Tilbyderkonferanse Anskaffelsesprosess – Dekk og tilhørende tjenester, DL nr

Endres i topp-/bunntekst Side 2 Formålet med tilbyderkonferansen Gi bedre forståelse for anskaffelsen gjennom å presentere / gå gjennom konkurransegrunnlaget Besvare spørsmål og svar

Endres i topp-/bunntekst Side 3 Agenda Gjennomgang konkurransegrunnlaget Administrative bestemmelser Tilbudsskjema Kontrakten Kravspesifikasjonen Prisskjemaet Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler Gjennomgang allerede innkomne spørsmål lagt ut med svar på Doffin Gjennomgang innkomne spørsmål til tilbyderkonferansen

Endres i topp-/bunntekst Side 4 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Konkurransen består av: dekk til alle kjøretøy og eventuelt tjenester knyttet til dekk (også leasede kjøretøy Opsjon på diverse tjenester (tilbyder må gi tilbud på disse) Dekkhotell Omlegging av hjul 24 timers veihjelp - utrykning for skifte av hjul ved punktering eller annen skade på hjul Andre produkter og tjenester relatert til hjul/dekk PDMT gjennomfører anskaffelsen på vegne av: Politi- og lensmannsetaten Politiets særorganer Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse, som betyr at dokumentasjon vedrørende kvalifisering og tilbud skal innsendes samtidig. Alle får èn mulighet (ikke forhandling).

Endres i topp-/bunntekst Side 5 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: Administrative bestemmelser: sier noe om hvordan anskaffelsen gjennomføres, prosesser og frister Tilbudsskjema (sjekkliste som fylles ut og signeres av tilbyder) Kravspesifikasjon (kundens krav og preferanser) Prisvedlegg, tre ark (fylles ut av tilbyder iht til oppstilling) Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler (fylles ut av tilbyder) Forbehold (skal eventuelt fylles ut av tilbyder) Kontraktsvilkår/rammeavtale (kundens krav) I tillegg: annen dokumentasjon fra tilbyder og endringskatalog På forsiden av rammeavtalen og i konkurransegrunnlagets administrative del pkt. 2 fremkommer hvilke vedlegg som vil utgjøre dokumentene i kontrakten

Endres i topp-/bunntekst Side 6 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kvalifikasjonskravene: Minstekrav som stilles til tilbyderne (sier noe om deres evne til å oppfylle kontrakten) Skal evalueres før tilbudene evalueres Tilbydere som ikke dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene anses ikke kvalifisert til å delta i konkurransen, og vil ikke få sitt tilbud evaluert (blir avvist) Husk at all påkrevet dokumentasjon MÅ foreligge innen tilbudsfrist, og sendes sammen med tilbudet For oppdragsgiver er det kun tillatt å etterspørre offentlig tilgjengelige dokumenter som skatteattester, HMS-egenerklæring og firmaattest. Det er ikke lov å etterspørre dokumenter som ikke foreligger ved tilbudsfrist, og adgangen til å utdype dokumentasjon som foreligger er også begrenset.

Endres i topp-/bunntekst Side 7 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tilbudsinnlevering Tilbudsfrist er 7. februar 2013 kl Husk å merke forsendelsen: «Tilbyd – dekk med tilhørende tjenester, referansenr », hvis ikke vil tilbudet bli avvist. Tilbudet leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets data- og materielltjeneste, v/ innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Forsendelsen må ikke være anonymisert, da dette er umulig hvis det sendes som bedriftspakke. Husk at tilbudsskjemaet skal fylles ut og signeres av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Bruk avkryssingsskjemaet for å sjekke at all dokumentasjon er vedlagt tilbudet. En ringperm med kvalifiseringsdokumenter To ringpermer med tilbudsdokumenter Ett elektronisk eksemplar – minnepinne Se konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt. 6.

Endres i topp-/bunntekst Side 8 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tildelingskriterier Pris -70 %, herunder: –Dekk, inkl. omlegging –Dekkhotell (opsjon) –Omlegging av hjul (opsjon) Tilgjengelighet - 30 %, herunder: –Dekk –Dekkhotell (opsjon) –Omlegging av hjul (opsjon) Les nøye konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt. 8.1 og 8.2 for å se hvordan evalueringen vil skje.

Vedlegg A Kravspesifikasjon Må leses nøye og besvares i henhold til hvordan kravet/ preferansen/ opsjonen skal verifiseres. Tilbyder skal fylle ut siste kolonne (ja/nei), samt beskrive/ dokumentere på en måte som sannsynliggjør at kravet/ preferansen/opsjonen er oppfylt og hvordan(der det er påkrevd) Ved plassmangel skal beskrivelse/dokumentasjon gis i Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder. Det skal gis tydelige referanser som henviser til krav-/preferanse-/opsjonsnummer. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. Endres i topp-/bunntekst Side 9

Vedlegg B Prisskjema Versjon 2, av 2. januar 2013 Informasjon som fremkommer i dette dokumentet benyttes for å evaluere tildelingskriterium 1, Pris Les nøye innledende informasjon i ark 1 Ark 2 og 3 må fylles ut i sin helhet Gjeldende nettoprislister skal i tillegg vedlegges for: Tilbudte dekkmerker Alle andre etterspurte produkter/tilbehør Endres i topp-/bunntekst Side 10

Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler Informasjon som fremkommer i dette skjemaet benyttes for å evaluere tildelingskriterium 2, Tilgjengelighet Endres i topp-/bunntekst Side 11

Gjennomgang allerede innkomne spørsmål lagt ut med svar på Doffin Gjennomgang av skjema for spørsmål svar lagt ut på Doffin 2. januar 2013 Endres i topp-/bunntekst Side 12

Endres i topp-/bunntekst Side 13 Innkomne spørsmål til tilbyderkonferansen Angående valuta og valutakurser: vi kjøper våre varer fra norske importører i norske kroner. Skal vi la disse boksene/rubrikkene stå tomme? Svar: Ja Når det gjelder 24t veihjelp bes det om én pris for hele operasjonen. Hva med kjøring til og fra? Det kan teoretisk være svært store forskjeller på dette. Svar: se spørsmål/svar skjema som sendes ut etter tilbyderkonferansen I prisskjemaet bes det om pris på uoriginale felger. Er det stål- eller aluminiumsfelger dere ønsker priser på, eller begge typer? Svar: Aluminiumsfelger