte opp under tilnærmingen av en «Social Learning Platform for Education” (SLE). 2.E-læringssystemet skal bestå av LMS kjernefunksjonalitet og være modulbasert. 3.E-læringssystemet skal muliggjøre integrasjoner med andre systemer/tjenester 4.E-læringssystemet skal være tilgjengelig fra ulike enheter, som mobiltelefon, nettbrett osv.

6 E-læringssystemets omgivelser «Landskapet» består av 4 hovedområder: 1.E-learning core: Med e-learning core mener vi en løsning som i all hovedak bistår av to hoveddeler, en administrativ del og en faglig del. Det vil si, studentadministrasjon og emnehåndtering. 2.NTNU controlled: Med NTNU controlled mener vi muligheter for integrasjon mot andre relevante løsninger hvor NTNU har ansvar og kontroll over innholdet. Det vil si Felles Studentsystem (FS) og plagierings- kontroll. 3.Recommeded: Med NTNU recommended mener vi mulige integrasjoner mot eksisterende og fremtidige løsninger som NTNU anbefaler: for eksempel Digital vurdering/digital eksamen, Microsoft Office 365, Maple TA 4.Recognised: Med recognised mener vi løsninger hvor NTNU ikke har ansvar for innhold/funksjonalitet men skal være i stand til å kommunisere med: for eksempel Facebook, Twitter, Dropbox osv.

E-læringssystemets omgivelser.. 2 Recognised services Recommended services Customer controlled services eLearning core functionality

E-læringssystemets omgivelser.. 3 Recommended services Customer controlled eLearning core Person, org., role Schedule Courses, assigned Plagiarism Office, files User Autm. test & assessment Dig. exam Student’s progress i7 i9 i8 i4 i5 Auxiliary services i10 Recognised services Cal.events, messages Cloud office i1 i2 i6 LOR i3 LOR

9 Kjernefunksjonalitet Noen hovedområder og eksempler på krav til NTNUs nye e-læringssystem: –Læringsrom: Emne / prosjekthåndtering. Emnerom blir opprettet automatisk basert på FS Det skal være mulig å opprette emnerom som ikke er definert hos FS Klassifisering av emnerom: public, open, or internal –Lagring og publisering av informasjon: Det må være mulig å lagre alt materiell som brukes i e- læringssystemet i et felles område for lagring og deling av pedagogisk innhold. Dokumenter lagret i eLS vil få samme klassifisering som emnerom Det skal være mulig å integrere eLS med en ekstern Learning Object Repository (LOR) Det skal være mulig å selektere og sorterer informasjon lagret i eLS basert på blant annet metadata –Kommunikasjon og samhandling: full digital kommunikasjon mellom lærere og studenter. eLS tilbyr kommunikasjon og samhandling gjennom integrasjon med etablerte og fremtidige tjenester/applikasjoner for kommunikasjon og samhandling ved NTNU Systemet bør støtte integrasjon mot de til en hver tid mest brukte sosiale plattformer –Læringsaktiviteter: Systemet må effektivt håndtere innlevering av store mengder studentbesvarelser. In cases where a huge number of students are submitting their assignment work for evaluation (to get feedback) or assessment (to get approved or not), the amount of assignment material has to be divided between the teaching assistants. In cases where a huge number of students are following the same course, this number must be divided into parallel student groups

10 E-læringssystem - tilgjengelighet e-læringssystemet er tilgjengelig i nettleser og på mobile plattformer. Det skal være mulig å skape, diskutere, dele og etablere læringsinnhold som læringsobjekter. Systemet tilbyr kommunikasjon og samhandling gjennom integrasjon med etablerte og fremtidige tjenester/applikasjoner for kommunikasjon og samhandling ved NTNU. Det bør være mulig for både studenter og ansatte å opprette og delta i diskusjoner. Det bør være mulig å opprette diskusjoner både innenfor et emne og på tvers av ulike emner.

11 NTNU har kravstilt en løsning godt tilpasset NTNUs virksomhet og behov for pedagogisk fleksibilitet Støtte til et faglig og didaktisk mangfold Mekanismer som sikrer emneadministrativ fleksibilitet Egenskaper som sikrer teknologisk utviklingsfleksibilitet Kunne brukes i ulike fagmiljø og tilpasses fagområders egenart Kunne tilpasses nettstøttede/nettbaserte læringsformer, som åpne kurs, samarbeidsbaserte læringsformer, Blended Learning, omvendt undervisning, etc Støtte til studentaktive læringsformer, som bruk av sosiale verktøy, samskriving, etc Støtte samspill med fagnære verktøy, fortrinnsvis med standardisert integrasjon Paralleller og overlapp i emner. Gruppehåndtering Former for inn- og ut-leveringer, og evaluering Samspill og kommunikasjon ansatt/student, student/student, ansatt/ansatt Informasjonsdeling og samarbeidsmekanismer Innlemme eksterne lærere, veiledere etc Modulbasert; løsningen kan berikes med flere moduler og er skalerbar Evne til integrasjon med eksterne 3.parts verktøy Dataflyt inn/ut; NTNU-standard integrasjon bl.a. med FS pedagogisk fleksibilitet – i relasjon til eLS-krav

12 Behovet for pedagogisk fleksibilitet understøttes av de fleste av kravene til egenskapene til det nye e-læringssystemet: Merk: A-kravene er holdt utenfor. Kravenes og underkriterienes relative vekting er hensyntatt. Gul farge i figuren indikerer andel krav som ikke direkte påvirker pedagogisk fleksibilitet A-krav er absolutte og skal tilfredsstilles. B-krav er viktige krav der oppnådd score avhenger av hvor godt det er oppfylt. C-krav er mindre viktige krav der scoring gis på samme måte som for B-krav.

13 Fremdrift frem mot valg av løsning Q3 2014: Arbeidsseminarer og planlegging Q1 2015: Prekvalifisering av leverandører Q1/Q2 2015: NTNU medvirkning og forankring hos fagansatte og studenter –Behovskartlegging/workshops des 2014 – feb 2015 –Analyse, besøk Århus, mars – april 2015 Q1/Q2 2015: Kravspesifisering og utsendelse av konkurransegrunnlag –Konkurransegrunnlag sendt ut 22. mai Q3/Q4 2015: Evaluering av tilbud forhandlinger –NTNUs ansatte og studenter inkl. tidligere HiST og HiÅ tungt involvert i dette –10. juli: Tilbud mottatt –Konkurranse med forhandling: flere forhandlingsrunder –Sluttevaluering, sammenstilling og innstilling til styringsgruppen: januar 2016 Q1 2016: Kontrakt med leverandør –5. februar: Tildeling av kontrakt til Blackboard International B.V. –Kontrakten planlegges signert 16 februar

14 Kvalifiserte leverandører Følgende leverandører var kvalifisert til å levere tilbud: Blackboard International B.V. (Nederland) Excelsoft Technologies Pvt Ltd (India) Fronter AS (Norge) Instructure Inc., Canvas (USA) International Business Machines AS (Norge) – leverte ikke tilbud Itslearning AS (Norge)

Implementering: Felles mottaksapparat gjennom nettverk for lokal læringsstøtte sikrer og styrker parallelle initiativ Kontinuerlig utvidelse Lærings støtte- senter Videreutvikling Etablering Nytt e-Lærings system Full bruk og videreutvikling av ny e-læringsløsning Full bruk og videreutvikling av ny e-læringsløsning Pilotdrift og utrulling/innføring Imple men tering Imple men tering Anskaffelse Full drift på ny e-læringsløsning, hele NTNU Digital vurdering mot 2022 «Oppskalering kontinuerlig» «Oppskalering kontinuerlig» Anskaffe og oppskalere Pilot Ny løsning godkjentKontrakt Digitale tjenester Grunnplattform O365 + epost/kal. Etablere mottaks- org. Dekanmøtet Trinnvis videreutvikling av forvaltningsorg. Klar til pilot ny eLS Utrulling og videreutvikling Utrulling og videreutvikling Organisasjon Tjenester Opplæring Informasjon Organisasjon Tjenester Opplæring Informasjon Konsept og plan Konsept og plan Endr.ledere eLS-påbygg TeamSite Fakultetene vil bli helt sentrale i arbeidet fremover

16 Fremdriftsplan for arbeidet fremover: Nettverk for lokal læringsstøtte involveres sterkt Q1-Q2 2016: Teknisk implementering, planlegging av pilot og mobilisering av mottaksapparat –Oppstart teknisk implementering: ca. 25. februar –Løsning godkjent for pilotdrift ca 1. mai –Pilotomfang og pilotinnhold definert: mars/april Pilot høst 2016 og vår 2017 –Planlegging høstsemesteret starter ca. 1. mai –Opplæring –Pilotfase 1 høst 2016: Begrenset antall emner, vinne erfaring –Pilotfase 2 vår 2017: Større antall og andre emner, forberede full utrulling Full produksjon planlagt høsten 2017 (dagens Itslearing og Fronter faset ut) Nytt e-Lærings system Nettverk for lokal læringsstøtte Videreutvikling Etablering Full bruk og videreutvikling av ny e-læringsløsning Full bruk og videreutvikling av ny e-læringsløsning Pilotdrift og utrulling/innføring Imple men tering Imple men tering Anskaffelse Full drift på ny e-læringsløsning, hele NTNU Ny løsning godkjentKontrakt

Overordnet organisering: Prinsippskisse for fakultetsvis læringsstøtte ved NTNU Prinsippbeslutning gjort i dekanmøtet 20. oktober 2015 Én fulltids endringsleder eller tilsvarende (prosjektgruppe) per fakultet før jul 2015 Gjelder hele NTNU 2016 NTNUs 13 enheter i 2016 AB, DMF, HF, IME, IVT, NT, SVT, xHiST x4, Gjøvik, Ålesund

18 NTNU Mottaksapparat nytt eLS: gjennom fakultetsvis læringsstøtte Fakultet/institutt Det etableres en mottaks- og forvaltningsorganisasjon pr. fakultet som får ansvaret for å planlegge, implementere og forvalte pedagogiske støttetjenester lokalt på fakultet- og institutt-nivå. Fokus bør være å tilrettelegge, tilpasse, formidle og understøtte felles tjenester i henhold til fakultetets behov, kompetanseformidling og –utveksling, bidra til koordinering mot felles forvaltningsorganisasjon og øvrige fakulteter/institutter på NTNU Prosjektledelsen for etablering av fakultetsvis læringsstøtte driver dette arbeidet Ansvarsområder bl.a.: –Løsningsforvaltning –Endringsønsker –Superbruker ansvar –Faglærer og sluttbruker opplæring –Funksjonell testing –1. linjesupport –Informasjonskonvertering

19 NTNUs sentrale mottaksapparat: støtte til fakultetsvis læringsstøtte Gevinster ved etablering av en felles forvaltningsmodell. –Felles pedagogiske støttetjenester for studenter og ansatte på tvers av NTNU –Felles videreutvikling av IKT løsninger som støtter pedagogiske tjenester –Strategiske og økonomiske gevinster ved bruke av fellestjenester. Nødvendig å avklare hvordan anskaffelses og forvaltningsorganisasjonen skal organiseres- og finansieres. –Levering av IKT anskaffelser av pedagogiske tjenester NTNU IT Linjeressurser Anskaffelsesressurser –Forvaltningsorganisasjon Sentral, fakultet og institutt –Første trinn beslutningen i dekanmøtet 20. oktober –Andre trinn oppnevning og mobilisere prosjektledere for etablering av fakultetsvis læringsstøtte: Mobilisering om mulig før jul Nødvendig å avklare ressursbehov på de ulike organisatoriske enheter. Styringsgruppen Forvaltningsorganisasjon Fakultet Institutt

20 Arbeidet som skjer fremover er bl.a. basert på erfaring fra Aarhus Universitet (AU) Kritiske suksessfaktorer ved implementering ved AU Implementering av et felles LMS var en større organisasjonsendring enn antatt og i utgangspunktet undervurdert. Innføringsprosjektet ble stanset i flere måneder med tilhørende økte kostnader. Innføringen ble til slutt organisert som et program med et mottaksprosjekt per fakultet. Mottaksprosjektet må være avtalt i god tid før planlagt implementering. Implementere en pilotløsning med begrenset omfang og eskalere etter behov. Dataeksport/import: Det ble besluttet at data ikke skulle eksporteres fra de ulike eksisterende løsningene med videre import til nytt e-læringssystem

21 Anbefalinger fra Aarhus Universitet for NTNU Mottaksarbeide / organisering Implementering av et nytt e-læringssystem innebærer en stor organisasjonsendring. Det er kritisk at NTNU er forberedt for mottakelse av den nye løsningen. Organisering av implementering og mottak av e-lærings-systemet må forankres hos NTNUs ledelse. Samtlige enheter som bruker Itslearning og Fronter i dag må gå over til det nye e-læringssystemet fra høstsemester Hvilke enheter og hvilke emner/studieprogram som skal inngå i pilotprosjektet avklares og besluttes mars/april 2016.

22 Eksempler på oppgaver som må ivaretas under innføring, og anbefalt organisering Det etableres en sentral programorganisasjon som får det overordnet ansvar for å rulle ut og videre vedlikeholde den nye e-læringssystem på tvers av NTNU. –Ansvarsområder: Funksjonell og teknisk ansvar for hele løsningen Teknisk, integrasjoner og funksjonell testing Superbruker opplæring Sluttbruker opplæring Forvaltnings ansvar ovenfor fakultetene. SLA ansvar mot leverandøren Funksjonell- og bruker dokumentasjon 2. linjesupport +++ Det etableres et mottaksprosjekt per fakultet som får ansvaret for å implementere og videre vedlikeholde løsningen lokalt. –Ansvarsområder: Superbruker ansvar Faglærer opplæring Funksjonell testing 1. linjesupport Endringsønsker +++

23 Organisering Anskaffelsesprosjektet har bestått av 2 enheter: Styringsgruppe: –Som er ledet ved Prorektor for utdanning Berit Kjeldstad –Prodekaner for utdanning og studentrepresentanter er blant medlemmene i styringsgruppen Anskaffelsesgruppe: –Som er ledet ved SASS, Seksjonssjef Knut Veium –Ca 35 deltagere med representanter for faglærere, støttepersonell, IT, studieadministrasjon og studenter. Tidligere HiST og HiÅ representert med både ansatte og studenter